PAGE檔案管理借閱復(fù)印制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱復(fù)印行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的借閱、復(fù)印相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持檔案安全第一的原則，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，在保證檔案安全的前提下，為公司各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的質(zhì)量和完整性。3.負(fù)責(zé)制定檔案借閱復(fù)印計(jì)劃，審批借閱復(fù)印申請(qǐng)，辦理借閱復(fù)印手續(xù)。4.負(fù)責(zé)對(duì)檔案借閱復(fù)印情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理違規(guī)行為。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全。（二）借閱復(fù)印申請(qǐng)人職責(zé)1.提出借閱復(fù)印檔案的申請(qǐng)，明確借閱復(fù)印的目的、內(nèi)容和期限。2.遵守檔案管理部門的各項(xiàng)規(guī)定，按時(shí)歸還借閱的檔案，妥善保管復(fù)印的檔案。3.不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、出賣檔案或檔案復(fù)印件。4.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。三、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、文號(hào)、日期、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)、重要程度、利用頻率等因素，決定是否批準(zhǔn)借閱申請(qǐng)。（二）借閱審批1.對(duì)于一般性檔案的借閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等密級(jí)較高的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門向借閱申請(qǐng)人發(fā)放《檔案借閱憑證》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。（三）借閱期限1.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并說明原因。2.檔案管理部門根據(jù)實(shí)際情況決定是否批準(zhǔn)延長(zhǎng)申請(qǐng)，延長(zhǎng)后的借閱期限最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時(shí)，借閱申請(qǐng)人應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如無問題，在《檔案借閱憑證》上注明歸還日期，并將檔案重新歸檔保管。（五）借閱限制1.涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等密級(jí)較高的檔案，原則上不允許外借，確因工作需要必須外借的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.檔案原件一般不允許帶出檔案室，如有特殊情況需要帶出，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.借閱人員不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在借閱的檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。四、檔案復(fù)印管理（一）復(fù)印申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)印檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，注明復(fù)印檔案的名稱、文號(hào)、日期、復(fù)印內(nèi)容、用途等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。（二）復(fù)印審批1.對(duì)于一般性檔案的復(fù)印申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等密級(jí)較高的檔案復(fù)印申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行復(fù)印操作，并在《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》上注明復(fù)印頁(yè)數(shù)、復(fù)印日期等信息。（三）復(fù)印收費(fèi)1.檔案復(fù)印收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般根據(jù)復(fù)印紙張數(shù)量、復(fù)印內(nèi)容的復(fù)雜程度等因素確定收費(fèi)金額。2.檔案管理部門在復(fù)印完成后，向復(fù)印申請(qǐng)人出具收費(fèi)清單，并收取相應(yīng)費(fèi)用。（四）復(fù)印使用1.復(fù)印申請(qǐng)人應(yīng)妥善保管復(fù)印后的檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或轉(zhuǎn)借他人。2.如復(fù)印后的檔案需要再次復(fù)印或用于其他用途，應(yīng)重新填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，并按照本制度規(guī)定辦理審批手續(xù)。（五）復(fù)印限制1.涉及公司機(jī)密、重要商業(yè)信息等密級(jí)較高的檔案，原則上不允許復(fù)印，確因工作需要必須復(fù)印的，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的保密措施。2.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制檔案復(fù)印數(shù)量，避免過度復(fù)印造成檔案資源浪費(fèi)。五、檔案查閱管理（一）查閱申請(qǐng)及審批1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)檔案的性質(zhì)、密級(jí)等情況進(jìn)行審批，對(duì)于一般性檔案的查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱地點(diǎn)及方式1.檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱室進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行查閱，查閱過程中不得在檔案上進(jìn)行涂改、標(biāo)記、抽取等行為。3.如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照本制度的復(fù)印管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)長(zhǎng)等。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計(jì)。六、檔案保密管理（一）保密責(zé)任1.所有接觸公司檔案資料的人員，包括檔案管理部門工作人員、借閱復(fù)印申請(qǐng)人、查閱人員等，均負(fù)有保密義務(wù)。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。（二）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)按照檔案的密級(jí)，對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，并采取相應(yīng)的保密措施，如設(shè)置專門的檔案庫(kù)房、配備必要的安全防護(hù)設(shè)備等。2.借閱復(fù)印檔案時(shí)應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，明確借閱復(fù)印范圍和用途，對(duì)涉及機(jī)密的檔案應(yīng)采取特殊的保密措施。3.查閱檔案時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并由檔案管理部門工作人員進(jìn)行監(jiān)督，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)或泄露檔案內(nèi)容。4.對(duì)檔案的電子數(shù)據(jù)應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問控制等技術(shù)手段，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反檔案保密制度的行為，檔案管理部門應(yīng)立即制止，并進(jìn)行調(diào)查處理。2.對(duì)于泄露公司檔案機(jī)密的人員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司內(nèi)部審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，確保監(jiān)督檢查工作的有效性。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案借閱復(fù)印審批流程、檔案歸還情況、檔案保密措施等。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的收集、整理、歸檔是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檔案庫(kù)房的安全管理情況，包括庫(kù)房環(huán)境、安全設(shè)施設(shè)備等。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)記錄，并向責(zé)任部門或個(gè)人發(fā)出整改通知。2.責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成整改，并將整改情況反饋給監(jiān)督