PAGE企業(yè)檔案管理體系制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的檔案管理工作。（三）定義1.檔案：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、音像資料等。2.檔案管理：指對(duì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的全過程管理。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：建立健全檔案利用制度，提高檔案的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)等日常工作。2.建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，確保檔案信息的安全和有效利用。4.開展檔案利用工作，為公司各部門提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。5.參與公司重大活動(dòng)和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作。2.定期將本部門的檔案移交公司檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、合同、報(bào)表、圖紙、音像資料等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、資料等。3.公司收到的外部文件、資料，如政府部門文件、合作伙伴提供的資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)電子文件應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）整理方法1.按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來源等因素進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄。3.將檔案材料按照分類順序裝訂成冊(cè)，或裝入檔案盒。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對(duì)重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲(chǔ)、異地備份等。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（三）檔案的信息化管理1.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理。2.將檔案信息錄入系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和利用。3.對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成。2.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保存價(jià)值。3.對(duì)確定為無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單。（三）銷毀程序1.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。3.銷毀檔案后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清單上簽字，并將銷毀清單存檔。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。（二）利用工作1.建立健全檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求。2.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。3.外單位查閱、借閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱、借閱。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照檔案管理部門的規(guī)定進(jìn)行操作。4.檔案管理部門應(yīng)積極開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為公司各項(xiàng)工作提供服務(wù)。七、檔案的移交與接收（一）移交范圍1.公司所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)在工作中形成的檔案，應(yīng)定期移交公司檔案管理部門。2.公司員工離職時(shí)，應(yīng)將本人保管的檔案材料移交所在部門，由所在部門統(tǒng)一移交公司檔案管理部門。（二）移交要求1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交公司檔案管理部門。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（三）接收程序1.檔案管理部門收到移交的檔案后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記和整理。2.對(duì)不符合