PAGE機(jī)關(guān)檔案資料查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案資料的管理，規(guī)范檔案資料查閱行為，確保檔案資料的安全與完整，充分發(fā)揮檔案資料的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)及工作人員查閱檔案資料的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案資料查閱活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及本機(jī)關(guān)制定的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案資料在查閱過(guò)程中的安全，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失，嚴(yán)格保護(hù)檔案資料涉及的機(jī)密信息。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案資料安全和保密的前提下，充分滿足機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)及工作人員對(duì)檔案資料的合理查閱需求，提高檔案資料的利用效率。二、檔案資料分類與保管（一）檔案資料分類1.文書(shū)檔案：包括機(jī)關(guān)在日常工作中形成的各類文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、通知、會(huì)議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)機(jī)關(guān)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，分別設(shè)立相應(yīng)的業(yè)務(wù)檔案，如財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、項(xiàng)目檔案、合同檔案等。3.科技檔案：涉及機(jī)關(guān)科研、工程建設(shè)等方面的技術(shù)文件、圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。4.聲像檔案：以照片、錄音、錄像等形式記錄機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的檔案資料。5.電子檔案：存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的各類檔案資料，包括電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)等。（二）檔案保管要求1.保管場(chǎng)所：設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。2.檔案整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)整理，編制檔案目錄、索引等檢索工具，便于查找和利用。3.定期盤(pán)點(diǎn)：定期對(duì)檔案資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）查閱申請(qǐng)1.機(jī)關(guān)內(nèi)部各部門(mén)及工作人員因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表應(yīng)由申請(qǐng)人所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審核，確保查閱申請(qǐng)的合理性和必要性。（二）審批流程1.一般性查閱：對(duì)于一般性檔案資料的查閱申請(qǐng)，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。審批通過(guò)后，申請(qǐng)人可按照規(guī)定進(jìn)行查閱。2.重要或機(jī)密檔案查閱：涉及重要或機(jī)密檔案資料的查閱申請(qǐng)，需經(jīng)機(jī)關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格審核查閱申請(qǐng)，確保查閱活動(dòng)符合保密規(guī)定，并在查閱過(guò)程中進(jìn)行全程監(jiān)督。四、查閱權(quán)限與范圍（一）查閱權(quán)限1.機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員根據(jù)其工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，享有相應(yīng)的檔案資料查閱權(quán)限。2.未經(jīng)授權(quán)，非機(jī)關(guān)工作人員不得查閱本機(jī)關(guān)檔案資料。特殊情況確需查閱的，須經(jīng)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照本制度規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱范圍1.申請(qǐng)人可在其申請(qǐng)范圍內(nèi)查閱相關(guān)檔案資料，但不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱與申請(qǐng)無(wú)關(guān)的檔案資料。2.對(duì)于涉及國(guó)家秘密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱，確保信息安全。五、查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保查閱活動(dòng)規(guī)范有序。2.復(fù)制查閱：如需復(fù)制檔案資料，申請(qǐng)人應(yīng)填寫(xiě)《檔案資料復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并加蓋檔案管理部門(mén)印章。（二）查閱場(chǎng)所1.設(shè)立專門(mén)的檔案查閱室，為申請(qǐng)人提供安靜、整潔、安全的查閱環(huán)境。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的桌椅、照明設(shè)備、電腦等設(shè)施，方便申請(qǐng)人查閱檔案資料。2.檔案查閱室應(yīng)與檔案庫(kù)房分開(kāi)設(shè)置，確保檔案資料在查閱過(guò)程中的安全。同時(shí)，應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)控。六、查閱登記與記錄（一）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)每一次查閱申請(qǐng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄申請(qǐng)人姓名、所在部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、審批情況等信息。2.查閱登記應(yīng)使用專門(mén)的《檔案資料查閱登記簿》，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。（二）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)在查閱過(guò)程中對(duì)申請(qǐng)人的查閱行為進(jìn)行記錄，包括查閱檔案資料的名稱、數(shù)量、查閱時(shí)間、查閱人員操作情況等。2.查閱記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，保存期限應(yīng)符合檔案管理規(guī)定。查閱記錄應(yīng)作為檔案管理工作的重要資料，以備后續(xù)查詢和審計(jì)。七、檔案資料保護(hù)與歸還（一）檔案資料保護(hù)1.申請(qǐng)人在查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、污損、抽取或撕毀。2.如需摘錄或復(fù)制檔案資料，應(yīng)使用檔案管理部門(mén)提供的設(shè)備和紙張，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)與原件一致，不得擅自更改。（二）檔案歸還1.查閱完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案資料的完整性和安全性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，追究申請(qǐng)人的責(zé)任。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案資料查閱情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保查閱活動(dòng)符合本制度規(guī)定。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查閱申請(qǐng)審批情況、查閱登記與記錄情況、檔案資料保護(hù)與歸還情況等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)督促整改，并記錄在案。（二）外部審計(jì)1.接受上級(jí)主管部門(mén)或相關(guān)審計(jì)部門(mén)的審計(jì)監(jiān)督，按照要求提供檔案資料查閱情況的相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)積極配合整改，完善檔案資料查閱管理制度，提高檔案管理工作水平。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱檔案資料。2.超出查閱權(quán)限范圍查閱檔案資料。3.在查閱過(guò)程中故意損壞、丟失檔案資料。4.泄露檔案資料涉及的機(jī)密信息。5.擅自復(fù)制、傳播檔案資料。（二）處理措施1.對(duì)于違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、通報(bào)批評(píng)等處理。2.造成檔案資料損失或泄露機(jī)密信息的，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括責(zé)令賠償損失、給予行政處分等。3.涉嫌違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)