PAGENC基礎(chǔ)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司NC基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高公司運(yùn)營效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與NC基礎(chǔ)檔案管理相關(guān)的部門和人員，包括但不限于財(cái)務(wù)、采購、銷售、人力資源等部門。（三）定義1.NC基礎(chǔ)檔案：指在公司NC系統(tǒng)中建立和維護(hù)的各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)檔案，如客戶檔案、供應(yīng)商檔案、物料檔案、會計(jì)科目檔案等。2.檔案管理員：負(fù)責(zé)NC基礎(chǔ)檔案的創(chuàng)建、修改、刪除、審核及日常維護(hù)工作的人員。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：NC基礎(chǔ)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案信息的一致性和規(guī)范性。2.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合公司業(yè)務(wù)實(shí)際情況。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.時效性原則：及時更新和維護(hù)檔案信息，保證其與公司業(yè)務(wù)發(fā)展同步。二、檔案分類及內(nèi)容（一）客戶檔案1.基本信息：包括客戶名稱、簡稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵箱等。2.信用信息：信用額度、信用期限、信用等級等。3.業(yè)務(wù)信息：客戶類型（如經(jīng)銷商、終端客戶等）、主營產(chǎn)品、銷售區(qū)域等。4.財(cái)務(wù)信息：開戶銀行、銀行賬號、稅號等。（二）供應(yīng)商檔案1.基本信息：供應(yīng)商名稱、簡稱、地址、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、傳真、郵箱等。2.資質(zhì)信息：營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證等。3.供應(yīng)信息：主營產(chǎn)品、供應(yīng)價格、交貨期、付款方式等。4.財(cái)務(wù)信息：開戶銀行、銀行賬號、稅號等。（三）物料檔案1.基本信息：物料編碼、物料名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位等。2.分類信息：物料類別（如原材料、半成品、成品等）、所屬產(chǎn)品線等。3.庫存信息：安全庫存、最高庫存、最低庫存等。4.成本信息：采購成本、生產(chǎn)成本、銷售成本等。（四）會計(jì)科目檔案1.科目編碼：按照國家統(tǒng)一會計(jì)制度及公司財(cái)務(wù)管理要求設(shè)置的科目代碼。2.科目名稱：會計(jì)科目的具體名稱。3.科目類別：資產(chǎn)類、負(fù)債類、所有者權(quán)益類、成本類、損益類等。4.輔助核算：如部門核算、項(xiàng)目核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算等。（五）員工檔案1.基本信息：姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.入職信息：入職日期、所屬部門、崗位、合同期限等。3.薪資信息：基本工資、績效工資、獎金、福利等。4.培訓(xùn)信息：參加的培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績等。三、檔案創(chuàng)建與錄入（一）創(chuàng)建流程1.需求提出：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向檔案管理員提出創(chuàng)建NC基礎(chǔ)檔案的需求。2.信息收集：檔案管理員負(fù)責(zé)收集創(chuàng)建檔案所需的各類信息，并進(jìn)行初步審核。3.信息錄入：檔案管理員按照NC系統(tǒng)操作規(guī)范，將審核通過的信息準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。（二）錄入要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：錄入的檔案信息應(yīng)與原始資料一致，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。2.格式規(guī)范性：按照系統(tǒng)規(guī)定的格式錄入信息，如日期格式、編碼格式等。3.必填項(xiàng)完整性：認(rèn)真填寫所有必填項(xiàng)，不得遺漏。四、檔案修改與審核（一）修改流程1.修改申請：檔案信息發(fā)生變更時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《NC基礎(chǔ)檔案修改申請表》，詳細(xì)說明修改原因及內(nèi)容。2.申請審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理員。3.修改操作：檔案管理員根據(jù)審批通過的申請表，在NC系統(tǒng)中進(jìn)行修改操作。（二）審核要求1.重要檔案審核：對于涉及客戶信用額度調(diào)整、供應(yīng)商資質(zhì)變更等重要檔案修改，需經(jīng)相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核。2.審核記錄留存：審核人員應(yīng)在申請表上簽字確認(rèn)，并留存審核記錄。五、檔案刪除與注銷（一）刪除流程1.刪除申請：因業(yè)務(wù)調(diào)整或其他原因需要刪除檔案時，相關(guān)部門應(yīng)填寫《NC基礎(chǔ)檔案刪除申請表》，說明刪除原因。2.申請審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交給檔案管理員。3.刪除操作：檔案管理員在確認(rèn)審批通過后，按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行刪除操作。（二）注銷規(guī)定1.客戶注銷：客戶不再與公司發(fā)生業(yè)務(wù)往來，且已結(jié)清所有款項(xiàng)后，可進(jìn)行注銷操作。2.供應(yīng)商注銷：供應(yīng)商停止供應(yīng)業(yè)務(wù)，且公司與供應(yīng)商無未結(jié)清事項(xiàng)時，可辦理注銷。3.物料停用：物料不再使用，經(jīng)相關(guān)部門確認(rèn)后，可將其狀態(tài)設(shè)置為停用。六、檔案查詢與使用（一）查詢權(quán)限1.普通查詢：公司內(nèi)部員工根據(jù)工作需要，可在授權(quán)范圍內(nèi)查詢相關(guān)NC基礎(chǔ)檔案信息。2.特殊查詢：涉及財(cái)務(wù)審計(jì)、法律糾紛等特殊情況，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。（二）使用規(guī)范1.信息保密：查詢和使用檔案信息的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.用途明確：檔案信息僅用于公司內(nèi)部業(yè)務(wù)處理，不得用于其他非法目的。七、檔案備份與存儲（一）備份策略1.定期備份：每天對NC基礎(chǔ)檔案進(jìn)行全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。2.異地存儲：將備份數(shù)據(jù)存儲在異地服務(wù)器或存儲介質(zhì)上，以防止本地?cái)?shù)據(jù)丟失。（二）存儲要求1.存儲介質(zhì)選擇：選用質(zhì)量可靠、存儲容量足夠的存儲介質(zhì)，如磁帶、光盤、硬盤等。2.存儲環(huán)境維護(hù)：確保存儲環(huán)境安全、穩(wěn)定，溫度濕度適宜，防止數(shù)據(jù)損壞。八、檔案安全與保密（一）安全措施1.系統(tǒng)安全防護(hù)：安裝防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)軟件，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.用戶權(quán)限管理：嚴(yán)格設(shè)置用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和操作檔案信息。3.數(shù)據(jù)加密：對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取。（二）保密制度1.保密協(xié)議簽訂：與接觸NC基礎(chǔ)檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.違規(guī)處理：對違反保密制度的行為，按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。九、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)NC基礎(chǔ)檔案的日常管理工作，包括創(chuàng)建、修改、刪除、審核等。2.定期對檔案信息進(jìn)行核對和清理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。3.協(xié)助其他部門查詢和使用檔案信息，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。4.負(fù)責(zé)檔案備份與存儲工作，確保數(shù)據(jù)安全。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本部門NC基礎(chǔ)檔案管理工作負(fù)責(zé)，審核檔案修改申請等。2.督促本部門員工按照規(guī)定使用檔案信息，確保信息安全。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對NC基礎(chǔ)檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢