PAGE文書檔案如何管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的文書檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.及時(shí)歸檔原則：各部門應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文書檔案移交綜合管理部門歸檔，不得積壓。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱和利用，提高工作效率。二、文書檔案的分類與編號(hào)（一）分類公司文書檔案分為以下幾類：1.行政管理類：包括公司決議、決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)管理類：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、方案等。3.人事管理類：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、考核資料、薪酬福利文件等。4.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告、資金管理文件等。5.項(xiàng)目管理類：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。6.其他類：不屬于上述分類的其他文件，如榮譽(yù)證書、資質(zhì)證明、宣傳資料等。（二）編號(hào)文書檔案編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的方式。例如：2023XM001，表示2023年項(xiàng)目管理類的第1份文件。具體類別代碼如下：1.行政管理類：XG2.業(yè)務(wù)管理類：YW3.人事管理類：RS4.財(cái)務(wù)管理類：CW5.項(xiàng)目管理類：XM6.其他類：QT三、文書檔案的形成與收集（一）形成1.公司各部門在工作中應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定和要求，及時(shí)形成各類文書檔案。文書的起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)嚴(yán)格按照公司流程進(jìn)行，確保文書內(nèi)容合法合規(guī)、準(zhǔn)確完整。2.對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議等重要文件，應(yīng)在簽訂后及時(shí)交綜合管理部門留存一份原件，并由經(jīng)辦部門留存復(fù)印件。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書檔案的收集工作，確保本部門形成的各類文書檔案及時(shí)、完整地收集齊全。2.對(duì)于上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的文件，由綜合管理部門負(fù)責(zé)收集，并按照要求進(jìn)行登記和分發(fā)。3.在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的外部文件，如客戶來信、供應(yīng)商函件等，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)整理，將重要文件交綜合管理部門歸檔。四、文書檔案的整理（一）整理要求1.文書檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.每份文件應(yīng)齊全完整，如有破損、缺頁等情況，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。3.去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。4.按照文件的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，同一事由的文件應(yīng)集中排列在一起。（二）裝訂1.紙張規(guī)格統(tǒng)一的文件，應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)先進(jìn)行折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一后再進(jìn)行裝訂。（三）編目1.編制文書檔案目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，另一份單獨(dú)成冊(cè)，作為檢索工具。五、文書檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年第一季度內(nèi)將上一年度形成的文書檔案移交綜合管理部門歸檔。2.對(duì)于緊急或重要的文件，應(yīng)隨時(shí)辦理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案按照分類順序排列，填寫檔案移交清單，一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.綜合管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、檢查，確認(rèn)無誤后進(jìn)行接收，并在檔案移交清單上加蓋歸檔章。3.將歸檔的文書檔案裝入檔案盒，在檔案盒上填寫檔案編號(hào)、類別、年度、保管期限等信息，并按照檔案庫房的排列順序上架存放。六、文書檔案的保管（一）保管期限文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。具體保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況確定。1.永久保管的文書檔案：公司重要的決議、決定、規(guī)章制度、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事檔案等。2.保管30年的文書檔案：涉及公司重大業(yè)務(wù)活動(dòng)、重要項(xiàng)目的文件，以及具有長(zhǎng)期查考利用價(jià)值的文件。3.保管10年的文書檔案：一般性的業(yè)務(wù)文件、短期有效的文件等。（二）保管條件1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)文書檔案進(jìn)行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、泄密等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、文書檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的文書檔案。涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行查閱和借閱。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人姓名等信息。2.借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱申請(qǐng)表應(yīng)注明借閱日期、借閱期限、借閱人姓名、歸還日期等信息。3.綜合管理部門應(yīng)根據(jù)查閱或借閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱或借閱情況進(jìn)行登記。（三）利用要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。3.查閱或借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門。八、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的文書檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清單一式兩份，清單應(yīng)注明檔案編號(hào)、文號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)鑒定小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。