PAGE職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司職業(yè)衛(wèi)生管理，規(guī)范職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼工作，確保職業(yè)衛(wèi)生檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本編碼方案。（二）適用范圍本方案適用于公司內(nèi)所有涉及職業(yè)衛(wèi)生管理的制度檔案編碼工作，包括但不限于職業(yè)衛(wèi)生管理制度、操作規(guī)程、監(jiān)測(cè)報(bào)告、培訓(xùn)記錄、健康監(jiān)護(hù)檔案等。（三）基本原則1.唯一性原則：每個(gè)職業(yè)衛(wèi)生制度檔案都應(yīng)有唯一的編碼，避免重復(fù)和混淆。2.系統(tǒng)性原則：編碼應(yīng)具有系統(tǒng)性，便于分類、檢索和管理。3.穩(wěn)定性原則：編碼一旦確定，應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，避免頻繁變更。4.擴(kuò)展性原則：編碼方案應(yīng)具有一定的擴(kuò)展性，以適應(yīng)未來(lái)職業(yè)衛(wèi)生管理工作的發(fā)展。二、編碼規(guī)則（一）編碼結(jié)構(gòu)職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼采用層次碼結(jié)構(gòu)，由三部分組成，分別為檔案類別碼、年份碼和流水碼，各部分之間用“”分隔。具體結(jié)構(gòu)如下：[檔案類別碼][年份碼][流水碼]（二）檔案類別碼檔案類別碼根據(jù)職業(yè)衛(wèi)生制度檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類編碼，共分為以下幾類：1.管理制度類：編碼為“GLZD”。2.操作規(guī)程類：編碼為“CGJC”。3.監(jiān)測(cè)報(bào)告類：編碼為“JCBG”。4.培訓(xùn)記錄類：編碼為“PXJL”。5.健康監(jiān)護(hù)檔案類：編碼為“JKJH”。6.其他類：編碼為“QT”。（三）年份碼年份碼采用公元紀(jì)年，取年份的后兩位數(shù)字表示，如“23”表示2023年。（四）流水碼流水碼為順序號(hào)，從001開始依次遞增，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定，確保每個(gè)檔案類別下的流水碼唯一。三、編碼示例（一）管理制度類1.《職業(yè)衛(wèi)生管理制度》編碼為：GLZD230012.《職業(yè)衛(wèi)生管理責(zé)任制度》編碼為：GLZD23002（二）操作規(guī)程類1.《噴漆作業(yè)操作規(guī)程》編碼為：CGJC230012.《焊接作業(yè)操作規(guī)程》編碼為：CGJC23002（三）監(jiān)測(cè)報(bào)告類1.《[具體車間名稱]職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告（2023年第1季度）》編碼為：JCBG230012.《[具體車間名稱]職業(yè)衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告（2023年第2季度）》編碼為：JCBG23002（四）培訓(xùn)記錄類1.《職業(yè)衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)記錄（2023年第1期）》編碼為：PXJL230012.《職業(yè)衛(wèi)生知識(shí)培訓(xùn)記錄（2023年第2期）》編碼為：PXJL23002（五）健康監(jiān)護(hù)檔案類1.《[員工姓名1]職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案》編碼為：JKJH230012.《[員工姓名2]職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案》編碼為：JKJH23002（六）其他類1.《職業(yè)衛(wèi)生宣傳資料》編碼為：QT230012.《職業(yè)衛(wèi)生應(yīng)急演練方案》編碼為：QT23002四、編碼管理（一）編碼維護(hù)1.公司設(shè)立專門的職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼管理小組，負(fù)責(zé)編碼的維護(hù)和更新工作。2.編碼管理小組應(yīng)定期對(duì)職業(yè)衛(wèi)生制度檔案進(jìn)行清查和整理，并根據(jù)檔案的增減情況及時(shí)調(diào)整編碼。3.對(duì)于檔案類別發(fā)生變更或編碼規(guī)則需要調(diào)整的情況，編碼管理小組應(yīng)制定詳細(xì)的變更方案，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）編碼查詢1.公司員工可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或職業(yè)衛(wèi)生管理臺(tái)賬查詢職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼。2.查詢時(shí)應(yīng)輸入準(zhǔn)確的檔案類別、年份等信息，以便快速準(zhǔn)確地獲取所需檔案的編碼。（三）編碼使用1.職業(yè)衛(wèi)生制度檔案編碼應(yīng)在檔案的封面、目錄、正文等顯著位置標(biāo)注，確保檔案編碼清晰可辨。2.在職業(yè)衛(wèi)生管理工作中，涉及檔案的引用、借閱、歸檔等操作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案編碼進(jìn)行操作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。五、職業(yè)衛(wèi)生制度檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門負(fù)責(zé)本部門職業(yè)衛(wèi)生制度檔案的收集工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案類別和時(shí)間順序?qū)n案進(jìn)行分類整理，并填寫《職業(yè)衛(wèi)生制度檔案收集清單》。（二）檔案審核1.職業(yè)衛(wèi)生管理部門對(duì)收集到的檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核檔案內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，檔案格式是否規(guī)范等。2.對(duì)于審核不合格的檔案，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改，直至審核通過(guò)。（三）檔案編碼1.審核通過(guò)的檔案由編碼管理小組按照本方案進(jìn)行編碼，并在檔案封面和目錄上標(biāo)注編碼。2.編碼完成后，編碼管理小組應(yīng)將檔案編碼信息錄入公司職業(yè)衛(wèi)生管理臺(tái)賬，建立檔案編碼與檔案內(nèi)容的對(duì)應(yīng)關(guān)系。（四）檔案歸檔1.編碼后的職業(yè)衛(wèi)生制度檔案按照檔案類別和年份進(jìn)行歸檔，存放在公司專門的職業(yè)衛(wèi)生檔案柜中。2.檔案歸檔應(yīng)遵循便于查找、借閱和管理的原則，確保檔案存放有序、安全可靠。（五）檔案借閱1.公司員工因工作需要借閱職業(yè)衛(wèi)生制度檔案時(shí)，應(yīng)填寫《職業(yè)衛(wèi)生制度檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編碼、借閱原因和借閱期限等信息。2.《職業(yè)衛(wèi)生制度檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和職業(yè)衛(wèi)生管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門應(yīng)按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好借閱登記工作。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或涂改檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（六）檔案銷毀1.職業(yè)衛(wèi)生制度檔案因保管期限屆滿或其他原因需要銷毀時(shí)，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，并填寫《職業(yè)衛(wèi)生制度檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《職業(yè)衛(wèi)生制度檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)注明銷毀檔案的名稱、編碼、數(shù)量、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀，不得泄露。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。六、職業(yè)衛(wèi)生制度檔案的保密與安全（一）保密措施1.職業(yè)衛(wèi)生制度檔案涉及公司員工的個(gè)人隱私和公司的商業(yè)機(jī)密，必須嚴(yán)格保密。2.檔案管理部門應(yīng)制定保密制度，明確檔案管理人員的保密職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。在檔案的收集、整理、編碼、歸檔、借閱和銷毀等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全措施1.公司應(yīng)建立職業(yè)衛(wèi)生制度檔案安全管理制度，確保檔案的安全存放和使用。2.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備等，確保檔案不受損壞。