PAGE學校音像檔案管理制度一、總則（一）目的為加強學校音像檔案的管理，確保音像檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門在教學、科研、管理等活動中形成的音像檔案的管理。（三）定義1.音像檔案：指學校在各項活動中直接形成的，具有保存價值的照片、錄音帶、錄像帶、影片等不同載體形式的記錄。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的音像文件材料按照規(guī)定的程序和要求移交檔案部門保存的過程。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學校音像檔案由學校檔案部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的音像檔案應真實反映學校各項活動的實際情況。3.分類科學原則：按照音像檔案的形成領域、載體形式等進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：確保音像檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、音像檔案的形成與收集（一）形成部門學校各部門在教學、科研、管理、宣傳等工作中是音像檔案的形成部門，負責本部門音像文件材料的收集、整理和初步歸檔。（二）收集范圍1.教學活動課堂教學錄像、教學成果展示錄像、實驗教學錄像等。教師培訓、學術講座、教學研討會等活動的錄像、錄音。學生文藝演出、體育比賽、社會實踐等活動的音像資料。2.科研活動科研項目開題、中期檢查、結題驗收等環(huán)節(jié)的音像記錄。學術會議、學術交流活動的錄像、錄音。科研實驗過程、科研成果鑒定等的音像資料。3.管理活動學校重大會議、重要活動的錄像、錄音，如開學典禮、畢業(yè)典禮、校慶活動等。學校領導公務活動、對外交流活動的音像記錄。學校各類評審、評估、考核等活動的音像資料。4.宣傳活動學校宣傳片、專題片、形象片等制作過程中的素材及成片。學校新聞報道、校園文化建設活動的音像資料。（三）收集要求1.各部門應指定專人負責音像文件材料的收集工作，確保收集工作的及時、完整。2.收集的音像文件材料應主題明確，內(nèi)容真實，圖像清晰，聲音清楚，載體完好。3.對收集到的音像文件材料，應及時進行整理，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息。4.對于重要活動的音像資料，應進行多角度、全方位拍攝，確保資料的完整性。三、音像檔案的整理（一）分類標準1.按載體形式分類：分為照片、錄音帶、錄像帶、影片等。2.按內(nèi)容分類：分為教學類、科研類、管理類、宣傳類等。3.按時間分類：按照形成時間順序進行排列。（二）整理步驟1.照片整理對照片進行篩選，剔除重復、模糊、無關的照片。按照照片的內(nèi)容進行分類，如教學活動照片、科研成果照片等。為照片編寫編號，編號應具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用“年份+流水號”，如“2023001”。填寫照片說明，注明照片拍攝時間、地點、人物、事件等信息。照片說明應簡潔明了，準確反映照片內(nèi)容。將照片按照分類順序裝入相冊或照片檔案盒，并在相冊或檔案盒上標注相應的類別和編號。2.錄音帶、錄像帶整理檢查錄音帶、錄像帶的內(nèi)容是否完整，有無聲音、圖像不清或損壞等情況。為錄音帶、錄像帶編寫編號，編號格式同照片。填寫錄音帶、錄像帶標簽，注明錄制時間、地點、內(nèi)容、錄制人等信息。標簽應粘貼牢固，字跡清晰。將錄音帶、錄像帶按照分類順序裝入磁帶盒或檔案袋，并在磁帶盒或檔案袋上標注相應的類別和編號。3.影片整理對影片進行剪輯、編輯，確保影片內(nèi)容的完整性和連貫性。為影片編寫編號，編號格式同照片。填寫影片說明，注明影片名稱、制作時間、制作單位、內(nèi)容簡介等信息。將影片存儲在合適的介質(zhì)上，并標注相應的類別和編號。四、音像檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應在音像文件材料形成后的[X]個月內(nèi)，將整理好的音像檔案移交學校檔案部門歸檔。（二）歸檔程序1.各部門填寫《音像檔案移交清單》，詳細列出移交的音像檔案的名稱、數(shù)量、類別等信息。2.檔案部門對移交的音像檔案進行核對，檢查檔案的完整性、準確性和整理質(zhì)量。3.核對無誤后，檔案部門在《音像檔案移交清單》上簽字確認，雙方各執(zhí)一份。4.檔案部門將歸檔后的音像檔案按照分類順序上架存放，并建立相應的檔案目錄和電子索引，便于查詢和利用。五、音像檔案的保管（一）保管條件1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.檔案庫房應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，確保檔案的安全。3.對不同載體形式的音像檔案，應根據(jù)其特點選擇合適的保管方式。照片應存放在相冊或照片檔案盒中，避免直接接觸空氣和陽光；錄音帶、錄像帶應存放在磁帶盒或檔案袋中，垂直放置，避免擠壓；影片應存儲在專用的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（二）保管期限音像檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價值確定，分為永久、長期和短期。1.永久保管的音像檔案：反映學校重大歷史事件、重要教學科研成果、學校發(fā)展歷程等具有重要歷史價值和現(xiàn)實意義的檔案。2.長期保管的音像檔案：保存期限為[X]年的檔案，主要包括學校一般性教學、科研、管理等活動的記錄。3.短期保管的音像檔案：保存期限為[X]年的檔案，如臨時性活動的音像資料等。（三）定期檢查檔案部門應定期對音像檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、載體質(zhì)量、存儲介質(zhì)的可讀性等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，確保檔案的安全。六、音像檔案的利用（一）利用范圍學校內(nèi)部各部門因教學、科研、管理、宣傳等工作需要，可查閱、借閱音像檔案。校外單位因工作需要查閱學校音像檔案的，須經(jīng)學校檔案部門同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：利用者可到檔案部門查閱音像檔案，檔案部門應提供必要的設備和場所，確保利用者能夠正常查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱音像檔案的，利用者應填寫《音像檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)檔案部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制音像檔案，應填寫《音像檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、復制用途等信息，經(jīng)檔案部門負責人批準后，由檔案部門工作人員按照規(guī)定進行復制。復制的音像檔案應加蓋檔案部門印章，并注明復制日期。（三）利用登記檔案部門應對音像檔案的利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用方式、利用內(nèi)容等。利用登記應及時、準確，便于統(tǒng)計和查詢。七、音像檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學校成立音像檔案鑒定小組，由檔案部門負責人、相關業(yè)務部門專家等組成。鑒定小組負責對到期的音像檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準1.保管期限已滿且無繼續(xù)保存價值的音像檔案。2.內(nèi)容重復、無保存意義的音像檔案。3.因保管不善導致?lián)p壞、無法修復且無備份的音像檔案。（三）銷毀程序1.鑒定小組對擬銷毀的音像檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《音像檔案銷毀清單》。2.《音像檔案銷毀清單》經(jīng)學校分管領導批準后，由檔案部門負責組織銷毀。3.銷毀音像檔案時，應指定專人負責