PAGE人事干部檔案條例制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)人事干部檔案管理，提高檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，充分發(fā)揮人事干部檔案在組織人事工作中的重要作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本條例制度。（二）適用范圍本條例制度適用于本公司/組織全體人事干部檔案的管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事干部檔案必須如實反映干部個人的經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理干部個人在各個方面的材料，保證檔案材料的齊全完整，能夠客觀、全面地反映干部的全貌。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保人事干部檔案信息不泄露，維護(hù)干部個人隱私和組織利益。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，包括檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、查閱等環(huán)節(jié)，保證檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)有序。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的人事干部檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理本公司/組織人事干部檔案工作。（二）職責(zé)分工1.檔案管理人員職責(zé)負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、保管、查閱等日常工作。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作規(guī)范有序。對檔案材料進(jìn)行定期檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級報告。做好檔案管理的安全保密工作，防止檔案丟失、損壞和泄密。2.組織人事部門職責(zé)負(fù)責(zé)審核檔案材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，確保檔案材料符合組織人事工作的要求。根據(jù)工作需要，提出查閱檔案的申請，并按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。依據(jù)檔案信息，為干部選拔任用、考核評價、培訓(xùn)發(fā)展等組織人事工作提供參考依據(jù)。3.分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)對人事干部檔案管理工作負(fù)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，定期聽取檔案管理工作匯報，研究解決檔案管理工作中的重大問題。監(jiān)督檢查檔案管理工作的各項規(guī)章制度執(zhí)行情況，確保檔案管理工作規(guī)范、安全、有效。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.干部個人的簡歷表、履歷表等材料，詳細(xì)記錄干部的基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位等情況。2.干部參加工作以來的任職文件、任免審批表等，反映干部的職務(wù)變動情況。（二）自傳材料干部本人撰寫的自傳，包括個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等內(nèi)容，有助于全面了解干部的政治思想和個人發(fā)展軌跡。（三）鑒定、考核、考察材料1.干部年度考核、任期考核、專項考核等形成的鑒定材料，反映干部在一定時期內(nèi)的工作表現(xiàn)和業(yè)績評價。2.干部選拔任用、評先評優(yōu)等考察過程中形成的考察材料，包括民主測評、個別談話、綜合評價等內(nèi)容，為組織人事決策提供依據(jù)。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.干部的學(xué)歷學(xué)位證書、學(xué)歷認(rèn)證報告等材料，證明干部的教育背景和專業(yè)知識水平。2.干部參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書、培訓(xùn)總結(jié)等材料，反映干部的培訓(xùn)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成果。3.干部的專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證書、聘任文件等材料，體現(xiàn)干部的專業(yè)技術(shù)能力和職務(wù)晉升情況。（五）政審材料1.干部的政治歷史情況審查材料，包括入黨、入團(tuán)、參軍等方面的審查結(jié)論，確保干部政治素質(zhì)過硬。2.涉及干部政治問題的調(diào)查處理材料，對干部在政治方面出現(xiàn)的問題進(jìn)行嚴(yán)肅處理和記錄。（六）黨團(tuán)材料1.干部的入黨志愿書、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等材料，反映干部的入黨歷程和思想進(jìn)步情況。2.干部的入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書等材料，記錄干部的入團(tuán)經(jīng)歷。3.黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信、黨員證明信等材料，用于證明干部的黨團(tuán)關(guān)系狀態(tài)。（七）獎勵材料干部獲得的各類獎勵證書、表彰決定及相關(guān)事跡材料，體現(xiàn)干部在工作、學(xué)習(xí)、社會活動等方面的突出表現(xiàn)和貢獻(xiàn)。（八）處分材料干部受到黨紀(jì)政紀(jì)處分的決定、處分審批表、申訴復(fù)查決定等材料，如實記錄干部的錯誤行為及處理結(jié)果。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.干部的工資變動審批表、工資待遇證明等材料，反映干部的工資收入情況。2.干部的任免文件、調(diào)動介紹信等材料，記錄干部的職務(wù)任免和工作調(diào)動情況。3.干部出國（境）審批表、護(hù)照使用記錄等材料，對干部的出國（境）情況進(jìn)行規(guī)范管理。（十）其他可供組織參考的材料1.干部的健康體檢報告、殘疾證明等材料，反映干部的身體狀況。2.干部的個人誠信記錄、社會信用評價等材料，為全面了解干部提供補(bǔ)充信息。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時將涉及人事干部的各類材料收集齊全，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案管理部門。2.檔案管理部門定期對各部門移交的材料進(jìn)行核對，確保材料的準(zhǔn)確性和完整性。3.對于新形成的干部檔案材料，檔案管理人員應(yīng)主動跟蹤收集，確保檔案信息及時更新。（二）整理原則1.遵循檔案形成的規(guī)律和特點，保持材料之間的有機(jī)聯(lián)系，按照材料的類別和時間順序進(jìn)行整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行認(rèn)真鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、有用。3.對破損、褪色的檔案材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類排序：按照檔案內(nèi)容的分類，將每份材料歸入相應(yīng)的類別，并按照時間順序排列。2.編目編號：對每份檔案材料進(jìn)行編號，編制檔案目錄，方便查閱和管理。3.裝訂成冊：將整理好的檔案材料按照類別和順序裝訂成冊，每冊厚度適中，便于保管和使用。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.檔案管理人員對整理好的檔案材料進(jìn)行再次核對，確認(rèn)無誤后，將檔案移交至檔案庫房進(jìn)行歸檔。2.在歸檔過程中，按照檔案編號順序依次上架存放，確保檔案存放有序，便于查找。（二）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防高溫等安全保管條件，確保檔案的安全完整。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計、滅火器等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、查閱、借閱等情況，做到賬目清晰。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.組織人事部門因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。2.其他部門或個人因特殊原因需要查閱檔案的，必須經(jīng)組織人事部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定程序查閱。（二）查閱程序1.查閱人員持有效證件和批準(zhǔn)的查閱申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員按照查閱申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案材料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案材料歸還檔案管理部門，檔案管理人員對檔案進(jìn)行核對和整理，確保檔案完好無損。（三）借閱規(guī)定1.因工作需要長期借閱檔案的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、污損、私自復(fù)制。3.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的人事干部檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員按照檔案整理的要求，將檔案材料的內(nèi)容錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行更新和維護(hù)，及時錄入新形成的檔案材料信息，刪除已失效或不再適用的信息。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。3.建立信息安全審計機(jī)制，對系統(tǒng)操作日志進(jìn)行定期審查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案轉(zhuǎn)遞與銷毀（一）轉(zhuǎn)遞規(guī)定1.人事干部因工作調(diào)動、辭職、退休等原因需要轉(zhuǎn)遞檔案的，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。3.檔案管理部門在轉(zhuǎn)遞檔案時，應(yīng)填寫檔案轉(zhuǎn)遞通知單，密封檔案，并在封口處加蓋公章。接收單位收到檔案后，應(yīng)及時將回執(zhí)寄回檔案管理部門。（二）銷毀程序1.對失去保存價值的檔案材料，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。2.成立檔案鑒定小組，對擬銷毀的檔案材料進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見。3.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對鑒定通過的檔案材料進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)嚴(yán)格登記，確保銷毀徹底，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制建立健全人事干部檔案管理監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對檔案管理工作各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合規(guī)定。2.檔案材料的真實性、完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假材料、缺漏材料等問題。3.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，數(shù)據(jù)錄入是否準(zhǔn)