PAGE檔案管理人員制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案采取保密措施，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作，定期進行檢查和考核。4.負責(zé)檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索工具，提高檔案查詢效率。5.做好檔案的安全保管工作，確保檔案實體安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。7.負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司要求，對已失去保存價值的檔案進行鑒定和銷毀。8.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進程。（二）各部門1.設(shè)立兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的各類檔案進行分類整理，定期移交綜合管理部歸檔。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.負責(zé)本部門檔案的安全保密工作，對涉及本部門的機密檔案嚴格管理，防止泄露。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類請示報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲、工資福利、培訓(xùn)等相關(guān)材料。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告及其他財務(wù)資料。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案、合同檔案等。市場營銷檔案：市場調(diào)研資料、營銷策劃方案、廣告宣傳材料、銷售合同等。項目管理檔案：項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目進度報告、項目驗收文件等?？蛻魴n案：客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來記錄、客戶反饋等。合同檔案：各類合同文本、合同簽訂審批表、合同變更記錄、合同履行情況等。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度：以公元紀年表示，如“2023”。3.類別：按照檔案分類設(shè)置相應(yīng)代碼，如文書檔案用“WS”表示，人事檔案用“RS”表示，財務(wù)檔案用“CW”表示，業(yè)務(wù)檔案中的市場營銷檔案用“SYSC”表示，項目管理檔案用“SYXM”表示，客戶檔案用“SYKH”表示，合同檔案用“SYHT”表示等。4.流水號：按照檔案形成的先后順序依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定，確保編號的唯一性。例如：“2023WS001”表示2023年度的第1份文書檔案。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實、手續(xù)完備、格式規(guī)范，簽字蓋章齊全。3.對于重要文件的草稿、修改稿、定稿等應(yīng)一并收集，以便全面反映文件的形成過程。4.電子文件應(yīng)與紙質(zhì)文件同步收集，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行備份。（二）整理要求1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.文書檔案按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理，裝訂成冊，編制頁碼，填寫卷內(nèi)目錄和備考表。3.人事檔案按照干部檔案管理規(guī)定進行整理歸檔，建立檔案目錄，確保檔案材料齊全、完整、規(guī)范。4.財務(wù)檔案按照會計檔案管理辦法進行整理，分類裝訂，編制會計檔案保管清冊。5.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型的特點進行整理，如市場營銷檔案按照項目或業(yè)務(wù)階段進行分類，項目管理檔案按照項目周期進行整理，客戶檔案按照客戶類別進行整理，合同檔案按照合同類別和簽訂時間順序進行整理等。整理后的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)建立清晰的檔案目錄和索引，方便查詢利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在適宜范圍內(nèi)（14℃24℃），相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的辦公區(qū)域，用于檔案管理人員的日常辦公和檔案整理、查閱等工作。辦公區(qū)域應(yīng)與檔案庫房相對獨立，防止無關(guān)人員進入檔案庫房。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，排列有序，便于查找。檔案柜應(yīng)定期進行檢查和維護，確保其完好無損。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，按照檔案分類目錄進行存儲，并建立相應(yīng)的索引和備份機制。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于重要的、珍貴的檔案，如歷史文件、名人字畫等，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜保管、恒溫恒濕保管、定期檢查等，確保檔案的安全和完整保存。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年以下）三種。2.文書檔案的保管期限根據(jù)其重要程度、查考利用價值等因素確定。一般來說，公司的重要規(guī)章制度、年度工作計劃與總結(jié)、重大決策文件等應(yīng)永久保存；一般性的文件材料可根據(jù)實際情況確定保管期限，如短期保存的文件材料主要是一些時效性較強、查考利用價值相對較低，但又需要暫時留存以備查考的文件。3.人事檔案的保管期限按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，員工離職后，其人事檔案應(yīng)繼續(xù)保存一定期限，以備后續(xù)查考。4.財務(wù)檔案中，會計憑證、賬簿等保管期限按照會計檔案管理辦法執(zhí)行，一般為30年；年度財務(wù)報告等重要財務(wù)資料應(yīng)永久保存。5.業(yè)務(wù)檔案的保管期限根據(jù)業(yè)務(wù)特點和實際需要確定，如市場營銷檔案中的市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等重要資料可根據(jù)其對公司業(yè)務(wù)發(fā)展的重要程度確定保管期限，一般為長期或永久保存；項目管理檔案中的項目驗收文件等應(yīng)永久保存，項目過程中的一般文件可根據(jù)實際情況確定保管期限。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點工作每年至少進行一次，清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、準(zhǔn)確性、保管期限等。3.清查和盤點過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進行處理。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，進行補救和報告。4.清查和盤點結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施和建議。六、檔案的利用（一）查閱與借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱過程中不得擅自涂改、抽取、污損檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.涉及公司機密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案，不得私自留存。4.公司外部人員因特殊原因需要查閱公司檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)全程陪同，嚴格控制查閱范圍和時間。5.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、預(yù)計歸還時間等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。6.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。7.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案利用登記與統(tǒng)計1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）目的、歸還日期等。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，如統(tǒng)計各類檔案的查閱、借閱次數(shù)，分析檔案利用的熱點和趨勢，為檔案管理工作的改進提供依據(jù)。3.檔案利用登記和統(tǒng)計資料應(yīng)妥善保管，保存期限與相應(yīng)檔案的保管期限一致。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地分析檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的價值，確定其是否仍具有保存意義。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組定期對到期檔案進行鑒定，逐卷（件）審查檔案的內(nèi)容和價值。3.鑒定過程中，應(yīng)詳細填寫《檔案鑒定意見書》，注明檔案的名稱、編號、形成時間、保管期限、鑒定意見等。4.經(jīng)鑒定小組確認已失去保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等。（三）銷毀審批與實施1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定地點進行。銷毀過程中，應(yīng)確保檔案信息徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》與檔案鑒定相關(guān)材料一并歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案查詢和利用服務(wù)，促進公司各項工作的開展。（二）信息化管理措施1.制定檔案信息化管理制度，明確檔案數(shù)字化加工、數(shù)據(jù)錄入、系統(tǒng)維護、安全保密等方面的要求和規(guī)范。2.配備必要的信息化設(shè)備和軟件，如服務(wù)器、存儲設(shè)備、掃描設(shè)備、檔案管理軟件等，確保檔案信息化建設(shè)的順利進行。3.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，按照檔案整理要求進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.在檔案管理信息系統(tǒng)中建立完善的檔案分類目錄體系和檢索功能，方便用戶快速準(zhǔn)確地查詢檔案信息。5.加強檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、訪問控制、加密傳輸?shù)却胧?，確保檔案信息的安全可靠。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案的整理、分類、編號等應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的管理要求進行。2.電子檔案應(yīng)存