PAGE企業(yè)檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則：全面收集公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的完整性。4.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和整理，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系和系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理。二、檔案收集職責(zé)分工（一）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案收集管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.集中收集、整理、保管公司各類檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提供檔案利用服務(wù)。4.對(duì)檔案收集工作中存在的問(wèn)題提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議，不斷提高檔案收集工作水平。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理，并接受公司綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案收集管理制度的要求，及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交公司綜合管理部門(mén)。三、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司領(lǐng)導(dǎo)重要講話、批示、指示等文件。5.公司行政事務(wù)文件，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。6.公司印章管理文件，包括印章使用登記、印章銷(xiāo)毀記錄等。7.公司證照管理文件，如各類資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等的申請(qǐng)、審批、頒發(fā)、年檢等文件。8.公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)文件，如與政府部門(mén)、合作伙伴、客戶等的往來(lái)信函、協(xié)議、合同等。9.公司人事管理文件，包括員工招聘、錄用、培訓(xùn)、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、離職等相關(guān)文件。10.公司財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。11.公司固定資產(chǎn)管理文件，如固定資產(chǎn)購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、折舊、處置等相關(guān)文件。12.公司檔案管理文件，如檔案收集、整理、保管、利用等相關(guān)制度、規(guī)定、辦法等。（二）生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案1.公司產(chǎn)品研發(fā)文件，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)方案、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、專利申請(qǐng)文件等。2.公司生產(chǎn)管理文件，如生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量控制文件等。3.公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)文件，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、營(yíng)銷(xiāo)策劃方案、銷(xiāo)售合同、客戶信息等。4.公司物資采購(gòu)文件，如采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)文件、物資驗(yàn)收文件等。5.公司設(shè)備管理文件，如設(shè)備購(gòu)置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、維修、報(bào)廢等相關(guān)文件。6.公司安全生產(chǎn)文件，如安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理文件等。7.公司質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。8.公司環(huán)保管理文件，如環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告、環(huán)保設(shè)施運(yùn)行記錄、污染物排放監(jiān)測(cè)報(bào)告等。9.公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告等文件。（三）基本建設(shè)類檔案1.公司新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目建議書(shū)、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等文件。2.公司建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)等文件。3.公司建設(shè)項(xiàng)目的招投標(biāo)文件，如招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。4.公司建設(shè)項(xiàng)目的合同文件，包括工程承包合同、監(jiān)理合同、設(shè)備采購(gòu)合同等。5.公司建設(shè)項(xiàng)目的施工文件，如施工組織設(shè)計(jì)、施工日志、工程變更記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等。6.公司建設(shè)項(xiàng)目的監(jiān)理文件，如監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單等。7.公司建設(shè)項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算報(bào)告、工程質(zhì)量保修書(shū)等。（四）科技研發(fā)類檔案1.公司承擔(dān)的科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目批復(fù)等。2.公司科研項(xiàng)目研究過(guò)程中形成的各類文件，如研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告、論文發(fā)表等。3.公司科研項(xiàng)目成果鑒定文件，如成果鑒定證書(shū)、科技查新報(bào)告等。4.公司科研項(xiàng)目知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，如專利證書(shū)、軟件著作權(quán)登記證書(shū)等。（五）聲像電子類檔案1.公司重要活動(dòng)的照片、錄像、錄音等資料。2.公司產(chǎn)品樣本、宣傳冊(cè)、廣告片等資料。3.公司電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫(kù)文件等。四、檔案收集要求（一）及時(shí)性各部門(mén)應(yīng)在檔案形成后及時(shí)進(jìn)行收集整理，確保檔案的時(shí)效性。一般情況下，應(yīng)在文件辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案移交公司綜合管理部門(mén)。對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。（二）完整性檔案收集應(yīng)全面、完整，確保檔案內(nèi)容涵蓋公司各項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)方面。收集的檔案應(yīng)包括文件的正本、副本、草稿、附件、批復(fù)等相關(guān)材料，不得遺漏重要內(nèi)容。（三）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得弄虛作假。收集的檔案應(yīng)經(jīng)過(guò)認(rèn)真核對(duì)，確保文件內(nèi)容與實(shí)際情況相符，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。（四）規(guī)范性檔案收集應(yīng)按照公司檔案分類編號(hào)方案進(jìn)行分類整理，文件格式應(yīng)符合公司統(tǒng)一要求。檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料進(jìn)行書(shū)寫(xiě)或打印，字跡應(yīng)清晰、工整。五、檔案收集程序（一）部門(mén)收集各部門(mén)檔案管理人員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集工作。在文件辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的文件材料進(jìn)行整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類，并填寫(xiě)檔案移交清單。（二）部門(mén)初審各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)收集的檔案進(jìn)行初審，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。初審合格后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）移交公司綜合管理部門(mén)各部門(mén)應(yīng)定期將初審合格的檔案移交公司綜合管理部門(mén)。移交時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等內(nèi)容。（四）綜合管理部門(mén)驗(yàn)收公司綜合管理部門(mén)對(duì)各部門(mén)移交的檔案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及檔案移交清單的填寫(xiě)情況等。驗(yàn)收合格后，在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案納入公司檔案管理體系。六、檔案整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。（二）分類方法公司檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，每年為一個(gè)類別。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：按照公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類，如行政管理類、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類、基本建設(shè)類、科技研發(fā)類、聲像電子類等。3.保管期限：根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種保管期限。永久保管的檔案是指對(duì)公司具有重要?dú)v史意義和長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年；短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為[X]年。（三）編號(hào)規(guī)則公司檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”四級(jí)編號(hào)制。1.全宗號(hào)：公司全宗號(hào)為[具體全宗號(hào)]。2.目錄號(hào)：按照檔案分類類別編制目錄號(hào)，每個(gè)目錄號(hào)對(duì)應(yīng)一個(gè)檔案類別。3.案卷號(hào)：按照檔案整理順序編制案卷號(hào)，每個(gè)案卷號(hào)對(duì)應(yīng)一組相關(guān)聯(lián)的檔案。4.件號(hào)：按照檔案在案卷內(nèi)的排列順序編制件號(hào)，每件檔案有一個(gè)唯一的件號(hào)。（四）裝訂要求檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，破損的文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（五）編目檔案整理完成后，應(yīng)進(jìn)行編目。編目?jī)?nèi)容包括案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等。案卷封面應(yīng)填寫(xiě)全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、保管期限、起止日期、密級(jí)等內(nèi)容；卷內(nèi)目錄應(yīng)填寫(xiě)序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等內(nèi)容；備考表應(yīng)填寫(xiě)本卷情況說(shuō)明、整理人、檢查人、日期等內(nèi)容。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施。（二）保管方式檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序進(jìn)行排列上架存放，便于查找和利用。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限檔案保管期限應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值和公司實(shí)際情況確定。檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。（四）檔案清查公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。八、檔案利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理的原則，確保檔案的安全和有效利用。（二）利用范圍公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要可以查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）利用程序1.查閱檔案：公司內(nèi)部人員查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門(mén)查閱。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，并提供有效證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門(mén)查閱。2.借閱檔案：公司內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司綜合管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照公司有關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.檔案利用登記：公司綜合管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、所在部門(mén)、查閱（借閱）目的、查閱（借閱）內(nèi)容、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱（借閱）期限等。（四）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過(guò)程中，不得對(duì)檔案進(jìn)行涂改、偽造、損毀、丟失等行為。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)公司綜合管理部門(mén)同意，并在規(guī)定的范圍內(nèi)使用。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。檔案鑒定工作小組由公司綜合管理部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)以及檔案管理專家等人員組成。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作小組應(yīng)對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行全面審查，審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式、價(jià)值等。根據(jù)審查結(jié)果，確定檔案的存毀。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)：檔案鑒定工作小組對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱、檔案編號(hào)、