PAGE教育系統(tǒng)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強教育系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于教育系統(tǒng)內(nèi)各級各類學(xué)校、教育行政部門及相關(guān)直屬單位的檔案歸檔工作。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映教育教學(xué)、行政管理等各項活動的真實情況。2.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，確保檔案內(nèi)容的完整無缺。3.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，進行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便檔案的查閱和利用。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.上級文件：包括黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級教育行政部門等下發(fā)的與教育工作相關(guān)的各類文件、指示、通知等。2.學(xué)校文件：學(xué)校制定的規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議記錄、大事記等。3.人事檔案：教職工的個人基本信息、履歷、考核、獎懲、職稱評定、工資變動等材料。4.財務(wù)檔案：財務(wù)預(yù)決算、會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.資產(chǎn)管理檔案：固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)文件和記錄。6.招生就業(yè)檔案：招生計劃、錄取名冊、畢業(yè)生就業(yè)方案、就業(yè)協(xié)議等。7.外事檔案：國際交流合作協(xié)議、來訪接待記錄、師生出國（境）材料等。（二）教育教學(xué)類檔案1.教學(xué)計劃：各專業(yè)教學(xué)計劃、課程標(biāo)準(zhǔn)、教學(xué)大綱等。2.教學(xué)過程資料：教案、講稿、課件、教學(xué)日志、學(xué)生作業(yè)、考試試卷及成績分析等。3.實踐教學(xué)檔案：實習(xí)實訓(xùn)計劃、實習(xí)報告、實驗報告、畢業(yè)設(shè)計（論文）等。4.教研科研檔案：課題立項申請書、研究報告、學(xué)術(shù)論文發(fā)表情況等。5.學(xué)生管理檔案：學(xué)生學(xué)籍檔案、綜合素質(zhì)評價材料、獎懲記錄、心理健康檔案等。（三）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)檔案：黨組織設(shè)置、黨員名冊、入黨申請書、轉(zhuǎn)正申請書、黨員發(fā)展材料等。2.思想政治教育檔案：思想政治教育工作計劃、總結(jié)、活動記錄、學(xué)生思想動態(tài)分析等。3.工會工作檔案：工會組織建設(shè)、會員名冊、工會活動記錄、職工權(quán)益維護材料等。4.共青團工作檔案：團組織建設(shè)、團員名冊、團干部任免材料、團內(nèi)活動記錄等。（四）其他類檔案1.基建檔案：學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目的立項審批、規(guī)劃設(shè)計、施工管理、竣工驗收等文件和資料。2.設(shè)備檔案：教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備等的購置合同、使用說明書、維修記錄等。3.聲像檔案：學(xué)校重大活動、校園風(fēng)貌、教學(xué)實踐等的照片、錄音、錄像等資料。4.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、記錄等，如辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、教學(xué)平臺中的教學(xué)資源等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保各類文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實、有效，具有保存價值，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集與原件核對無誤的復(fù)印件，并注明出處。（二）文件材料的整理1.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.每份文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對破損或褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制；對紙張規(guī)格不一致的文件材料應(yīng)進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.電子文件應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行整理，確保元數(shù)據(jù)齊全、準(zhǔn)確，載體存儲可靠。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件材料應(yīng)采用線裝或膠裝方式進行裝訂，不得使用金屬釘?shù)纫咨P的裝訂材料。2.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不壓字、不損壞文件，便于翻閱和保管。3.對于紙張較多的文件材料，可采用三孔一線的裝訂方式；對于紙張較少的文件材料，可采用膠裝方式。（四）文件材料的編目1.歸檔文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。2.卷內(nèi)文件應(yīng)按照排列順序依次編寫頁號，單面書寫的文件，頁碼編寫在右上角；雙面書寫的文件，正面頁碼編寫在右上角，背面頁碼編寫在左上角。3.備考表應(yīng)置于卷尾，注明本卷文件的總頁數(shù)、在組卷和編目過程中需要說明的問題等。（五）檔案的裝盒1.檔案應(yīng)裝入專用檔案盒，檔案盒應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具有一定的強度和耐久性。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等項目。3.不同保管期限、不同類別、不同年度的檔案應(yīng)分別裝盒，不得混裝。四、檔案歸檔流程（一）部門整理1.各部門按照檔案歸檔范圍和要求，對本部門形成的文件材料進行收集、整理、分類、裝訂，并編制卷內(nèi)目錄。2.部門負責(zé)人對整理好的檔案進行審核，確保檔案的質(zhì)量符合要求。（二）移交歸檔1.各部門在每年[具體時間]前，將整理好的檔案移交至學(xué)校檔案管理部門。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限等內(nèi)容，并由移交人和接收人簽字確認。（三）檔案管理部門審核接收1.檔案管理部門對移交的檔案進行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對不符合要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時通知移交部門進行整改，整改合格后再予以接收。3.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案進行重新分類、編號、排列，并裝入檔案盒。（四）上架存儲1.檔案管理部門將整理好的檔案上架存儲，按照檔案庫房的布局和編號規(guī)則，將檔案存放在相應(yīng)的位置。2.檔案應(yīng)存放整齊有序，便于查找和利用。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。五、檔案保管期限（一）永久保管1.學(xué)校制定的具有長遠查考利用價值的規(guī)章制度、重要會議記錄、大事記等。2.上級機關(guān)頒發(fā)的屬于學(xué)校主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件，以及非隸屬上級機關(guān)針對學(xué)校主管業(yè)務(wù)并具有重大查考價值的文件。3.學(xué)校關(guān)于機構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制及干部任免等文件材料。4.學(xué)校的歷史沿革、重大事件、重要活動的文件材料。5.學(xué)校資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記、處置等重要文件材料。6.學(xué)校與國內(nèi)外機構(gòu)簽訂的具有長期合作關(guān)系的協(xié)議、合同等。（二）定期保管1.30年保管學(xué)校一般性的文件材料，如年度工作計劃、總結(jié)、報告等。教學(xué)過程中的一般性教學(xué)資料，如教案、講稿等。學(xué)生學(xué)籍檔案、成績單等。教職工的一般性考核、獎懲材料。學(xué)校財務(wù)預(yù)決算、會計憑證等，保管期限為30年。2.10年保管學(xué)校臨時性的文件材料，如短期活動方案、通知等。教學(xué)過程中的階段性教學(xué)資料，如學(xué)生作業(yè)、考試試卷（不含成績分析）等。教職工的一般性工作記錄、考勤表等。學(xué)校一般性的會議記錄、紀(jì)要等。六、檔案查閱利用（一）查閱范圍1.本單位工作人員因工作需要，可查閱本單位保管的檔案。2.外單位因工作需要查閱本單位檔案的，須持單位介紹信，經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及個人隱私或機密的檔案，查閱時應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自摘抄、復(fù)制或傳播。（二）查閱手續(xù)辦理1.查閱檔案時，查閱人應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點進行。（三）利用反饋1.查閱人查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認。2.檔案管理部門應(yīng)定期收集查閱人的反饋意見，了解檔案利用情況，不斷改進檔案管理工作。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成，負責(zé)對檔案進行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及國家機密、個人隱私等敏感信息。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，形成檔案鑒定意見書。2.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)。八、檔案信息化管理（一）數(shù)字化建設(shè)1.按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對重要檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，確保電子檔案的真實性、完整性和可用性。（二）系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目掛號、存儲、檢索、利用、鑒定銷毀等全過程信息化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全防護等功能，確保檔案信息的安全。（三）數(shù)據(jù)維護1.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并異地存放。2.及時更新檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和時效性。九、檔案人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本單位檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)本單位檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)，對各部門檔案工作進行檢查考核。3.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、裝盒、上架存儲等日常管理工作。4.負責(zé)檔案的查閱利用服務(wù)，按照規(guī)定為查閱人提供檔案，并做好登記和反饋工作。5.負責(zé)檔案的鑒定與銷毀工作，定期對檔案進行鑒定，編制銷毀清冊，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實施銷毀。6.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化處理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.負責(zé)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案人員素質(zhì)。8.負責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案的安全保管。（二）檔案管理人員職責(zé)