PAGE監(jiān)理檔案各類管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)監(jiān)理檔案管理，確保監(jiān)理檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，提高監(jiān)理工作質(zhì)量和管理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司承擔(dān)的各類建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理過(guò)程中形成的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：監(jiān)理檔案應(yīng)如實(shí)反映監(jiān)理工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋監(jiān)理工作全過(guò)程的各類文件、資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和邏輯順序進(jìn)行整理歸檔，使檔案具有系統(tǒng)性和連貫性。4.規(guī)范性原則：遵循國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案格式、內(nèi)容等符合要求。5.保密性原則：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案信息，嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司監(jiān)理檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案管理工作，定期進(jìn)行檢查和考核。3.集中統(tǒng)一管理公司監(jiān)理檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效存儲(chǔ)和檢索。4.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀、移交等工作。（二）項(xiàng)目監(jiān)理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)本項(xiàng)目監(jiān)理檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.明確項(xiàng)目檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作落實(shí)到人。3.按照檔案管理要求，及時(shí)將監(jiān)理過(guò)程中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理，定期歸檔。4.對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。5.配合公司檔案管理部門做好檔案的移交、查閱等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案收集、整理、歸檔、保管等工作流程和方法。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括文件資料的收集、分類、編號(hào)、裝訂、上架等。3.做好檔案信息化錄入工作，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極為檔案利用者提供服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。包括工程項(xiàng)目概況、監(jiān)理工作范圍、監(jiān)理工作內(nèi)容、監(jiān)理工作目標(biāo)、監(jiān)理工作依據(jù)、監(jiān)理工作程序、監(jiān)理工作方法及措施、監(jiān)理工作制度、監(jiān)理設(shè)施等監(jiān)理規(guī)劃內(nèi)容；以及各專業(yè)工程的監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。2.監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理季報(bào)、監(jiān)理總結(jié)。監(jiān)理月報(bào)應(yīng)反映當(dāng)月工程進(jìn)展情況、監(jiān)理工作情況、存在問(wèn)題及處理措施等；監(jiān)理季報(bào)是在月報(bào)基礎(chǔ)上的季度總結(jié)；監(jiān)理總結(jié)分為工程竣工總結(jié)、專題總結(jié)等，全面總結(jié)監(jiān)理工作。3.施工組織設(shè)計(jì)（方案）報(bào)審表及審核意見。施工單位提交的施工組織設(shè)計(jì)（方案），監(jiān)理單位應(yīng)進(jìn)行審核，并提出書面意見。4.工程開工/復(fù)工報(bào)審表、工程暫停令。記錄工程開工、復(fù)工及暫停的相關(guān)情況和審批意見。5.工程質(zhì)量檢驗(yàn)資料。包括原材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件及檢驗(yàn)報(bào)告，分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。6.工程進(jìn)度控制資料。如工程進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表、進(jìn)度跟蹤記錄、工程延期審批表等。7.工程計(jì)量與工程款支付資料。工程計(jì)量報(bào)審表、工程款支付申請(qǐng)表及審批表等。8.工程變更資料。工程變更單、變更設(shè)計(jì)文件、變更費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn)等。9.監(jiān)理通知、監(jiān)理工作聯(lián)系單。監(jiān)理單位對(duì)工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等方面問(wèn)題發(fā)出的通知及與相關(guān)單位的工作聯(lián)系單。10.會(huì)議紀(jì)要。監(jiān)理例會(huì)、專題會(huì)議等形成的會(huì)議紀(jì)要。11.旁站監(jiān)理記錄。對(duì)關(guān)鍵部位、關(guān)鍵工序?qū)嵤┡哉颈O(jiān)理的記錄。12.平行檢驗(yàn)資料。監(jiān)理機(jī)構(gòu)利用一定的檢查或檢測(cè)手段，在施工單位自檢的基礎(chǔ)上，按照一定的比例獨(dú)立進(jìn)行檢查或檢測(cè)的資料。13.工程安全管理資料。安全監(jiān)理方案、安全檢查記錄、安全隱患整改通知及回復(fù)等。14.工程竣工驗(yàn)收資料。工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。15.其他與監(jiān)理工作有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保各類文件資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件資料應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)于外來(lái)文件，如施工單位報(bào)送的資料、建設(shè)單位下發(fā)的文件等，應(yīng)進(jìn)行簽收登記。（三）整理方法1.分類：按照監(jiān)理工作的不同方面，將檔案分為工程管理類、質(zhì)量控制類、進(jìn)度控制類、造價(jià)控制類、安全管理類等類別。每個(gè)類別再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。2.編號(hào)：對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用年份+項(xiàng)目編號(hào)+類別編號(hào)+流水號(hào)的方式編排。3.裝訂：將紙張大小一致、內(nèi)容相關(guān)的文件資料進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔案編號(hào)、文件題名、日期、頁(yè)號(hào)等內(nèi)容，便于查找和管理。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)定期將整理好的檔案向公司檔案管理部門歸檔，歸檔時(shí)間為每季度末。2.歸檔時(shí)應(yīng)提交檔案目錄清單，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量等信息。3.公司檔案管理部門對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知項(xiàng)目監(jiān)理部整改。（二）保管期限1.監(jiān)理檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.涉及工程竣工驗(yàn)收、質(zhì)量事故處理、重要變更等具有重大影響的文件資料應(yīng)永久保存。3.與工程建設(shè)過(guò)程相關(guān)，對(duì)工程質(zhì)量、安全、進(jìn)度等有一定影響，需保存較長(zhǎng)時(shí)間的文件資料，保管期限為長(zhǎng)期，一般不少于工程實(shí)際使用年限。4.在工程建設(shè)過(guò)程中形成的一般性文件資料，保管期限為短期，一般為35年。（三）保管方式1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜（架）、溫濕度控制設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案分別存放，便于查找和管理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)理檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。4.涉及機(jī)密的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱監(jiān)理檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)已到保管期限的監(jiān)理檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值得到準(zhǔn)確評(píng)估。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，充分考慮檔案的歷史、現(xiàn)實(shí)和潛在價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目監(jiān)理部代表及相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。2.參考國(guó)家和行業(yè)有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的去留。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字，注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式等信息。4.銷毀記錄應(yīng)與《檔案銷毀清單》一并保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的監(jiān)理檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，為公司決策和項(xiàng)目管理提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行分類、編號(hào)、著錄等處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)：建立監(jiān)理檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和共享。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號(hào)、題名、日期等多種條件進(jìn)行快速檢索。3.檔案信息化利用：通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批等功能，方便公司內(nèi)部人員和外單位人員利用檔案。同時(shí)，利用信息化手段對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全