PAGE餐飲檔案臺賬管理制度一、總則（一）目的為加強公司餐飲檔案臺賬管理，確保餐飲業(yè)務相關信息的完整性、準確性和可追溯性，提高餐飲管理水平和服務質(zhì)量，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及餐飲業(yè)務的部門，包括但不限于餐飲采購部門、廚房加工部門、餐廳服務部門、質(zhì)量監(jiān)管部門等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案臺賬記錄應如實反映餐飲業(yè)務的實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋餐飲業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，包括食材采購、加工制作、菜品銷售、客戶反饋等，保證檔案臺賬內(nèi)容完整無缺。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的格式、流程和標準進行記錄與管理，確保檔案臺賬的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密、客戶隱私等信息予以嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案臺賬管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善餐飲檔案臺賬管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開展餐飲檔案臺賬的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對檔案臺賬進行檢查和評估，確保檔案資料的質(zhì)量和安全。（二）各業(yè)務部門職責1.負責本部門餐飲業(yè)務相關檔案臺賬資料的收集、整理和初步審核，并及時移交檔案管理部門。2.按照檔案臺賬管理制度的要求，規(guī)范本部門的業(yè)務操作記錄，確保記錄信息的準確、完整。3.配合檔案管理部門做好檔案臺賬的查閱、統(tǒng)計等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案臺賬內(nèi)容與分類（一）采購檔案臺賬1.供應商檔案供應商基本信息，包括名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。供應商資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證等。供應商評估記錄，包括供貨質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務等方面的評估結果。與供應商簽訂的采購合同及相關協(xié)議。2.食材采購記錄采購日期、食材名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價。食材產(chǎn)地、供應商名稱。采購訂單編號、驗收情況記錄。（二）加工制作檔案臺賬1.菜品配方與制作流程各類菜品的詳細配方，包括食材用量、調(diào)料配比等。菜品制作工藝流程，明確每個步驟的操作要求和時間節(jié)點。2.廚房加工記錄每日菜品加工數(shù)量、批次。食材領用情況，包括領用時間、食材名稱、數(shù)量。加工過程中的質(zhì)量檢驗記錄，如食材新鮮度、加工衛(wèi)生狀況等。（三）餐廳服務檔案臺賬1.顧客點單記錄點單日期、顧客姓名或桌號。所點菜品名稱、數(shù)量、特殊要求。2.服務評價記錄顧客評價時間、評價方式（如現(xiàn)場評價、線上評價等）。顧客對服務態(tài)度、上菜速度、菜品質(zhì)量等方面的具體評價內(nèi)容。針對顧客反饋問題的處理記錄。（四）食品安全檔案臺賬1.食品檢驗檢測報告食材、菜品的檢驗檢測報告，包括農(nóng)藥殘留、獸藥殘留、微生物指標等檢測結果。餐具消毒檢測報告。2.食品安全事故記錄事故發(fā)生時間、地點、涉及人員、事故原因。事故處理過程及結果，包括采取的措施、整改情況等。（五）人員管理檔案臺賬1.員工檔案員工基本信息，包括姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、入職時間等。員工健康證明、培訓記錄、考核情況。員工獎懲記錄。2.人員培訓檔案培訓計劃、培訓內(nèi)容、培訓時間、培訓講師。員工培訓簽到表、培訓考核成績。四、檔案臺賬的建立與收集（一）建立要求1.檔案臺賬應按照分類標準進行科學合理的設置，確保各類信息能夠清晰、準確地記錄。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結合的方式進行管理，電子檔案應進行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案臺賬應具備連續(xù)性和系統(tǒng)性，并按照時間順序進行編號，便于查找和管理。（二）收集流程1.各業(yè)務部門在日常工作中應及時收集、整理本部門產(chǎn)生的餐飲檔案臺賬資料，并進行初步分類和編號。2.每月末，各業(yè)務部門將整理好的檔案臺賬資料移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案臺賬資料進行審核，檢查資料的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料退回原部門進行補充或修正。五、檔案臺賬的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案分類標準進行分類整理，確保同一類檔案集中存放。3.去除檔案中的重復、無效信息，保證檔案內(nèi)容簡潔明了。（二）歸檔方法1.紙質(zhì)檔案按照類別和時間順序進行裝訂成冊，并在每冊檔案首頁編制目錄，注明檔案內(nèi)容、頁碼等信息。2.電子檔案按照分類文件夾進行存儲，文件夾命名應規(guī)范統(tǒng)一，便于查找。同時，建立電子檔案索引目錄，記錄電子檔案的文件名、存儲路徑、形成時間等信息。3.檔案管理部門應定期對整理歸檔后的檔案進行核對，確保檔案資料的準確性和完整性。六、檔案臺賬的保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應劃分不同的區(qū)域，分別存放紙質(zhì)檔案和電子檔案存儲設備，并設置明顯的標識。（二）保管期限1.采購檔案臺賬：供應商檔案長期保管；食材采購記錄保管期限為自采購之日起[X]年。2.加工制作檔案臺賬：菜品配方與制作流程長期保管；廚房加工記錄保管期限為自記錄之日起[X]年。3.餐廳服務檔案臺賬：顧客點單記錄保管期限為自點單之日起[X]年；服務評價記錄長期保管。4.食品安全檔案臺賬：食品檢驗檢測報告長期保管；食品安全事故記錄長期保管。5.人員管理檔案臺賬：員工檔案長期保管；人員培訓檔案保管期限為自培訓結束之日起[X]年。（三）保管要求1.紙質(zhì)檔案應整齊排列在檔案架上，避免擠壓變形。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)破損、霉變等情況及時進行修復或更換。2.電子檔案應定期進行備份，備份存儲設備應異地存放。同時，定期對電子檔案進行維護和清理，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可用性。3.檔案管理部門應建立檔案保管登記冊，詳細記錄檔案的入庫時間、保管期限、存放位置等信息，并定期進行核對和更新。七、檔案臺賬的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱餐飲檔案臺賬的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司重要決策、食品安全事故調(diào)查等特殊情況需要查閱檔案臺賬的，應經(jīng)公司分管領導審批同意后方可查閱。（二）查閱流程1.查閱人員持審批通過的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，并在檔案查閱登記冊上簽字。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人員的需求，提供相應的檔案資料，并協(xié)助查閱人員進行查閱。查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記冊上注明查閱結束時間。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱餐飲檔案臺賬資料。如因特殊原因確需借閱的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)公司分管領導審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應提前向檔案管理部門提出申請，并經(jīng)原審批領導同意。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上進行任何形式的標記、涂改或損壞。借閱期滿后，應按時歸還檔案管理部門。八、檔案臺賬的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對餐飲檔案臺賬中的各類數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，如食材采購量、菜品銷售量、顧客投訴數(shù)量等。2.統(tǒng)計分析不同時間段、不同部門、不同菜品的業(yè)務數(shù)據(jù)變化情況，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）分析方法1.采用數(shù)據(jù)對比分析、趨勢分析、關聯(lián)分析等方法，對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行深入分析，找出餐飲業(yè)務中的問題和規(guī)律。2.根據(jù)分析結果，提出針對性的改進措施和建議，如優(yōu)化采購計劃、調(diào)整菜品結構、加強員工培訓等。（三）統(tǒng)計報表1.檔案管理部門應定期編制餐飲檔案臺賬統(tǒng)計報表，如月度采購統(tǒng)計報表、季度菜品銷售分析報表等。2.統(tǒng)計報表應內(nèi)容準確、格式規(guī)范，數(shù)據(jù)來源可靠，并附簡要的分析說明。統(tǒng)計報表經(jīng)審核后，報送公司相關領導和部門。九、檔案臺賬的銷毀（一）銷毀條件1.檔案臺賬保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案資料損壞、丟失，無法修復或補充的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對達到銷毀條件的檔案臺賬進行清理核對，編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、公司分管領導審批后，方可進行銷毀。