PAGE綜合檔案收集歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織綜合檔案的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作活動中形成的各類綜合檔案的收集、歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織綜合檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案的收集應(yīng)確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的全過程，保證檔案的完整性。3.及時歸檔原則：各類檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)及時收集、整理并歸檔，防止檔案資料的散失。4.便于利用原則：檔案的整理和分類應(yīng)科學(xué)合理，便于檢索和查閱，提高檔案的利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)綜合檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂綜合檔案收集歸檔制度及相關(guān)配套制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)和監(jiān)督各部門對各類檔案的收集工作，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對收集到的檔案進(jìn)行整理、編目、裝訂等工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管與保護(hù)：建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案庫房、檔案柜、防火防盜防潮防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全保管。定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)：建立檔案查閱利用制度，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查閱服務(wù)，根據(jù)工作需要，依法依規(guī)為外部單位或個人提供檔案查閱服務(wù)。做好檔案查閱利用登記工作，對查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和安全管理，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。6.檔案鑒定與銷毀：按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案鑒定銷毀制度，定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對確無保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。做好檔案鑒定銷毀記錄工作。7.業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平。對各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助解決檔案管理工作中存在的問題。三、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件：包括公司章程、營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、變更登記申請書、注銷登記證明等。2.公司/組織會議文件：各類行政辦公會議、專題會議、董事會會議、股東會會議等形成的會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等文件材料。3.公司/組織內(nèi)部管理制度：包括行政管理制度、人事管理制度、財務(wù)管理制度、采購管理制度、合同管理制度、保密制度、考勤制度等各類規(guī)章制度文件。4.人事檔案材料：員工入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價材料、獎懲材料、離職手續(xù)材料等。5.行政公文：上級機(jī)關(guān)下發(fā)的各類文件、公司/組織發(fā)布的各類通知、通報、報告、請示、批復(fù)等文件材料。6.印章管理文件：印章管理制度、印章使用登記表、印章銷毀記錄等。7.證照管理文件：公司/組織各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、商標(biāo)注冊文件、專利文件等的申請、審批、頒發(fā)、年檢、變更、注銷等相關(guān)材料。8.信訪與投訴處理文件：來信來訪記錄、投訴舉報材料、處理結(jié)果報告等。9.其他行政管理文件：如辦公設(shè)備采購與管理文件、辦公用品領(lǐng)用記錄、車輛使用記錄、辦公場地租賃與管理文件等。（二）業(yè)務(wù)管理類檔案1.市場營銷檔案：市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、廣告宣傳資料、客戶資料、銷售合同、銷售業(yè)績統(tǒng)計報表等。2.生產(chǎn)管理檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報告、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、安全生產(chǎn)記錄、原材料采購合同等。3.質(zhì)量管理檔案：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量事故處理記錄等。4.技術(shù)研發(fā)檔案：研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報告、研發(fā)計劃、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果報告、專利申請文件、技術(shù)合作協(xié)議等。5.財務(wù)管理檔案：財務(wù)預(yù)算、財務(wù)報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務(wù)申報材料、資金往來記錄等。6.物資采購與管理檔案：采購計劃、采購合同、供應(yīng)商評估材料、物資驗(yàn)收記錄、庫存盤點(diǎn)記錄等。7.合同管理檔案：各類業(yè)務(wù)合同文本、合同審批表、合同執(zhí)行情況記錄、合同變更與解除材料等。8.項(xiàng)目管理檔案：項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目可行性研究報告、項(xiàng)目設(shè)計方案、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件材料、項(xiàng)目驗(yàn)收報告等。9.其他業(yè)務(wù)管理文件：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際工作需要，納入業(yè)務(wù)管理類檔案收集范圍的其他相關(guān)文件材料。（三）黨群工作類檔案1.黨組織建設(shè)文件：黨組織設(shè)置文件、黨員名冊、黨組織換屆選舉文件、黨員發(fā)展與管理文件等。2.黨員教育與活動文件：黨員教育培訓(xùn)計劃、學(xué)習(xí)資料、黨組織活動記錄、黨員主題教育活動材料等。3.紀(jì)檢監(jiān)察文件：黨風(fēng)廉政建設(shè)制度、紀(jì)檢監(jiān)察工作文件、違紀(jì)違法案件查處材料等。4.工會工作文件：工會組織建設(shè)文件、工會會員名冊、工會活動記錄、職工權(quán)益維護(hù)文件等。5.共青團(tuán)工作文件：共青團(tuán)組織建設(shè)文件、團(tuán)員名冊、共青團(tuán)活動記錄、青年工作文件等。6.其他黨群工作文件：如統(tǒng)戰(zhàn)工作文件、企業(yè)文化建設(shè)文件、精神文明建設(shè)文件等。（四）特殊載體檔案1.照片檔案：反映公司/組織重大活動、重要會議、生產(chǎn)經(jīng)營、工程建設(shè)、科研成果等方面的照片，包括照片底片、照片說明等。2.錄音錄像檔案：記錄公司/組織重要活動、會議、講座、培訓(xùn)等內(nèi)容的錄音帶、錄像帶、光盤等，以及相應(yīng)的文字說明。3.電子檔案：公司/組織在信息化建設(shè)過程中形成的各類電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件、電子郵件等，應(yīng)按照電子檔案管理要求進(jìn)行收集、整理和歸檔。4.實(shí)物檔案：公司/組織獲得的各類獎杯、獎牌、證書、錦旗等實(shí)物，以及具有紀(jì)念意義的禮品、贈品等，應(yīng)進(jìn)行登記造冊，并拍照留存相關(guān)信息。四、檔案收集要求（一）文件材料齊全完整各部門應(yīng)確保收集的文件材料齊全完整，能夠全面反映工作活動的真實(shí)情況。對同一事項(xiàng)的文件材料，應(yīng)收集其從產(chǎn)生到結(jié)束全過程的相關(guān)資料，包括請示與批復(fù)、來文與復(fù)文、合同文本與附件等。（二）文件材料真實(shí)有效收集的文件材料應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，具有法律效力。嚴(yán)禁偽造、篡改檔案材料。（三）文件材料格式規(guī)范文件材料應(yīng)符合國家公文格式標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)規(guī)范要求，字跡清晰、圖表工整、紙張完好。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長期有效保存和查閱利用。（四）及時收集移交各部門應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)，及時將本部門形成的各類檔案收集整理完畢，并移交至檔案管理部門。對于重要緊急的文件材料，應(yīng)隨時收集并移交。五、檔案歸檔程序（一）整理分類檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理分類。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、黨群工作類、特殊載體檔案等大類，各大類下再根據(jù)具體內(nèi)容細(xì)分若干二級類目和三級類目。例如，行政管理類檔案可細(xì)分為公司/組織文件、會議文件、人事檔案、行政公文等二級類目；業(yè)務(wù)管理類檔案可根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)一步細(xì)分市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等二級類目，每個二級類目下再根據(jù)具體業(yè)務(wù)內(nèi)容設(shè)置相應(yīng)的三級類目。（二）編目編號對整理好的檔案進(jìn)行編目編號，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、年度、保管期限、密級、責(zé)任者、日期、頁數(shù)等項(xiàng)目。檔案編號應(yīng)按照一定的編碼規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的檢索和管理。例如，可采用“全宗號目錄號案卷號件號”的編號方式，其中全宗號為公司/組織代碼，目錄號為檔案分類目錄代碼，案卷號為每一卷檔案的編號，件號為每卷檔案內(nèi)每份文件的編號。（三）裝訂編頁對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂編頁，確保檔案的整齊牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝方式，不得使用金屬釘裝訂。編頁應(yīng)準(zhǔn)確無誤，標(biāo)明每一頁的頁碼，便于查閱和統(tǒng)計。（四）裝盒上架將編目編號、裝訂編頁后的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號、題名、年度、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照檔案分類順序排列上架，便于存放和查找。（五）數(shù)字化錄入對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照檔案數(shù)字化要求進(jìn)行掃描錄入，形成電子檔案。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并進(jìn)行相應(yīng)的元數(shù)據(jù)著錄，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案保管期限與密級劃分（一）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、重要會議紀(jì)要、重大決策文件、年度財務(wù)決算報表等。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案。主要包括公司/組織一般性業(yè)務(wù)文件、重要業(yè)務(wù)合同、重要項(xiàng)目檔案等。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案。一般為公司/組織日常工作中形成的、在一定時期內(nèi)有查考利用價值的文件材料，如一般性通知、短期項(xiàng)目檔案等。（二）密級劃分1.絕密：涉及公司/組織核心機(jī)密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的文件材料。如公司/組織重大商業(yè)秘密、核心技術(shù)資料、戰(zhàn)略規(guī)劃等。2.機(jī)密：涉及公司/組織重要機(jī)密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的文件材料。如重要業(yè)務(wù)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)、人事任免決策等。3.秘密：涉及公司/組織一般機(jī)密，一旦泄露會使公司/組織的安全和利益遭受一定損害的文件材料。如一般性技術(shù)資料、市場調(diào)研報告、普通人事檔案等。檔案的保管期限和密級應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注在檔案目錄及檔案載體上。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱涉及機(jī)密、絕密級檔案的，需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外部查閱：因工作需要，外部單位或個人查閱公司/組織檔案的，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱登記工作。查閱涉及機(jī)密、絕密級檔案的，一般不予提供，確因特殊情況需要提供的，需經(jīng)公司/組織上級主管部門批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行查閱。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對每一次查閱檔案的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容、批準(zhǔn)人、查閱期限、歸還日期等信息。查閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在查閱登記本上簽字注銷。（三）利用方式檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人的需求，提供檔案原件查閱、復(fù)印件、電子文檔等多種利用方式。查閱人如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)支付復(fù)印費(fèi)用。如需提供電子文檔，檔案管理部門應(yīng)確保電子文檔的內(nèi)容與原件一致，并按照規(guī)定的格式和存儲介質(zhì)提供。（四）檔案借閱因工作需要短期借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定方法檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、密級、重要性等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析。審查檔案內(nèi)容是否仍具有查考利用價值，是否涉及公司/組織機(jī)密信息，是否符合國家法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定等。對于涉及重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限。（三）銷毀程序經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，