PAGE建立檔案安全管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報表、圖紙、照片、音像資料等。（四）管理原則1.安全第一原則：始終將檔案安全放在首位，采取有效措施保障檔案實體安全和信息安全。2.預(yù)防為主原則：加強檔案安全防范意識，建立健全安全防范機制，預(yù)防各類安全事故的發(fā)生。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案安全管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理行為。二、檔案安全管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實施。2.對公司檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案安全管理工作，定期開展檔案安全檢查和評估。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備。5.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高員工的檔案安全意識。6.負(fù)責(zé)處理檔案安全事故，及時向上級主管部門報告，并采取有效措施減少損失。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，確保檔案的安全。2.按照公司檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交檔案。3.加強對本部門員工的檔案安全宣傳教育，提高員工的檔案安全意識。4.配合檔案管理部門開展檔案安全檢查和評估工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時整改。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、借閱、歸還等。3.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。4.做好檔案庫房的安全管理工作，確保檔案庫房的溫濕度、防火、防盜、防蟲、防潮等符合要求。5.負(fù)責(zé)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，確保檔案信息的安全。6.協(xié)助處理檔案安全事故，提供相關(guān)的檔案資料和信息。三、檔案實體安全管理（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備和應(yīng)急照明設(shè)備。3.檔案庫房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等安全設(shè)施設(shè)備，確保檔案庫房的安全。4.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行清潔和消毒，保持庫房內(nèi)的整潔和衛(wèi)生。5.檔案庫房應(yīng)建立溫濕度記錄制度，定期記錄庫房內(nèi)的溫濕度情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（二）檔案整理與裝訂1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行整理和裝訂。2.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、排列有序、編號規(guī)范、裝訂整齊，便于保管和利用。3.檔案裝訂應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的裝訂材料，確保檔案的牢固和整齊。4.檔案整理和裝訂過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始面貌，不得隨意涂改、損毀檔案。（三）檔案存放與保管1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案存放應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量準(zhǔn)確無誤。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的保管區(qū)域，分別存放不同類型和保管期限的檔案，避免相互干擾。4.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密保管等。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。（四）檔案搬運與運輸1.檔案搬運和運輸過程中，應(yīng)采取必要的防護(hù)措施，避免檔案受到損壞、丟失或泄密。2.檔案搬運和運輸應(yīng)使用專門的檔案搬運工具和設(shè)備，如檔案箱、檔案袋、推車等。3.檔案搬運和運輸過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的標(biāo)識和編號，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.檔案搬運和運輸過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全。四、檔案信息安全管理（一）檔案信息系統(tǒng)安全1.建立健全檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，明確系統(tǒng)管理員、安全審計員等人員的職責(zé)。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的技術(shù)架構(gòu)和設(shè)備，具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密等功能。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。4.加強對檔案信息系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保用戶信息的安全。5.建立檔案信息系統(tǒng)安全審計機制，對系統(tǒng)操作進(jìn)行記錄和審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理違規(guī)行為。（二）檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.檔案數(shù)據(jù)備份應(yīng)采用全量備份和增量備份相結(jié)合的方式，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和可恢復(fù)性。4.建立檔案數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，明確數(shù)據(jù)恢復(fù)的流程和責(zé)任，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。（三）檔案信息訪問控制1.建立檔案信息訪問控制制度，對檔案信息的訪問進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保用戶只能訪問其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案信息。3.對檔案信息的訪問應(yīng)進(jìn)行身份認(rèn)證和授權(quán)，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等多種認(rèn)證方式，確保用戶身份的真實性和合法性。4.定期對檔案信息訪問權(quán)限進(jìn)行審查和調(diào)整，確保權(quán)限設(shè)置的合理性和有效性。（四）檔案信息保密管理1.加強對檔案信息保密工作的宣傳教育，提高員工的保密意識。2.明確檔案信息保密范圍和保密期限，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格保密。3.與接觸檔案信息的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密責(zé)任和義務(wù)。4.對檔案信息的查閱、借閱、復(fù)制等進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記，確保檔案信息的安全。5.加強對檔案信息傳輸過程的保密管理，采用加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保檔案信息在傳輸過程中的安全。五、檔案安全檢查與評估（一）安全檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全檢查工作，檢查內(nèi)容包括檔案實體安全、檔案信息安全、檔案庫房安全等。2.安全檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計劃和檢查表，并按照檢查表的內(nèi)容進(jìn)行逐一檢查。3.安全檢查應(yīng)采用實地檢查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，確保檢查結(jié)果的真實性和準(zhǔn)確性。4.對安全檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，明確整改要求和整改期限，督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。5.整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）安全評估1.檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全評估工作，對公司檔案安全管理狀況進(jìn)行全面評估。2.安全評估應(yīng)邀請專業(yè)的安全評估機構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行，評估內(nèi)容包括檔案安全管理制度的執(zhí)行情況、檔案安全設(shè)施設(shè)備的運行情況、檔案安全事故的發(fā)生情況等。3.安全評估應(yīng)形成評估報告，提出改進(jìn)建議和措施，為公司檔案安全管理工作提供決策依據(jù)。4.根據(jù)安全評估報告，制定針對性的整改方案，明確整改責(zé)任和整改期限，確保公司檔案安全管理水平不斷提高。六、檔案安全事故處理（一）事故報告1.發(fā)生檔案安全事故后，事故發(fā)生部門應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取有效措施防止事故擴大。2.檔案管理部門接到事故報告后，應(yīng)立即向上級主管部門報告，并組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查處理。3.事故報告應(yīng)包括事故發(fā)生的時間、地點、原因、經(jīng)過、損失情況及已采取的措施等內(nèi)容。（二）事故調(diào)查1.檔案管理部門應(yīng)組織成立事故調(diào)查組，對檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查。2.事故調(diào)查組應(yīng)通過現(xiàn)場勘查、查閱資料、詢問相關(guān)人員等方式，查明事故原因，確定事故責(zé)任。3.事故調(diào)查組應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成調(diào)查工作，并形成事故調(diào)查報告。（三）事故處理1.根據(jù)事故調(diào)查報告，對事故責(zé)任單位和責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理，追究其相應(yīng)的責(zé)任。2.對因檔案安全事故造成的損失，應(yīng)進(jìn)行評估和統(tǒng)計，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行賠償和修復(fù)。3.針對檔案安全事故中暴露的問題，應(yīng)及時完善檔案安全管理制度和安全防范措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織開展檔案安全培訓(xùn)工作，提高員工的檔案安全意識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案安全管理制度、檔案實體安全管理、檔案信息安全管理、檔案安全事故處理等方面。3.培訓(xùn)方式可采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、實地操作培訓(xùn)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。4.對新入職員工應(yīng)進(jìn)行檔案安全基礎(chǔ)知識培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。（二）宣傳1.檔案管理部門應(yīng)通過多種渠道