PAGE機關(guān)文書檔案處理制度一、總則（一）目的為了加強本機關(guān)文書檔案的科學(xué)管理，提高工作效率和質(zhì)量，確保文書檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮文書檔案在機關(guān)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的各種門類和載體的文書檔案的處理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則機關(guān)文書檔案工作由辦公室統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和管理，各部門負責(zé)本部門文書材料的收集、整理、歸檔，并定期向辦公室移交。2.真實完整原則確保文書檔案內(nèi)容真實、準確，全面反映機關(guān)工作活動的全過程，維護文書檔案的原始面貌，保證檔案的完整性。3.分類科學(xué)原則按照文書檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則建立健全安全保密制度，采取有效措施，確保文書檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。（四）職責(zé)分工1.辦公室負責(zé)制定和完善機關(guān)文書檔案處理制度，并組織實施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門的文書檔案工作，對各部門的檔案工作進行檢查和考核。集中統(tǒng)一管理機關(guān)的文書檔案，負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。負責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定提供檔案信息。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。2.各部門負責(zé)本部門文書材料的形成、積累和整理工作，確保材料的齊全、完整、準確。按照檔案管理的要求，定期將本部門的文書材料移交辦公室歸檔。配合辦公室做好檔案的查閱、借閱等工作，如實提供所需信息。二、文書材料的形成與收集（一）文書材料的形成1.機關(guān)各部門在履行職責(zé)過程中，應(yīng)按照工作流程和要求，及時形成各種文書材料，包括文件、函件、報告（匯報）、通知、會議紀要、合同協(xié)議、工作計劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.文書材料應(yīng)使用符合檔案管理要求的紙張，字跡清晰、工整，內(nèi)容完整、準確。禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水等不耐久書寫材料。（二）文書材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)文書材料的收集工作，確保本部門形成的文書材料及時、完整地收集起來。2.收集范圍包括本部門在工作活動中直接形成的各種文件、材料、圖表、聲像等資料，以及與本部門工作相關(guān)的外來文件、函件等。3.對于重要的會議、活動等形成的文書材料，承辦部門應(yīng)在會議結(jié)束或活動完成后及時收集整理，并移交辦公室。4.對于外出參加會議、培訓(xùn)等帶回的文件、資料，參加人員應(yīng)及時將其交至辦公室，由辦公室進行登記、整理和歸檔。三、文書材料的整理（一）整理原則文書材料的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類按照文書檔案的年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類。年度分類：將文書材料按其形成年度進行劃分。機構(gòu)（問題）分類：按照機關(guān)內(nèi)部的組織機構(gòu)或問題性質(zhì)進行分類。同一機構(gòu)或問題形成的文件集中在一起。保管期限分類：根據(jù)文件的重要程度和保存價值，將文書材料劃分為永久、長期、短期三種保管期限。2.裝訂對紙張規(guī)格統(tǒng)一、頁面整齊的文書材料，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或縫紉機軋邊裝訂，保持文件的整齊牢固。對于紙張規(guī)格不一致或頁面不整齊的文書材料，應(yīng)先進行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后再進行裝訂。3.編目編制卷內(nèi)文件目錄，目錄應(yīng)包括順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等項目。填寫卷內(nèi)備考表，備考表應(yīng)包括本卷情況說明、立卷人、檢查人、立卷時間等內(nèi)容。編寫案卷封面，案卷封面應(yīng)包括全宗名稱、類目名稱、案卷題名、時間、保管期限、件（頁）數(shù)、歸檔號等項目。四、文書檔案的歸檔（一）歸檔時間各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文書材料整理歸檔完畢，并移交辦公室。（二）歸檔要求1.歸檔的文書檔案應(yīng)符合整理要求，分類準確、編目規(guī)范、裝訂整齊。2.歸檔的文書檔案應(yīng)齊全完整，能夠全面反映本部門的工作活動。3.歸檔的文書檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進行劃分，分別整理歸檔。（三）歸檔程序1.各部門將整理好的文書檔案移交辦公室時，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認。2.辦公室對接收的檔案進行核對、檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。3.辦公室將核對無誤的檔案進行上架保管，并按照檔案管理系統(tǒng)的要求進行錄入和存儲。五、文書檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜門窗等。（二）保管方式1.采用密集架存放檔案，按照分類順序排列檔案，便于查找和管理。2.對重要的檔案應(yīng)采取備份保管的方式，如制成電子檔案或縮微膠片等，以防止檔案原件的損壞或丟失。（三）保管期限文書檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種：1.永久保管的檔案：凡是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映本機關(guān)一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時間內(nèi)對本機關(guān)工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、存放位置等，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取措施進行處理。3.對清查結(jié)果進行總結(jié)和分析，針對存在的問題提出改進措施，不斷完善檔案保管工作。六、文書檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)和本機關(guān)的規(guī)定，提供檔案利用服務(wù)。2.方便快捷原則簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供方便快捷的服務(wù)。3.安全保密原則在提供檔案利用服務(wù)的過程中，嚴格遵守安全保密制度，確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露。（二）利用范圍1.本機關(guān)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的，可按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)后進行利用。2.外單位因工作需要查閱、借閱本機關(guān)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)本機關(guān)辦公室負責(zé)人批準后，方可查閱、借閱。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行管理，限制利用范圍。（三）利用手續(xù)1.本機關(guān)工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容來源、期限等，經(jīng)本機關(guān)辦公室負責(zé)人批準后，到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，利用者應(yīng)在檔案查閱、借閱登記簿上登記，如實填寫查閱、借閱時間、檔案名稱、卷號等信息，并簽字確認。4.利用者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用方式1.查閱利用者可在辦公室檔案查閱室查閱檔案，如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)辦公室同意后，由辦公室工作人員進行操作。2.借閱借閱檔案一般應(yīng)在本機關(guān)內(nèi)使用，如需帶出本機關(guān)，應(yīng)經(jīng)辦公室負責(zé)人批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則按照國家有關(guān)規(guī)定和本機關(guān)的實際情況，對檔案進行科學(xué)鑒定，準確判定檔案的保存價值，確保檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.分析比較法將檔案與同類檔案或相關(guān)檔案進行分析比較，判斷其保存價值的高低。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，報本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。2.編