PAGE產(chǎn)業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司產(chǎn)業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門對(duì)產(chǎn)業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司產(chǎn)業(yè)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則全面收集和整理產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司產(chǎn)業(yè)檔案管理制度。負(fù)責(zé)公司產(chǎn)業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作。定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)措施。2.各部門及所屬單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門及所屬單位在產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的檔案的收集、整理和移交工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案的安全和完整。配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用工作。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、計(jì)劃、決策等文件材料。2.產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等。3.產(chǎn)業(yè)生產(chǎn)過程中的技術(shù)文件、工藝文件、質(zhì)量文件及各類報(bào)表等。4.產(chǎn)業(yè)設(shè)備的采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)等方面的文件材料。5.產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品的研發(fā)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)制造、質(zhì)量檢測、銷售服務(wù)等環(huán)節(jié)的文件材料。6.產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中的財(cái)務(wù)文件、審計(jì)文件、稅務(wù)文件等。7.產(chǎn)業(yè)相關(guān)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件，如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等。8.產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的各類會(huì)議記錄及紀(jì)要。9.產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中的對(duì)外交流合作文件，如協(xié)議、合同、信函等。10.其他與產(chǎn)業(yè)活動(dòng)相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門及所屬單位在產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成的各類文件材料，并進(jìn)行初步整理。2.對(duì)重要的產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目，應(yīng)建立項(xiàng)目檔案工作責(zé)任制，并指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集、整理和歸檔工作。3.收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)有效，字跡清晰，簽署完備。（三）整理方法1.分類按照產(chǎn)業(yè)活動(dòng)的不同階段和內(nèi)容，將檔案分為產(chǎn)業(yè)規(guī)劃類、項(xiàng)目管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、設(shè)備管理類、產(chǎn)品管理類、財(cái)務(wù)管理類、知識(shí)產(chǎn)權(quán)類、會(huì)議紀(jì)要類、對(duì)外合作類等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名（文件名）、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容，以便快速檢索和查閱檔案。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件。三、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥品、消防器材等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行分類存放，按照檔案編號(hào)順序排列，便于查找和管理。定期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，如對(duì)受潮、發(fā)霉、破損的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。建立紙質(zhì)檔案借閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱期限。2.電子檔案保管對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種類型，如磁帶、光盤、硬盤等，并分別存放在不同的地點(diǎn)。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，對(duì)不同級(jí)別的人員設(shè)置不同的訪問權(quán)限，防止電子檔案被非法篡改或泄露。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、重大產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件、涉及公司核心利益的文件等。3.長期保管的檔案保管期限一般為10年至50年，主要包括公司一般性產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目文件、重要技術(shù)文件、財(cái)務(wù)審計(jì)文件等。4.短期保管的檔案保管期限一般為1年至10年，主要包括公司日常產(chǎn)業(yè)活動(dòng)中形成且不需要長期保存的文件。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。四、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在開展生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等工作時(shí)，需要查閱檔案資料的。2.公司外部單位因工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后查閱檔案資料的。3.法律法規(guī)規(guī)定的其他檔案利用情況。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。公司外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱目的、范圍和時(shí)間等內(nèi)容。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限和歸還日期。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限一般不得超過[具體期限]，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、偽造、損毀檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫檔案復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制內(nèi)容和用途。經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋“復(fù)制件”印章，并注明復(fù)制日期和復(fù)制人。（三）利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量、復(fù)制內(nèi)容及用途、歸還日期等。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。五、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司產(chǎn)業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)公司現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件進(jìn)行整理、存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司產(chǎn)業(yè)檔案管理需求的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲(chǔ)、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理建立檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案信息化管理工作，確保檔案管理信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求進(jìn)行檔案信息的錄入和維護(hù)。3.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，防止系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)丟失。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的收集、整理、保管、利用等工作情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查檔案管理部門定期對(duì)各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查周期為[具體周期]。2.不定期抽查檔案管理部門不定期對(duì)各部門及所屬單位的檔案管理工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。3.專項(xiàng)檢查根據(jù)公司產(chǎn)業(yè)活動(dòng)的需要，對(duì)涉及重要產(chǎn)業(yè)項(xiàng)目、重大決策等方面的檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)檢查。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向被檢查部門及所屬單位發(fā)出整改通知書，要求其限期整改。