PAGE檔案專人保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、信函、照片、音像資料等。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：根據(jù)檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.有效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司的各項工作提供支持和服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度。2.制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。4.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全。6.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。7.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各部門及員工提供便利。8.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識和業(yè)務(wù)水平。9.定期對公司檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，不斷改進(jìn)檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、報告等。3.公司內(nèi)部管理文件，包括規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司員工的人事檔案，包括入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核記錄、獎懲記錄等。5.公司財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.公司技術(shù)檔案，包括研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等。7.公司市場營銷檔案，包括市場調(diào)研報告、客戶資料、營銷活動策劃方案等。8.公司固定資產(chǎn)檔案，包括設(shè)備清單、采購合同、驗收報告、維修記錄等。9.公司其他具有保存價值的文件、資料、記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍和要求，認(rèn)真收集各類檔案資料，并進(jìn)行初步的整理和分類。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時移交檔案管理部門，不得擅自留存或銷毀。4.檔案收集人員應(yīng)定期將收集到的數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，以便于檔案的管理和查詢。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和信息共享。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等特征，將檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保編號的系統(tǒng)性和邏輯性。3.編目：對檔案進(jìn)行編目，包括編制檔案目錄、全宗卷等。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂應(yīng)采用線裝或膠裝等方式，避免使用金屬釘?shù)瓤赡軗p壞檔案的裝訂材料。5.上架：將整理好的檔案上架存放，按照分類和編號順序排列，便于查找和利用。四、檔案的保管（一）檔案保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲藥、滅火器、防盜門、防盜窗等，以滿足檔案保管的需要。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按照分類和編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份應(yīng)采用異地存儲等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案應(yīng)采用光盤、磁帶等介質(zhì)存儲，并進(jìn)行分類編號和編目。聲像檔案應(yīng)存放在專門的音像檔案庫房或設(shè)備中，確保音像資料的清晰和完整。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對公司具有重要歷史價值和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、批文等。3.長期保管的檔案是指對公司在一定時期內(nèi)具有重要利用價值的檔案，如公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、訂單、報表、報告等，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案是指對公司在短期內(nèi)具有一定利用價值的檔案，如公司內(nèi)部管理文件、員工的人事檔案等，保管期限一般為1年至10年。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。4.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專人負(fù)責(zé)安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。5.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運行。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱與借閱范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱和借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.公司外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱與借閱流程1.查閱申請：公司內(nèi)部員工如需查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的查閱申請，進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案查閱申請，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.查閱登記：檔案管理人員根據(jù)審批通過的《檔案查閱申請表》，對查閱人員進(jìn)行登記，并提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上簽字確認(rèn)。4.借閱申請：公司內(nèi)部員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。5.審批：部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)員工的借閱申請，進(jìn)行審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請，應(yīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。6.借閱登記：檔案管理人員根據(jù)審批通過的《檔案借閱申請表》，對借閱人員進(jìn)行登記，并提供檔案借閱服務(wù)。借閱人員應(yīng)在檔案借閱登記簿上簽字確認(rèn)。7.借閱期限：檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。8.歸還：借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整和無損。（三）查閱與借閱要求1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露檔案內(nèi)容。4.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱和借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。5.檔案管理人員應(yīng)定期對查閱和借閱檔案的情況進(jìn)行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度為依據(jù)。2.從公司的實際情況出發(fā)，根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定。3.確保鑒定工作的公正性、客觀性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。檔案鑒定工作小組由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對每一份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、形式等特征，判斷其價值和保管期限。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時間、保管期限、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行綜合分析和判斷。（四）鑒定程序1.檔案管理部門提出鑒定意見：檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，提出檔案鑒定的初步意見。2.檔案鑒定工作小組審核：檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成審核意見。3.公司領(lǐng)導(dǎo)審批：審核意見報公司領(lǐng)導(dǎo)審批，公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審核意見做出最終的鑒定決定。（五）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理部門根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的鑒定決定，編制《檔案銷毀清單》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施：檔案管理部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織實施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對檔案銷毀過程