PAGE財(cái)務(wù)檔案收納制度匯編一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案的管理，確保財(cái)務(wù)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，以及其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、資料、圖表等。2.收納：指對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行收集、整理、裝訂、編目、上架等一系列工作，確保檔案的有序存放和便于查找利用。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，實(shí)行集中收納、集中保管。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)真實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，確保檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.方便利用原則：優(yōu)化財(cái)務(wù)檔案的收納流程，提高檔案管理效率，便于公司內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位查閱利用。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明等。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)審批文件等。（二）編號(hào)1.會(huì)計(jì)憑證編號(hào)：按照年度和月份順序編號(hào)，每月從1號(hào)開(kāi)始，如“20XX年1月001號(hào)”。2.會(huì)計(jì)賬簿編號(hào)：總賬編號(hào)為“1”，明細(xì)賬編號(hào)為“2”，日記賬編號(hào)為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為“4”，其他輔助性賬簿根據(jù)實(shí)際情況依次編號(hào)。3.財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)：按照年度編號(hào)，如“20XX年001號(hào)”。4.其他類檔案編號(hào)：根據(jù)檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如經(jīng)濟(jì)合同編號(hào)為“HT20XX001”，表示20XX年第1份經(jīng)濟(jì)合同。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門(mén)各崗位人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)將各自工作中形成的財(cái)務(wù)檔案收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)于外部單位提供的與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、資料等，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收，并進(jìn)行登記。3.每年年終，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)對(duì)全年的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行全面清查，確保所有應(yīng)歸檔的檔案均已收集到位。（二）整理1.會(huì)計(jì)憑證整理對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，確保其真實(shí)性、合法性、完整性。將審核無(wú)誤的原始憑證按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)記賬憑證進(jìn)行編號(hào)，檢查憑證內(nèi)容是否填寫(xiě)齊全、準(zhǔn)確，摘要是否清晰，會(huì)計(jì)科目使用是否正確，借貸方金額是否平衡等。將整理好的記賬憑證按照編號(hào)順序排列，每25張或50張裝訂成一冊(cè)，并在封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿整理檢查賬簿是否齊全，賬頁(yè)是否完整，有無(wú)缺頁(yè)、跳行等情況。對(duì)賬簿中的賬頁(yè)進(jìn)行編號(hào)，填寫(xiě)賬簿啟用表，注明賬簿名稱、編號(hào)、啟用日期、記賬人員、會(huì)計(jì)主管等信息。按照賬簿的種類和編號(hào)順序，將賬簿整齊排列，便于查閱。3.財(cái)務(wù)報(bào)告整理對(duì)月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行分類整理，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)是否一致。在報(bào)告封面注明報(bào)告名稱、年度、季度、月份、編制單位、單位負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管等信息。將整理好的財(cái)務(wù)報(bào)告按照時(shí)間順序裝訂成冊(cè)，每?jī)?cè)厚度不宜過(guò)厚，以便于翻閱。4.其他類檔案整理對(duì)銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單等，應(yīng)按照時(shí)間順序進(jìn)行整理，每半年或一年裝訂成一冊(cè)，并注明起止日期、銀行名稱等信息。納稅申報(bào)表應(yīng)按照稅種、申報(bào)時(shí)間順序進(jìn)行整理，每年裝訂成一冊(cè)。財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等，應(yīng)根據(jù)報(bào)告的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，并分別整理成冊(cè)。經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)審批文件等，應(yīng)按照合同簽訂時(shí)間或?qū)徟鷷r(shí)間順序進(jìn)行整理，每份合同或文件單獨(dú)編號(hào)，并注明合同名稱、簽訂日期、合同金額、對(duì)方單位等信息。四、財(cái)務(wù)檔案的裝訂與編目（一）裝訂1.會(huì)計(jì)憑證裝訂裝訂前應(yīng)檢查憑證是否整齊，對(duì)于過(guò)大或過(guò)小的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其大小與記賬憑證一致。在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)裝訂牢固，確保憑證不散落。在裝訂線處加封簽，并由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。2.會(huì)計(jì)賬簿裝訂賬簿裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得有掉頁(yè)、缺頁(yè)等情況。在賬簿封面和封底粘貼封皮，注明賬簿名稱、編號(hào)、年度、月份等信息。在賬簿脊背上注明賬簿名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。3.財(cái)務(wù)報(bào)告裝訂及其他類檔案裝訂參照會(huì)計(jì)憑證裝訂的方法，確保裝訂牢固、整齊。在裝訂后的檔案封面注明檔案名稱、年度、月份、冊(cè)數(shù)等信息。（二）編目1.編制會(huì)計(jì)憑證目錄在會(huì)計(jì)憑證裝訂成冊(cè)后，應(yīng)編制會(huì)計(jì)憑證目錄，目錄應(yīng)包括憑證日期、憑證編號(hào)、摘要、會(huì)計(jì)科目、金額等信息，以便于查找。會(huì)計(jì)憑證目錄應(yīng)一式兩份，一份裝訂在憑證冊(cè)內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)，作為索引。2.編制會(huì)計(jì)賬簿目錄為每本會(huì)計(jì)賬簿編制目錄，目錄應(yīng)包括賬簿名稱、賬頁(yè)編號(hào)、賬戶名稱、摘要等信息。會(huì)計(jì)賬簿目錄應(yīng)放在賬簿首頁(yè)，便于查閱。3.編制財(cái)務(wù)報(bào)告目錄為每份財(cái)務(wù)報(bào)告編制目錄，目錄應(yīng)包括報(bào)告名稱、年度、季度、月份、編制單位、報(bào)告日期等信息。財(cái)務(wù)報(bào)告目錄應(yīng)放在報(bào)告首頁(yè)，方便查找。4.編制其他類檔案目錄對(duì)其他類檔案按照類別編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案名稱、編號(hào)、日期、內(nèi)容摘要等信息。其他類檔案目錄應(yīng)單獨(dú)成冊(cè)，作為檔案索引。五、財(cái)務(wù)檔案的保管與存放（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類檔案：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，納稅申報(bào)表保管期限為10年，財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告保管期限為5年（重要的長(zhǎng)期保管），審計(jì)報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告、評(píng)估報(bào)告保管期限為10年，經(jīng)濟(jì)合同、財(cái)務(wù)審批文件等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為10年或長(zhǎng)期保管。（二）存放地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門(mén)的財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.財(cái)務(wù)檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他類檔案等，每個(gè)區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找。2.定期對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。3.對(duì)超過(guò)保管期限的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀、涂改財(cái)務(wù)檔案，不得泄露檔案內(nèi)容。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后安排專人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱財(cái)務(wù)檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位因特殊原因需要借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)提前向公司提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并提供相關(guān)證明材料。2.財(cái)務(wù)部門(mén)收到申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)與借閱單位簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、借閱范圍、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。4.借閱單位應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間和方式歸還財(cái)務(wù)檔案，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門(mén)申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)。5.借閱期間，借閱單位應(yīng)妥善保管財(cái)務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、財(cái)務(wù)檔案的信息化管理（一）建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)1.對(duì)財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，建立財(cái)務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)按照財(cái)務(wù)檔案的分類和編號(hào)進(jìn)行存儲(chǔ)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，便于查詢和利用。3.定期對(duì)電子數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)。（二）信息化管理要求1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)熟練掌握財(cái)務(wù)檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保電子檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱等工作的正常進(jìn)行。2.加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)檔案信息