PAGE洪湖檔案管理制度一、總則（一）目的為加強洪湖公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于洪湖公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的合法權(quán)益。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)公司/組織檔案的集中管理和日常維護工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集：負責(zé)接收、征集公司/組織各部門及員工移交的檔案，確保檔案齊全完整。2.檔案整理：對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等整理工作，使其條理清晰、便于查找。3.檔案保管：妥善保管檔案，做好檔案庫房的安全防護工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。4.檔案利用：根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定，為各部門及員工提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好利用登記工作。5.檔案鑒定：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對失去保存價值的檔案提出銷毀意見。6.檔案統(tǒng)計：建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）各部門職責(zé)1.指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案及時、準確地集中到檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)記錄、產(chǎn)品研發(fā)資料、財務(wù)報表、審計報告等。3.基本建設(shè)類：包含工程項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。4.設(shè)備儀器類：有關(guān)設(shè)備儀器的購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。5.聲像電子類：照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案資料，確保檔案的時效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)同時收集紙質(zhì)版和電子版，確保檔案的備份安全。（三）歸檔程序1.各部門檔案收集人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時間等信息，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案分類方案進行再次審核和整理，對不符合要求的檔案及時與移交部門溝通，要求補充或更正。4.將審核無誤的檔案進行正式歸檔，存入檔案庫房，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，每年形成的檔案單獨排列。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的部門設(shè)置，將檔案按部門進行分類。3.按問題分類：對于一些綜合性較強的檔案，可按問題進行細分，如將行政管理類檔案分為文件管理、會議管理、人事管理等類別。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三種保管期限。（三）編號規(guī)則1.檔案編號采用“年度機構(gòu)保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.機構(gòu)代碼采用兩位字母或數(shù)字表示，如“XM”代表項目管理部。4.保管期限用漢字表示，如“永久”“長期”“短期”。5.流水號為三位數(shù)字，從“001”開始依次編號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷號、題名、年度、保管期限、頁數(shù)、備注等項目。2.目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案卷內(nèi)，一份單獨成冊作為檢索工具。3.在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案目錄信息，建立電子檢索數(shù)據(jù)庫，方便快速查詢檔案。五破檔案的保管與保護（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放整齊有序。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.按照檔案的分類和編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案袋，在盒（袋）面上標明檔案編號、題名、年度、保管期限等信息。2.對于電子檔案，應(yīng)進行定期備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等，同時建立電子檔案的存儲目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。3.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，確保檔案的安全性。（三）安全保護措施1.建立檔案庫房管理制度，嚴格限制非檔案管理人員進入庫房，確需進入的，應(yīng)辦理登記手續(xù)。2.安裝防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，如火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、監(jiān)控攝像頭、除濕機、防蟲藥等，定期進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行。3.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，掌握基本的安全防范知識和技能。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、合規(guī)的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱者的需求提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱：確因工作需要長期使用檔案的，可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不宜借出的檔案，查閱者可根據(jù)需要進行復(fù)制，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審核和登記，并收取相應(yīng)的復(fù)制費用。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時，查閱者應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱檔案時，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。3.檔案管理人員根據(jù)審批結(jié)果辦理借閱手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并要求借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字確認領(lǐng)取檔案的數(shù)量、名稱等信息。4.借閱人歸還檔案時應(yīng)填寫《檔案歸還登記表》，檔案管理人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人的責(zé)任。（四）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱和復(fù)制。2.檔案利用過程中，查閱者和借閱人應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.禁止將檔案帶出公司/組織指定的查閱、借閱場所，如需在其他地點使用檔案，應(yīng)提前辦理相關(guān)手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與公司/組織的發(fā)展需求相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準確判定、慎重處理的原則，保證鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性和準確性，檢查檔案是否齊全、完整，內(nèi)容是否真實可靠。2.檔案的時效性，判斷檔案所記錄的信息是否仍具有現(xiàn)實利用價值。3.檔案的保管價值，根據(jù)檔案對公司/組織工作的重要程度、歷史意義等因素，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.鑒定小組對檔案進行鑒定后，形成檔案鑒定報告，提出銷毀檔案的清單和理由。2.檔案鑒定報告經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的合規(guī)性和檔案信息的徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.銷毀后的檔案清單應(yīng)長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進業(yè)務(wù)協(xié)同發(fā)展。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的目錄信息和全文信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.系統(tǒng)維護：定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題。4.信息安全管理：加強檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，采取數(shù)據(jù)加密存儲、用戶權(quán)限管理、防火墻設(shè)置等措施，防止檔案信息泄露和被非法篡改。（三）電子檔案管理1.電子檔案的收集、整理、歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步進行，確保電子檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。2.建立電子檔案的備份制度，定期對電子檔案進