PAGE事業(yè)單位檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本事業(yè)單位范圍內(nèi)形成的各類(lèi)檔案材料的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案由單位檔案管理部門(mén)集中保管，任何部門(mén)和個(gè)人不得擅自分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映單位各項(xiàng)工作活動(dòng)。3.完整性原則：全面收集、整理各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案保管流程，便于檔案的查閱、借閱和利用。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。2.負(fù)責(zé)制定和完善檔案保管制度、工作流程和操作規(guī)范。3.集中管理本單位各類(lèi)檔案，進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類(lèi)、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對(duì)破損、褪色等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和處理。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好登記和記錄，保證檔案的安全。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化錄入和管理，提高檔案利用效率。6.參與檔案的鑒定和銷(xiāo)毀工作，提出鑒定意見(jiàn)和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本單位工作相關(guān)的文件、指示、通知等。3.本單位對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文件等。4.本單位內(nèi)部形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本單位人員的人事檔案、工資檔案、考核檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地移交檔案管理部門(mén)。2.在辦理完畢的文件材料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類(lèi)整理。一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案等類(lèi)別。2.文書(shū)檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)整理，編制歸檔文件目錄。3.科技檔案按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)，編制卷內(nèi)目錄和備考表。4.人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，建立個(gè)人檔案，完善檔案內(nèi)容。5.會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，定期裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.從檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和利用價(jià)值等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定內(nèi)容1.對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價(jià)值。2.對(duì)重復(fù)、無(wú)效、無(wú)保存意義的檔案進(jìn)行甄別。3.根據(jù)單位發(fā)展和工作需要，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出初步鑒定意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案鑒定審批表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案鑒定審批表進(jìn)行審核，召開(kāi)鑒定會(huì)議，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后實(shí)施銷(xiāo)毀。（五）銷(xiāo)毀要求1.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷(xiāo)毀，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）檔案裝具1.采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放。2.檔案裝具應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.檔案盒應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)格制作，標(biāo)明檔案類(lèi)別、年度、保管期限等信息。（三）檔案存放1.按照檔案的分類(lèi)方案，將檔案有序存放在檔案裝具中，同一類(lèi)別的檔案應(yīng)集中存放。2.檔案應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于查找和管理。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，實(shí)行專(zhuān)柜存放或異地備份。（四）檔案保管期限1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際情況，確定各類(lèi)檔案的保管期限。一般分為永久、長(zhǎng)期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。2.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行檢查和調(diào)整，對(duì)已到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理。（五）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度和應(yīng)急預(yù)案，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全管理，采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息泄露。4.對(duì)因自然災(zāi)害、突發(fā)事件等原因可能影響檔案安全的情況，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)急措施，確保檔案的安全。六、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案管理人員應(yīng)定期填寫(xiě)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)準(zhǔn)確地反映檔案管理工作的基本情況。3.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，如案卷目錄、全宗指南、文號(hào)索引、主題索引等。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索。3.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案檢索方法和技巧，為利用者提供快速、準(zhǔn)確的檔案檢索服務(wù)。七、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)提供檔案利用服務(wù)，保障利用者的合法權(quán)益。2.遵循保密原則，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息安全。3.方便利用原則，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，提高利用效率。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱與本單位相關(guān)的檔案，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)依法查閱檔案，應(yīng)按照相關(guān)法律程序辦理手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)查閱檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書(shū)，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)指定專(zhuān)人陪同查閱。（四）利用方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門(mén)。（