PAGE北京會(huì)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)北京地區(qū)會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于北京市行政區(qū)域內(nèi)的國家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱單位）的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）管理職責(zé)1.各單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。2.單位的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)（以下統(tǒng)稱單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)）按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.固定資產(chǎn)卡片，記錄固定資產(chǎn)詳細(xì)信息的卡片。5.輔助賬簿，如備查賬簿等。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.會(huì)計(jì)報(bào)表附注，對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表的編制基礎(chǔ)、編制依據(jù)、編制原則和方法及主要項(xiàng)目等所作的解釋。3.財(cái)務(wù)情況說明書，對(duì)單位一定會(huì)計(jì)期間內(nèi)財(cái)務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對(duì)賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對(duì)方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對(duì)方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，然后編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單，是銀行和企業(yè)核對(duì)賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄單位應(yīng)納稅額計(jì)算及繳納情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，表示會(huì)計(jì)檔案交接情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀情況的清冊(cè)。三、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算過程中形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的會(huì)計(jì)資料，都應(yīng)按照本制度的規(guī)定收集齊全，不得遺漏。2.對(duì)于從外單位取得原始憑證如有遺失，應(yīng)當(dāng)取得原開出單位蓋有公章的證明，并注明原來憑證的號(hào)碼、金額和內(nèi)容等，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能代作原始憑證。如果確實(shí)無法取得證明的，如火車、輪船、飛機(jī)票等憑證，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由經(jīng)辦單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）和單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。（二）整理原則1.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，保持其內(nèi)在聯(lián)系。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照編號(hào)順序排列，附件齊全，折疊整齊，加具封面、封底。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照賬頁順序排列，訂本式賬簿應(yīng)保持原裝訂順序，活頁式賬簿應(yīng)去除空白頁，編好頁碼，加具封面、封底。4.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告應(yīng)按照月份、季度、年度順序整理，一式多份的應(yīng)注明份數(shù)。（三）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證整理去掉憑證中的金屬物，對(duì)大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。整理檢查憑證順序號(hào)，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號(hào)要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎(jiǎng)金發(fā)放單是否隨附齊全。記賬憑證上有關(guān)人員（如財(cái)務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等）的印章是否齊全。將整理好的會(huì)計(jì)憑證，按順序號(hào)排列，檢查有無斷號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象，然后按本附件順序號(hào)排列，折疊整齊，加具封面、封底。2.會(huì)計(jì)賬簿整理活頁賬應(yīng)撤出空白頁，并將使用過的賬頁按順序編號(hào)，加具封面、封底，裝訂成冊(cè)。訂本賬應(yīng)保持原裝訂順序，不得抽換賬頁。在賬簿封面上填寫單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿編號(hào)、起止頁數(shù)等內(nèi)容，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理將月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按順序整理，檢查有無缺頁、漏頁、破損等情況。在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告封面上填寫單位名稱、報(bào)告名稱、所屬年度、月份、季度、報(bào)告期等內(nèi)容，并加蓋單位公章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿保管期限為30年。2.月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)為永久保管。（二）保管要求1.單位應(yīng)當(dāng)配備必要的會(huì)計(jì)檔案保管設(shè)備，如檔案柜、庫房等，確保會(huì)計(jì)檔案安全存放。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜的地方，防止會(huì)計(jì)檔案受損。3.磁性介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。（三）保管地點(diǎn)1.會(huì)計(jì)檔案一般應(yīng)存放在單位的檔案管理機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)指定的專門地點(diǎn)。2.對(duì)于規(guī)模較小、會(huì)計(jì)檔案數(shù)量較少的單位，可以將會(huì)計(jì)檔案存放在財(cái)務(wù)部門，但應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，并確保安全。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.單位內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）批準(zhǔn)。2.單位外部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人姓名等信息。2.查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶外出。3.查閱人不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。（三）利用規(guī)定1.單位可以根據(jù)實(shí)際需要，利用會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行財(cái)務(wù)分析、審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等工作。2.利用會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)確保會(huì)計(jì)檔案的安全和完整，不得擅自修改、銷毀會(huì)計(jì)檔案。六、會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書。2.會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。3.鑒定時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管期限、內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀：單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容。單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷毀工作，并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會(huì)計(jì)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在會(huì)計(jì)檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。3.單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行檢查。2.會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理、保管等情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。（二）外部監(jiān)督