PAGE扶貧檔案聯(lián)席會議制度一、總則（一）目的為加強扶貧檔案管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，規(guī)范扶貧檔案工作流程，提高扶貧檔案質(zhì)量，確保扶貧檔案真實、完整、準確、有效，充分發(fā)揮扶貧檔案在脫貧攻堅中的重要作用，特制定本聯(lián)席會議制度。（二）適用范圍本制度適用于參與扶貧工作的各級政府部門、企事業(yè)單位、社會組織以及相關工作人員在扶貧檔案管理工作中的協(xié)調(diào)與溝通。（三）基本原則1.統(tǒng)一領導原則：在上級扶貧工作領導小組的統(tǒng)一領導下，各相關部門協(xié)同推進扶貧檔案聯(lián)席會議工作。2.分工協(xié)作原則：明確各部門在扶貧檔案管理中的職責分工，加強協(xié)作配合，形成工作合力。3.規(guī)范高效原則：嚴格遵循檔案管理相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保工作流程規(guī)范，提高工作效率。4.保密安全原則：妥善保管扶貧檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、組織架構（一）聯(lián)席會議成員1.召集人：由負責扶貧工作的主要領導擔任，負責召集和主持聯(lián)席會議。2.成員單位：包括扶貧辦、檔案局、財政局、農(nóng)業(yè)農(nóng)村局、教育局、住建局、民政局、衛(wèi)健局等相關部門，各成員單位指定一名分管領導和一名聯(lián)絡員參加聯(lián)席會議。（二）聯(lián)席會議職責1.召集人職責負責確定聯(lián)席會議的議題和議程。組織和主持聯(lián)席會議，協(xié)調(diào)解決扶貧檔案管理工作中的重大問題。督促各成員單位落實聯(lián)席會議決定事項。2.成員單位職責參與聯(lián)席會議，提出工作建議和意見。按照職責分工，負責本部門扶貧檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，并接受聯(lián)席會議的指導和監(jiān)督。落實聯(lián)席會議決定事項，及時向聯(lián)席會議報告工作進展情況。（三）聯(lián)席會議辦公室聯(lián)席會議下設辦公室，設在扶貧辦，負責聯(lián)席會議的日常工作。辦公室主任由扶貧辦分管檔案工作的領導兼任，成員由各成員單位聯(lián)絡員組成。辦公室職責如下：1.負責聯(lián)席會議的組織籌備工作，包括會議通知、會議記錄、會議紀要整理等。2.收集、匯總各成員單位提出的工作建議和意見，協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的具體問題。3.跟蹤督促聯(lián)席會議決定事項的落實情況，及時向聯(lián)席會議報告。4.負責與上級部門和其他地區(qū)的溝通協(xié)調(diào)，及時傳達相關政策法規(guī)和工作要求。三、工作機制（一）定期會議制度1.聯(lián)席會議原則上每季度召開一次，如有特殊情況可臨時召開。2.會議主要內(nèi)容包括：總結上一階段扶貧檔案管理工作情況，分析存在的問題，研究部署下一階段工作任務；通報各成員單位工作進展情況，交流工作經(jīng)驗；討論決定扶貧檔案管理工作中的重大事項和重要問題。（二）信息通報制度1.各成員單位應定期向聯(lián)席會議辦公室報送本部門扶貧檔案管理工作進展情況、存在的問題及工作建議等信息。2.聯(lián)席會議辦公室負責收集、整理各成員單位報送的信息，定期編發(fā)扶貧檔案工作簡報，及時通報工作動態(tài)和重要信息。（三）問題協(xié)調(diào)解決機制1.對于扶貧檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，由相關成員單位提出解決方案，經(jīng)聯(lián)席會議討論研究后確定。2.對于涉及多個部門的復雜問題，由聯(lián)席會議召集人牽頭，組織相關成員單位進行聯(lián)合調(diào)研和協(xié)商，共同制定解決方案。3.對于重大問題，聯(lián)席會議應及時向上級扶貧工作領導小組報告，爭取支持和指導。（四）監(jiān)督檢查機制1.聯(lián)席會議辦公室負責對各成員單位扶貧檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，檢查結果及時通報。2.各成員單位應加強對本部門扶貧檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查，確保工作質(zhì)量。3.對于違反扶貧檔案管理規(guī)定的行為，按照相關法律法規(guī)進行嚴肅處理。四、工作流程（一）檔案收集1.各部門在開展扶貧工作過程中，應明確專人負責檔案收集工作，確保各類扶貧文件材料、數(shù)據(jù)報表、影像資料等及時、完整收集。2.收集的檔案應符合檔案管理的基本要求，包括真實性、完整性、準確性和系統(tǒng)性。（二）檔案整理1.收集的檔案應按照檔案管理的分類標準進行整理，確保檔案分類科學、編號規(guī)范、排列有序。2.檔案整理過程中，應認真核對檔案材料，對不符合要求的材料進行補充、修正或剔除。（三）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照規(guī)定的保管期限和存放地點進行妥善保管。2.歸檔過程中，應建立檔案目錄和索引，方便檔案的查詢和利用。（四）檔案保管1.各部門應建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施設備，確保檔案安全。2.定期對檔案進行檢查和維護，防止檔案損壞、丟失或泄密。（五）檔案利用1.嚴格按照檔案利用規(guī)定，辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案利用合法合規(guī)。2.檔案利用過程中，應注意保護檔案原件，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。五、檔案分類與編號（一）檔案分類1.綜合類：包括扶貧工作規(guī)劃、總結、報告、統(tǒng)計報表等。2.政策法規(guī)類：包括國家和地方出臺的扶貧政策文件、法規(guī)制度等。3.項目類：包括扶貧項目申報、審批、實施、驗收等全過程的文件材料。4.資金類：包括扶貧資金的分配、使用、管理等方面的文件材料。5.幫扶類：包括結對幫扶、社會扶貧等方面的文件材料。6.監(jiān)督考核類：包括扶貧工作監(jiān)督檢查、考核評估等方面的文件材料。（二）編號規(guī)則1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.編號由全宗號、年度、保管期限、類別代碼、件號等組成。3.全宗號：由檔案管理部門統(tǒng)一編制，代表立檔單位。4.年度：采用公元紀年，如“2020”表示2020年。5.保管期限：分為永久、長期、短期，分別用“Y”“C”“D”表示。6.類別代碼：按照檔案分類設置，如“Z”表示綜合類，“ZCFG”表示政策法規(guī)類等。7.件號：按照檔案整理順序依次編號。六、檔案保管期限（一）永久保管檔案1.上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料。2.本機關制定的法規(guī)政策性文件材料。3.本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料。4.本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料。5.本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、統(tǒng)計報表等。6.本機關機構演變、人事任免等文件材料。7.本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。8.上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料。9.同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。（二）長期保管檔案1.本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料。2.本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料。3.本機關人事管理工作形成的一般性文件材料。4.本機關一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性的報告、總結、統(tǒng)計報表等。5.本機關與上級機關、同級機關、下級機關一般性的往來文件材料。6.本機關房屋維修、設備購置等一般性文件材料。（三）短期保管檔案1.本機關職能活動中形成的臨時性、事務性文件材料。2.本機關召開會議、舉辦活動等形成的臨時性文件材料。3.本機關一般性問題的來信來訪記錄。4.本機關一般性的簡報、信息等。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案保管場所應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防塵等安全設施。2.定期對檔案保管場所進行安全檢查，及時消除安全隱患。3.檔案管理人員應嚴格遵守檔案安全操作規(guī)程，確保檔案安全。（二）保密管理1.嚴格執(zhí)行檔案保密制度，對涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任。3.檔案查閱、借閱應嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案不被非法獲取或泄露。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織扶貧檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。2.培訓內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務知識、操作技能等。3.鼓勵檔案管理人員參加各類檔案業(yè)務培訓和學術交流活動。