PAGE物業(yè)檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案的科學(xué)管理，提高檔案利用效率，有效保護(hù)和利用檔案資源，為物業(yè)管理工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）檔案定義物業(yè)檔案是指公司在物業(yè)管理活動中直接形成的，對公司和業(yè)主具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，便于查找和利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為物業(yè)管理工作、業(yè)主及相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司物業(yè)檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷毀等工作。3.建立物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案利用效率。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。6.定期對物業(yè)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動中形成的文件材料的收集、整理，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好物業(yè)檔案的整理、歸檔、保管等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理部門查閱、借閱相關(guān)檔案。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管等。3.做好檔案的安全保密工作，定期檢查檔案保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.積極開展檔案利用工作，為公司和業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的操作和維護(hù)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件，包括規(guī)劃圖、設(shè)計(jì)說明書、效果圖等。2.物業(yè)承接查驗(yàn)資料，如物業(yè)交接記錄、設(shè)施設(shè)備清單、質(zhì)量保修文件等。3.業(yè)主及住戶資料，包括業(yè)主登記表、身份證復(fù)印件、房屋租賃合同等。4.物業(yè)管理服務(wù)文件，如物業(yè)服務(wù)合同、管理規(guī)約、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。5.設(shè)施設(shè)備管理文件，包括設(shè)備臺賬、維修保養(yǎng)記錄、運(yùn)行記錄、安全檢查記錄等。6.環(huán)境衛(wèi)生管理文件，如清潔消毒記錄、垃圾清運(yùn)記錄、綠化養(yǎng)護(hù)記錄等。7.安全管理文件，如安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案、巡邏記錄、消防檢查記錄等。8.財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)報(bào)表、收費(fèi)記錄、成本核算資料等。9.其他與物業(yè)管理活動有關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集到的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，按照類別進(jìn)行分類存放。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.分類科學(xué)、組卷合理，便于保管和利用。3.區(qū)分不同價(jià)值，便于重點(diǎn)保護(hù)和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，將物業(yè)檔案分為綜合管理類、房屋管理類、設(shè)施設(shè)備管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全管理類、財(cái)務(wù)管理類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、年度等信息。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的文件材料整理完畢，移交檔案管理部門歸檔。2.移交的檔案應(yīng)符合整理要求，檔案目錄應(yīng)與檔案內(nèi)容一致。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。（二）保管期限物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：涉及物業(yè)產(chǎn)權(quán)、規(guī)劃、重大決策等具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對物業(yè)管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對物業(yè)管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為1年至15年。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用檔案盒存放，存放在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.電子檔案：采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份。電子檔案應(yīng)建立相應(yīng)的目錄和索引，便于查找和利用。3.聲像檔案：采用磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。聲像檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案或電子檔案建立關(guān)聯(lián)，便于查閱。（四）保管期限的鑒定與調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期限已滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案鑒定小組共同組成鑒定小組，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。2.對確無保存價(jià)值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.對保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，并重新編制檔案目錄。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上做好記錄，記錄查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱單位或個(gè)人名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任等。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、出賣檔案，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案。5.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反借閱協(xié)議，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并追究其責(zé)任。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書。2.對涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主隱私等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱范圍，對涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱和借閱。4.檔案管理人員不得私自泄露檔案內(nèi)容，不得在無關(guān)場所談?wù)摍n案機(jī)密信息。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對存在安全隱患的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行保護(hù)和修復(fù)。3.加強(qiáng)對電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等，防止電子檔案被病毒感染或黑客攻擊。4.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。如發(fā)生檔案安全事故，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取有效措施進(jìn)行處理，減少損失。七、檔案管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的物業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、自動化檢索、網(wǎng)絡(luò)化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等，實(shí)現(xiàn)借閱流程的自動化管理。4.統(tǒng)計(jì)分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，對不同