PAGE檔案微機(jī)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案微機(jī)管理，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案微機(jī)管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施，保障檔案信息在微機(jī)存儲、傳輸和使用過程中的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。3.完整性原則：保證檔案內(nèi)容的完整，不遺漏重要信息，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。4.高效性原則：運(yùn)用微機(jī)技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案管理工作效率，方便檔案的查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。二、檔案微機(jī)管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案微機(jī)管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.負(fù)責(zé)檔案微機(jī)管理系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)錄入、審核、存儲和備份等工作，保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。4.負(fù)責(zé)對檔案微機(jī)管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)和考核，提高員工的檔案管理技能和水平。5.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保密工作，制定安全保密措施，防止檔案信息泄露。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門的檔案信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)，并保證錄入信息的準(zhǔn)確性。3.負(fù)責(zé)本部門檔案微機(jī)管理系統(tǒng)的日常使用和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告。4.嚴(yán)格遵守檔案微機(jī)管理制度，保護(hù)檔案信息安全，不得擅自修改、刪除或泄露檔案信息。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案微機(jī)管理系統(tǒng)的操作和管理，熟練掌握系統(tǒng)功能，確保檔案信息的正常錄入、查詢、利用和統(tǒng)計(jì)分析。2.負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.負(fù)責(zé)檔案微機(jī)設(shè)備的日常維護(hù)和保養(yǎng)，保證設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理或報(bào)告。4.嚴(yán)格遵守檔案微機(jī)管理制度和安全保密規(guī)定，不得擅自將檔案信息帶出工作場所或泄露給無關(guān)人員。5.協(xié)助各部門做好檔案的整理、歸檔和移交工作，提供檔案管理方面的技術(shù)支持和指導(dǎo)。三、檔案微機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)（一）系統(tǒng)規(guī)劃與建設(shè)1.根據(jù)公司檔案管理工作的實(shí)際需求，制定檔案微機(jī)管理系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃，明確系統(tǒng)功能、性能要求和技術(shù)架構(gòu)。2.選擇符合公司需求和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檔案微機(jī)管理系統(tǒng)軟件，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和易用性。3.在系統(tǒng)建設(shè)過程中，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理規(guī)范進(jìn)行實(shí)施，確保系統(tǒng)按時(shí)、按質(zhì)、按量完成建設(shè)任務(wù)。4.系統(tǒng)建設(shè)完成后，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行系統(tǒng)測試和驗(yàn)收，確保系統(tǒng)功能符合要求，運(yùn)行穩(wěn)定可靠。（二）系統(tǒng)維護(hù)與升級1.建立檔案微機(jī)管理系統(tǒng)維護(hù)機(jī)制，定期對系統(tǒng)進(jìn)行檢查、維護(hù)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2.及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的故障和問題，記錄故障現(xiàn)象、處理過程和結(jié)果，分析故障原因，采取有效措施防止故障再次發(fā)生。3.根據(jù)公司檔案管理工作的發(fā)展和變化，及時(shí)對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行升級，增加新功能，完善系統(tǒng)性能。4.在系統(tǒng)升級前，制定詳細(xì)的升級方案，進(jìn)行充分的測試和備份，確保升級過程安全、順利，不影響檔案管理工作的正常開展。四、檔案微機(jī)管理流程（一）檔案收集與整理1.各部門按照檔案管理規(guī)定，定期收集本部門在工作活動中形成的各種文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等檔案材料，并進(jìn)行初步整理。2.對收集到的檔案材料進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.將整理好的檔案材料移交至檔案管理部門，辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)。（二）檔案錄入與審核1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案材料后，安排專人將檔案信息錄入微機(jī)管理系統(tǒng)。2.在錄入過程中，嚴(yán)格按照檔案管理系統(tǒng)的操作規(guī)范進(jìn)行錄入，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。3.錄入完成后，由檔案管理人員對錄入的檔案信息進(jìn)行審核，核對錄入內(nèi)容與原始檔案材料是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。（三）檔案存儲與備份1.審核通過的檔案信息按照檔案管理系統(tǒng)的分類存儲規(guī)則進(jìn)行存儲，確保檔案信息的有序存放，便于查詢和利用。2.定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、硬盤備份等多種方式，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。3.建立備份數(shù)據(jù)管理制度，定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。(四)檔案查詢與利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢檔案信息時(shí)，需填寫檔案查詢申請表，注明查詢目的、內(nèi)容和范圍，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查詢申請表，在微機(jī)管理系統(tǒng)中進(jìn)行查詢，并按照規(guī)定提供檔案信息。3.對于涉及公司機(jī)密或敏感信息的檔案，需嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行審批和使用，限制查詢范圍和使用方式。4.檔案利用過程中，如需借閱檔案原件，借閱人需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案原件。（五）檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.檔案管理部門定期對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)等。2.通過對檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，了解公司檔案管理工作的現(xiàn)狀和發(fā)展趨勢，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問題和不足，及時(shí)采取措施加以改進(jìn)，提高檔案管理工作水平。五、檔案微機(jī)管理安全保密措施（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.建立檔案微機(jī)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，安裝防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和非法入侵。2.對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行分段管理，嚴(yán)格控制網(wǎng)絡(luò)訪問權(quán)限，禁止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)。3.定期對網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的正常運(yùn)行，及時(shí)處理網(wǎng)絡(luò)故障和安全隱患。（二）數(shù)據(jù)安全1.對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲，采用加密算法對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在存儲過程中的安全性。2.在數(shù)據(jù)傳輸過程中，采用安全的傳輸協(xié)議，如SSL/TLS等，對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密傳輸，防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中被竊取或篡改。3.建立數(shù)據(jù)備份恢復(fù)機(jī)制，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在安全的位置。同時(shí)，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。4.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)訪問權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置不同的訪問級別，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。（三）人員安全1.加強(qiáng)對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)操作人員的安全意識教育，提高操作人員的安全防范意識和技能。2.對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)操作人員進(jìn)行定期的安全培訓(xùn)和考核，確保操作人員熟悉系統(tǒng)安全操作規(guī)程和安全保密制度。3.要求檔案微機(jī)管理系統(tǒng)操作人員設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。同時(shí)，禁止操作人員在工作場所使用未經(jīng)授權(quán)的移動存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。（四）安全保密制度1.制定完善的檔案微機(jī)管理安全保密制度，明確安全保密責(zé)任和措施，規(guī)范檔案微機(jī)管理工作中的安全保密行為。2.與檔案微機(jī)管理系統(tǒng)操作人員簽訂安全保密協(xié)議，明確其在安全保密方面的權(quán)利和義務(wù)，對違反安全保密制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。3.定期對檔案微機(jī)管理系統(tǒng)的安全保密情況進(jìn)行檢查和評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和整改安全保密隱患，確保檔案信息的安全保密。六、檔案微機(jī)管理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門的檔案微機(jī)管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、錄入、存儲、查詢、利用等環(huán)節(jié)的工作情況。2.建立監(jiān)督檢查記錄制度，對每次監(jiān)督檢查的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容和發(fā)現(xiàn)的問題等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向相關(guān)部門和人員發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價(jià)1.制定檔案微機(jī)管理工作考核評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對各部門和檔案管理人員的檔案微機(jī)管理工作進(jìn)行量化考核?？己藘?nèi)容包括檔案管理工作的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性、安全性和工作效率等方面。2.定期對各部門和檔案管理人員的檔案微機(jī)管理工作進(jìn)行考核評價(jià)，考核結(jié)果作為部門和個(gè)人績效考核的重要依據(jù)。3.對在檔案微機(jī)管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)