PAGE檔案管理安全保衛(wèi)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理安全保衛(wèi)工作，確保檔案的完整與安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理過程中的安全保衛(wèi)工作。（三）基本原則1.預(yù)防為主原則采取有效的預(yù)防措施，防止檔案安全事故的發(fā)生。2.安全第一原則將檔案安全放在首位，確保檔案不受損壞、丟失或泄露。3.依法管理原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案管理安全保衛(wèi)工作。二、檔案管理安全保衛(wèi)職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理安全保衛(wèi)制度，并組織實施。2.對公司各部門檔案管理安全保衛(wèi)工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保庫房設(shè)施設(shè)備安全運行。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和教育活動，提高員工的安全意識和技能。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時報告并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案安全。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理安全保衛(wèi)工作，落實安全責(zé)任制。3.配合公司檔案管理部門做好檔案管理安全保衛(wèi)相關(guān)工作，接受監(jiān)督和檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理安全保衛(wèi)制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、分類、編目、上架等，確保檔案存放有序、查找方便。3.做好檔案庫房的安全防范工作，定期檢查庫房設(shè)施設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.對檔案的借閱、歸還進(jìn)行登記和管理，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批制度，確保檔案的安全流轉(zhuǎn)。5.協(xié)助做好檔案數(shù)字化工作，確保數(shù)字化檔案的安全存儲和利用。三、檔案管理安全保衛(wèi)措施（一）檔案庫房安全管理1.檔案庫房應(yīng)選擇在安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地方，并配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。2.庫房門窗應(yīng)堅固耐用，安裝防盜門窗和防護(hù)欄，確保庫房安全。3.庫房內(nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，保持通道暢通，便于檔案的搬運和查找。4.庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)和閱檔區(qū)，配備必要的辦公設(shè)備，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境。5.定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或損壞，應(yīng)及時報修，確保檔案安全。（二）檔案實體安全管理1.檔案應(yīng)分類存放，按照檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。2.對重要檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保檔案的安全性。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告并查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）檔案信息安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案信息的訪問和使用。2.對檔案信息進(jìn)行加密存儲和傳輸，防止信息泄露。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全培訓(xùn)，提高其安全意識和防范能力。嚴(yán)禁在非工作時間使用公司檔案信息系統(tǒng)，嚴(yán)禁在連接外網(wǎng)的計算機(jī)上處理涉密檔案信息。（四）檔案借閱與歸還管理1.建立檔案借閱審批制度，明確借閱范圍、借閱期限和審批流程。凡因工作需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見辦理借閱手續(xù)，對借閱檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時間、借閱內(nèi)容等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在指定地點進(jìn)行復(fù)印。4.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還檔案。檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（五）檔案利用管理1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案的正常使用和信息安全。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司工作需要，積極提供檔案利用服務(wù)，提高檔案的利用率。3.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批和登記。（六）檔案銷毀管理1.建立檔案銷毀制度，明確檔案銷毀的范圍、程序和審批權(quán)限。對已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的內(nèi)容和數(shù)量，確保銷毀工作徹底、安全。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。四、檔案管理安全保衛(wèi)監(jiān)督檢查（一）定期檢查公司檔案管理部門應(yīng)定期對各部門檔案管理安全保衛(wèi)工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案庫房安全、檔案實體安全、檔案信息安全、檔案借閱與歸還管理、檔案利用管理、檔案銷毀管理等方面。檢查周期為每季度一次。（二）不定期抽查公司檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案管理安全保衛(wèi)工作進(jìn)行抽查，重點檢查檔案管理安全保衛(wèi)制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作中的薄弱環(huán)節(jié)等。（三）檢查結(jié)果處理對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)《整改通知書》，責(zé)令相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。對違反檔案管理安全保衛(wèi)制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。五、檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置（一）應(yīng)急處置原則檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置應(yīng)遵循快速反應(yīng)、科學(xué)應(yīng)對、確保安全的原則，最大限度地減少檔案安全事故造成的損失。（二）應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.成立檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置工作。2.領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，設(shè)在檔案管理部門，負(fù)責(zé)日常應(yīng)急處置工作的組織和協(xié)調(diào)。（三）應(yīng)急處置預(yù)案1.制定檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置預(yù)案，明確應(yīng)急處置的程序、措施和責(zé)任分工。應(yīng)急處置預(yù)案應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等方面的內(nèi)容，并定期進(jìn)行演練和修訂。2.發(fā)生檔案管理安全保衛(wèi)事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急處置預(yù)案，迅速采取措施進(jìn)行處置。同時，應(yīng)及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。（四）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)事故處置措施發(fā)現(xiàn)火災(zāi)后，應(yīng)立即撥打火警電話報警，并組織人員疏散檔案。使用滅火器、消火栓等消防器材進(jìn)行滅火，控制火勢蔓延。保護(hù)好現(xiàn)場，配合消防部門進(jìn)行調(diào)查處理。2.水災(zāi)事故處置措施發(fā)現(xiàn)水災(zāi)時，應(yīng)立即切斷電源，組織人員轉(zhuǎn)移檔案。采取排水措施，降低水位，減少檔案損失。對被水浸泡的檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)，盡量恢復(fù)檔案的完整性。3.盜竊事故處置措施發(fā)現(xiàn)盜竊后，應(yīng)立即保護(hù)好現(xiàn)場，不得擅自觸動現(xiàn)場物品。及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和公安機(jī)關(guān)，并協(xié)助公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查取證。對丟失的檔案進(jìn)行清點和統(tǒng)計，評估損失情況，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。4.泄密事故處置措施發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露后，應(yīng)立即采取措施，防止信息進(jìn)一步擴(kuò)散。及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，并配合有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。對泄露的檔案信息進(jìn)行評估，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，消除不良影響。六、培訓(xùn)與教育（一）培訓(xùn)計劃公司檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案管理安全保衛(wèi)培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。培訓(xùn)計劃應(yīng)根據(jù)公司檔案管理工作實際和員工需求進(jìn)行制定，并報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理安全保衛(wèi)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案管理安全保衛(wèi)制度和操作規(guī)程。3.檔案庫房安全管理知識和技能。4.檔案實體安全管理知識和技能。5.檔案信息安全管理知識和技能。6.檔案借閱與歸還管理知識和技能。7.檔案利用管理知識和技能。8.檔案銷毀管理知識和技能。9.檔案管理安全保衛(wèi)應(yīng)急處置知識和技能。（三）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)由公司檔案管理部門組織，邀請專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，對公司員工進(jìn)行檔案管理安全保衛(wèi)知識和技能培訓(xùn)。2.外部培訓(xùn)根據(jù)培訓(xùn)需求，選派員工參加外部專業(yè)機(jī)構(gòu)舉辦的檔案管理安全保衛(wèi)培訓(xùn)課程，提高員工的專業(yè)水平。3.在線學(xué)習(xí)利用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺，提供檔案管理安全保衛(wèi)相關(guān)的在線學(xué)習(xí)資源，供員工自主學(xué)習(xí)。4.案例分析通過分析檔案管理安全保