PAGE中國城建檔案制度環(huán)境一、總則（一）目的為加強(qiáng)中國城建檔案管理，確保城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本行業(yè)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于在中國境內(nèi)從事城市建設(shè)活動中形成的各類城建檔案的管理，包括城市規(guī)劃、市政工程、房屋建筑、園林景觀、環(huán)境衛(wèi)生等領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：城建檔案應(yīng)如實(shí)反映城市建設(shè)活動的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集城市建設(shè)各環(huán)節(jié)形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：對城建檔案進(jìn)行科學(xué)分類、整理和編目，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.安全性原則：采取有效措施保障城建檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善城建檔案管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)城建檔案工作，對違反檔案管理規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。3.組織開展城建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和社會檔案意識。4.負(fù)責(zé)本地區(qū)城建檔案的接收、整理、保管、利用等工作，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。（二）建設(shè)單位職責(zé)1.在城市建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)后，及時向當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門報送項(xiàng)目檔案管理計劃，明確檔案管理負(fù)責(zé)人和檔案整理要求。2.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)項(xiàng)目各參建單位的檔案管理工作，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.按照檔案管理規(guī)定，對項(xiàng)目檔案進(jìn)行分類整理、組卷編目，并在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前，將整理好的檔案移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門。4.對項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得擅自修改、偽造或銷毀檔案。（三）施工單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本單位在施工過程中形成的各類檔案資料，包括施工技術(shù)文件、施工管理文件、工程質(zhì)量驗(yàn)收文件等。2.按照建設(shè)單位和檔案管理部門的要求，對檔案資料進(jìn)行分類整理、組卷編目，并及時向建設(shè)單位移交。3.確保檔案資料的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，不得隱瞞或虛報工程建設(shè)情況。4.在工程竣工驗(yàn)收后，協(xié)助建設(shè)單位做好檔案移交工作。（四）監(jiān)理單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)對施工單位的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保施工過程中形成的檔案資料符合檔案管理要求。2.審核施工單位提交給建設(shè)單位的檔案資料，對不符合要求的檔案提出整改意見，并督促施工單位及時整改。3.協(xié)助建設(shè)單位做好項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，對檔案的質(zhì)量和完整性進(jìn)行評估。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.城市規(guī)劃檔案：包括城市總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃、專項(xiàng)規(guī)劃等編制過程中形成的文件、圖紙、模型等資料。2.市政工程檔案：涵蓋道路、橋梁、排水、供水、供電、供氣、供熱等市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)項(xiàng)目的可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。3.房屋建筑檔案：包括新建、改建、擴(kuò)建房屋建筑工程的立項(xiàng)文件、規(guī)劃許可證、施工許可證、設(shè)計圖紙、施工技術(shù)資料、質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖等。4.園林景觀檔案：涉及公園、廣場、綠地等園林景觀建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃設(shè)計文件、施工過程記錄、養(yǎng)護(hù)管理資料等。5.環(huán)境衛(wèi)生檔案：包含垃圾處理、污水處理、環(huán)境衛(wèi)生設(shè)施建設(shè)等方面的相關(guān)文件、資料和記錄。6.其他與城市建設(shè)相關(guān)的檔案資料，如城市建設(shè)科研成果、城市建設(shè)歷史資料等。（二）收集要求1.各建設(shè)單位和參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.檔案收集應(yīng)遵循隨工程進(jìn)度同步進(jìn)行的原則，做到邊建設(shè)、邊收集、邊整理，防止檔案資料的散失。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備，紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，電子檔案應(yīng)采用通用格式進(jìn)行存儲。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照城建檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，同一類別的檔案應(yīng)集中整理。3.便于保管和利用，檔案整理應(yīng)做到分類明確、編號規(guī)范、裝訂整齊、目錄清晰。（四）整理方法1.分類：根據(jù)城建檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為工程前期文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件等類別。2.組卷：將同一類別的檔案按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷，卷內(nèi)文件應(yīng)排列有序，厚度適中。3.編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，注明文件的題名、日期、頁號等信息；同時編制案卷目錄，反映案卷的基本情況。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案的整齊牢固。四、檔案保管（一）保管場所1.城建檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等，確保檔案保管環(huán)境適宜。（二）保管要求1.檔案入庫前應(yīng)進(jìn)行檢查，對不符合保管要求的檔案進(jìn)行整理和修復(fù)。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱等情況，定期進(jìn)行核對，確保賬物相符。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案安全管理1.制定檔案安全管理制度，明確檔案管理人員的安全職責(zé)，加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。4.制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對突發(fā)自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等安全事件，確保檔案的安全轉(zhuǎn)移和妥善處理。五、檔案利用（一）利用范圍1.城市規(guī)劃、建設(shè)、管理部門在編制規(guī)劃、審批項(xiàng)目、進(jìn)行工程質(zhì)量監(jiān)督等工作中查閱相關(guān)城建檔案。2.建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位等在項(xiàng)目建設(shè)、維護(hù)、改造等過程中查閱本項(xiàng)目的檔案資料。3.科研機(jī)構(gòu)、大專院校等在開展城市建設(shè)相關(guān)研究時查閱城建檔案。4.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等在辦理涉及城市建設(shè)的案件時查閱相關(guān)檔案。5.其他依法需要查閱城建檔案的單位和個人。（二）利用方式1.查閱：利用者可到城建檔案管理部門查閱紙質(zhì)檔案或電子檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自銷毀檔案。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城市建設(shè)的實(shí)際情況，對城建檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)領(lǐng)域的專家組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進(jìn)行綜合分析，判斷檔案是否仍具有保存價值。2.參考國家和地方有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合城市建設(shè)的發(fā)展變化，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的城建檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、管理、利用和共享。2.提高城建檔案管理的工作效率和服務(wù)水平，為城市規(guī)劃、建設(shè)、管理提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）數(shù)字化采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保圖像清晰可讀。2.對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，確保電子文件格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的圖像和整理好的電子文件錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入與編輯：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入、修改、刪除等操作，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便利用者快速查找所需檔案。3.檔案借閱與利用管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記等流程的信息化管理，對檔案利用情況進(jìn)行實(shí)時跟蹤和統(tǒng)計分析。4.檔案安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全審計等功能，保障檔案信息的安全。5.系統(tǒng)維護(hù)與升級：定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和功能的不斷完善。（四）信息共享與服務(wù)1.建立城建檔案信息共享平臺，與城市規(guī)劃、建設(shè)、管理等相關(guān)部門實(shí)現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享。2.通過互聯(lián)網(wǎng)等渠道，為社會公眾提供城建檔案信息查詢服務(wù)，提高檔案信息的社會利用價值。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.上級主管部門負(fù)責(zé)對下級城建檔案管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.同級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本地區(qū)城建檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況，是否滿足檔案保管和利用的需要。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括數(shù)字化采集、信息化管理系統(tǒng)建設(shè)、信息共享與服務(wù)等方面的工作進(jìn)展。4.檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和工作責(zé)任心，是否具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能。（三）檢查方式1.定期檢查：每年組織一次全面的檔案管理工作檢查，對各單位的檔案管理情況進(jìn)行實(shí)地查看和資料審查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對部分單位的檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案管理中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項(xiàng)檢查，如檔