PAGE財(cái)務(wù)檔案專人管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，提高財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義1.財(cái)務(wù)檔案：指公司在各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的，具有保存價(jià)值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會計(jì)資料以及其他與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、合同、報(bào)表等資料。2.專人管理：指設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案管理人員，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、銷毀等工作。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則：公司財(cái)務(wù)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，并接受公司檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合實(shí)際情況，制定相應(yīng)的財(cái)務(wù)檔案管理制度，確保財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)范有序。2.真實(shí)完整原則：財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司財(cái)務(wù)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。任何部門和個(gè)人不得篡改、偽造財(cái)務(wù)檔案。3.安全保密原則：加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞、泄露。嚴(yán)格控制財(cái)務(wù)檔案的查閱范圍，對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。4.便于利用原則：財(cái)務(wù)檔案的管理應(yīng)便于查閱和利用，滿足公司內(nèi)部財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、稅務(wù)申報(bào)等工作的需要，同時(shí)也應(yīng)便于外部有關(guān)部門的檢查和審計(jì)。二、財(cái)務(wù)檔案管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司財(cái)務(wù)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的日常收集、整理、裝訂、歸檔等工作，確保財(cái)務(wù)檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.負(fù)責(zé)建立財(cái)務(wù)檔案臺賬，對財(cái)務(wù)檔案的種類、數(shù)量、存放地點(diǎn)、保管期限等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和管理。4.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的保管工作，按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管財(cái)務(wù)檔案，確保檔案的安全。5.負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱管理工作，按照規(guī)定的審批程序，辦理查閱、借閱手續(xù)，并對查閱、借閱情況進(jìn)行登記。6.負(fù)責(zé)組織財(cái)務(wù)檔案的鑒定和銷毀工作，按照規(guī)定的程序，對已超過保管期限或確無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對公司財(cái)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，定期檢查財(cái)務(wù)檔案管理情況，提出改進(jìn)意見和建議。2.負(fù)責(zé)協(xié)助財(cái)務(wù)部門做好財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔、保管等工作，提供必要的技術(shù)支持和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和保密。4.負(fù)責(zé)按照國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，對公司財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案的規(guī)范存放和有序利用。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門產(chǎn)生的與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、合同、報(bào)表等資料的收集、整理，并及時(shí)移交財(cái)務(wù)部門歸檔。2.在財(cái)務(wù)檔案查閱、借閱過程中，涉及其他部門配合的，應(yīng)積極予以協(xié)助，提供必要的資料和信息。三、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)、財(cái)務(wù)印章使用記錄、財(cái)務(wù)檔案移交清冊、財(cái)務(wù)檔案保管清冊、財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊等。（二）編號1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.會計(jì)憑證類編號：按照年份和月份順序編制，如“20XX年X月記字第X號”。3.會計(jì)賬簿類編號：總賬編號為“總字第X號”，明細(xì)賬編號為“明字第X號”，日記賬編號為“日字第X號”，固定資產(chǎn)卡片編號為“固字第X號”，輔助賬簿編號為“輔字第X號”。4.財(cái)務(wù)報(bào)告類編號：按照年份和報(bào)告期編制，如“20XX年度第X期”。5.其他類編號：根據(jù)檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，自行編制相應(yīng)的編號。四、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動中形成的檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整。2.各部門應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后，及時(shí)將與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的文件、合同、報(bào)表等資料移交財(cái)務(wù)部門，不得積壓或擅自銷毀。3.財(cái)務(wù)人員在辦理會計(jì)核算業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)認(rèn)真審核原始憑證，確保憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，并及時(shí)整理、粘貼成冊。（二）整理1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對收集到的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行分類整理。2.會計(jì)憑證應(yīng)按照編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證整理整齊，折疊規(guī)范，不得有壓角、缺邊等現(xiàn)象。3.會計(jì)賬簿應(yīng)按照賬頁順序，逐頁編號，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加蓋騎縫章。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容，進(jìn)行整理裝訂，并加蓋單位公章。5.其他類檔案應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和內(nèi)容，進(jìn)行分類整理，編制目錄，便于查閱。五、財(cái)務(wù)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案整理完畢后，及時(shí)進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)按照檔案類別和編號順序，將財(cái)務(wù)檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號、年度、月份等信息。3.建立財(cái)務(wù)檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息，以便查詢和核對。（二）保管1.設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案保管場所，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保財(cái)務(wù)檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行分類存放，保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。3.對電子財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)或光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行存儲，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全。4.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)定期對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.財(cái)務(wù)檔案保管場所應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品，確保檔案的質(zhì)量不受影響。六、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)查閱申請的內(nèi)容和范圍，進(jìn)行嚴(yán)格審核，如涉及重要財(cái)務(wù)信息或敏感資料，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出保管場所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案管理人員，并在《財(cái)務(wù)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人因工作需要借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)的批示，與借閱單位或個(gè)人簽訂《財(cái)務(wù)檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案的安全和保密。3.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，借閱人員不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還財(cái)務(wù)檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)對借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，如發(fā)現(xiàn)借閱人員有違反協(xié)議或損壞檔案的行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并采取相應(yīng)的措施。七、財(cái)務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對已超過保管期限的財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍有保存價(jià)值。2.成立財(cái)務(wù)檔案鑒定小組，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)人員等組成，負(fù)責(zé)對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和公司實(shí)際情況，對財(cái)務(wù)檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對仍有保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)繼續(xù)保管；對確無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（二）銷毀1.對確無保存價(jià)值的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、年度、月份、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可進(jìn)行銷毀。2.銷毀財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷