PAGE行政服務(wù)中心檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)行政服務(wù)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在行政服務(wù)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于行政服務(wù)中心各部門及全體工作人員在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則行政服務(wù)中心檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映行政服務(wù)中心的工作活動(dòng)和歷史面貌，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.方便利用原則檔案管理工作應(yīng)遵循方便利用的原則，建立健全檔案檢索體系，提高檔案的查全率和查準(zhǔn)率，為行政服務(wù)中心的各項(xiàng)工作提供及時(shí)、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置行政服務(wù)中心設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定行政服務(wù)中心檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管行政服務(wù)中心各部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索體系，便于檔案的查閱和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定進(jìn)行檔案的銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.做好檔案的安全保管工作，采取必要的防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。7.積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為行政服務(wù)中心的決策、工作查考、經(jīng)驗(yàn)借鑒等提供檔案信息服務(wù)。8.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高行政服務(wù)中心工作人員的檔案意識(shí)和檔案管理水平。三、檔案的收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括行政服務(wù)中心的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議記錄、大事記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.業(yè)務(wù)辦理類檔案涵蓋各類行政服務(wù)事項(xiàng)的受理、審批、發(fā)證等過(guò)程中形成的文件材料，如申請(qǐng)表、審批表、決定書、許可證等。3.人事管理類檔案包含工作人員的招聘、錄用、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)、工資福利等方面的文件材料。4.財(cái)務(wù)管理類檔案涉及行政服務(wù)中心的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、收支憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。5.設(shè)施設(shè)備類檔案包括行政服務(wù)中心辦公場(chǎng)所、設(shè)備設(shè)施的購(gòu)置、安裝、使用、維護(hù)、更新等過(guò)程中形成的文件材料，如合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。6.其他類檔案與行政服務(wù)中心工作相關(guān)的其他有保存價(jià)值的文件材料，如對(duì)外交流合作文件、榮譽(yù)證書、宣傳資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門形成的文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持文件材料的原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各部門應(yīng)在每年年底前將本年度形成的檔案整理后移交檔案管理部門。四、檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.行政管理類檔案按照文件材料的性質(zhì)和內(nèi)容，分為綜合管理、政策法規(guī)、工作規(guī)劃、工作總結(jié)、會(huì)議文件、大事記、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等類別。2.業(yè)務(wù)辦理類檔案根據(jù)行政服務(wù)事項(xiàng)的類別，分為行政審批、行政許可、行政確認(rèn)、行政給付、其他行政權(quán)力等類別，并按照辦理流程進(jìn)一步細(xì)分。3.人事管理類檔案按照人事管理的不同方面，分為人員招聘、培訓(xùn)考核、職務(wù)晉升、獎(jiǎng)懲任免、工資福利等類別。4.財(cái)務(wù)管理類檔案依據(jù)財(cái)務(wù)工作的內(nèi)容，分為預(yù)算管理、收支管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)審計(jì)等類別。5.設(shè)施設(shè)備類檔案按照設(shè)施設(shè)備的種類，分為辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備、服務(wù)設(shè)施等類別，并按照設(shè)備的購(gòu)置、使用、維護(hù)等環(huán)節(jié)進(jìn)行整理。6.其他類檔案根據(jù)文件材料的具體內(nèi)容，進(jìn)行合理分類。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的形式。2.年度：用四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.類別：用兩位字母或數(shù)字表示檔案的類別，如“XG”表示行政管理類，“YW”表示業(yè)務(wù)辦理類等。4.流水號(hào)：按照檔案整理的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。（三）編目要求1.編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的主要內(nèi)容，簡(jiǎn)潔明了。3.日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日。4.保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期，應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和價(jià)值確定。5.密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定確定。（四）裝訂要求1.檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂時(shí)應(yīng)避免損壞文件材料，保持文件的完整性。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.檔案柜、檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。3.溫濕度計(jì)應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和記錄，確保庫(kù)房溫濕度符合檔案保管要求。（三）保管期限劃分1.永久保管凡是反映行政服務(wù)中心主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)行政服務(wù)中心工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)期內(nèi)對(duì)行政服務(wù)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)行政服務(wù)中心工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案的存放排列1.檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序依次排列在檔案柜或檔案架上。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，按照一定的規(guī)則進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。（五）檔案的安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)格控制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。3.做好檔案的防火、防盜、防蟲、防潮等工作，采取必要的防護(hù)措施，如安裝防火設(shè)備、防盜門窗、防蟲藥品等。4.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，防止電子檔案的泄露、丟失和損壞。六、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案的鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合行政服務(wù)中心的工作實(shí)際，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定檔案是否反映行政服務(wù)中心的主要職能活動(dòng)和歷史面貌，是否對(duì)行政服務(wù)中心工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值。3.考慮檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表。2.檔案鑒定小組對(duì)檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核，形成鑒定結(jié)論。3.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，重新確定保管期限。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的總數(shù)、年度新增檔案數(shù)量等。2.檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱檔案的人次、利用檔案的目的等。3.檔案的保管情況統(tǒng)計(jì)，如檔案的完好率、破損率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)和分析。（三）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.每月、每季度、每年定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并向行政服務(wù)中心領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門報(bào)送。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)詳實(shí)，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。八、檔案的利用（一）利用范圍1.行政服務(wù)中心工作人員因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、其他相關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.公民、法人和其他組織因合法權(quán)益需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱檔案利用者可到檔案管理部門查閱檔案原件或復(fù)印件。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還時(shí)間，并確保檔案的安全和完整。3.出具證明檔案管理部門可根據(jù)檔案利用者的需求，出具檔案證明材料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案檔案利用者應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱檔案借閱檔案應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱者應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.出具證明檔案利用者需要出具檔案證明材料的，應(yīng)填寫檔案證明申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，檔案管理部門根據(jù)檔案內(nèi)容出具證明，并加蓋檔案管理部門印章。（四）利用限制1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，嚴(yán)格限制利用范圍。2.檔案原件一般不得外借，確因工作需要外借的，應(yīng)報(bào)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并采取必要的保護(hù)措施。3.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。九、檔案的保密（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和檔案利用者的保密職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員保密意識(shí)的教育和培訓(xùn)，提高保密技能。（二）保密措施1.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的