PAGE熱力公司人事檔案制度一、總則（一）目的為了加強熱力公司人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司人力資源管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于熱力公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：人事檔案應如實反映員工的真實情況，確保檔案信息的真實性和可靠性。2.完整性原則：全面收集員工的各類人事信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，對人事檔案信息予以保密，防止信息泄露。4.動態(tài)管理原則：根據(jù)員工的工作變動、職務晉升、獎懲等情況，及時更新檔案內容，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理。二、人事檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司員工的人事檔案，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等工作。3.定期對人事檔案進行檢查和清理，確保檔案的安全和完整。4.根據(jù)公司發(fā)展和管理需要，提供人事檔案信息的統(tǒng)計分析和利用服務。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理工作制度，認真履行崗位職責。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的整理、裝訂、編號、上架等。3.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時登記和催還檔案。5.協(xié)助人力資源部門做好檔案信息的統(tǒng)計和分析工作。（三）各部門職責1.負責本部門員工人事檔案材料的收集、整理，并及時移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好人事檔案的查閱、借閱等工作。3.按照公司要求，如實提供員工的相關信息和材料。三、人事檔案內容（一）員工基本信息1.個人簡歷：包括員工的姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等。2.身份證復印件：提供員工有效的身份證復印件。3.學歷學位證書復印件：包括最高學歷和學位證書復印件。4.專業(yè)技術資格證書復印件：如有專業(yè)技術資格，提供相應證書復印件。5.職業(yè)資格證書復印件：如具有相關職業(yè)資格，提供證書復印件。（二）入職材料1.入職登記表：記錄員工入職時填寫的基本信息、工作經(jīng)歷、求職意向等。2.勞動合同書：員工與公司簽訂的勞動合同。3.入職體檢報告：員工入職時的體檢報告。（三）培訓與發(fā)展材料1.培訓記錄：包括參加公司內部培訓、外部培訓的記錄，如培訓課程名稱、培訓時間、培訓成績等。2.學習進修材料：員工參加學歷教育、職業(yè)培訓等學習進修的相關材料。3.技能鑒定材料：員工參加技能鑒定的相關材料，如鑒定機構、鑒定時間、鑒定結果等。（四）考核與獎懲材料1.績效考核記錄：員工年度、季度績效考核結果及相關評價材料。2.獎懲決定：公司對員工的獎勵、處罰決定及相關證明材料。（五）崗位變動材料1.崗位調動申請表：員工申請崗位調動的相關表格。2.崗位變動通知：公司下達的崗位變動通知。（六）薪資福利材料1.薪資調整記錄：記錄員工薪資調整的時間、原因、調整幅度等。2.福利享受情況：如社會保險、住房公積金、帶薪年假等相關材料。（七）其他材料1.員工個人總結、述職報告等。2.其他與員工人事相關的重要材料。四、人事檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門定期向各部門發(fā)出檔案材料收集通知，明確收集內容和時間要求。2.各部門應指定專人負責收集本部門員工的檔案材料，并按照要求及時整理后移交人力資源部門。3.對于新入職員工，人力資源部門應在入職一個月內完成檔案材料的收集工作。（二）整理1.檔案管理人員按照檔案內容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案材料中的金屬物品，如訂書釘、回形針等，對紙張進行平整處理。4.將每份檔案材料按照順序排列，采用A4紙規(guī)格進行裁剪、粘貼，確保檔案材料的整齊美觀。5.建立檔案目錄，詳細記錄檔案材料的名稱、編號、日期等信息，便于查閱和管理。五、人事檔案的保管與保護（一）保管1.公司設立專門的人事檔案庫房，并配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好檢查記錄。4.對電子人事檔案，應采用安全可靠的存儲設備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新。（二）保護1.嚴格遵守國家有關檔案保護的法律法規(guī)，確保人事檔案的安全。2.非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。3.查閱、借閱檔案時，應嚴格按照規(guī)定辦理手續(xù)，防止檔案丟失、損壞、涂改等情況發(fā)生。4.對破損、褪色的檔案材料，應及時進行修復或復制。5.定期對檔案庫房進行安全檢查，消除安全隱患，防止火災、水災、盜竊等事故發(fā)生。六、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內部人員因工作需要查閱人事檔案，應填寫《人事檔案查閱申請表》，注明查閱原因、查閱內容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，安排檔案管理人員提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等。3.查閱檔案時，查閱人應在檔案管理人員指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。4.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱記錄上簽字確認。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱人事檔案，應填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內容、借閱時間等，并提供有效證明材料，經(jīng)公司分管領導簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門根據(jù)審批情況，與借閱單位或個人簽訂《人事檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、借閱范圍、保密責任等事項。3.借閱單位或個人應按照協(xié)議要求，在規(guī)定時間內歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告人力資源部門，并承擔相應的賠償責任。4.檔案管理人員應對借閱情況進行跟蹤管理，及時催還檔案。借閱期滿后，借閱單位或個人應辦理檔案歸還手續(xù)，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完整無損，如有問題應及時處理。七、人事檔案的轉遞（一）轉出1.員工離職或調動到其他單位，人力資源部門應在離職手續(xù)或調動手續(xù)辦理完畢后，及時整理其人事檔案，并按照規(guī)定辦理檔案轉遞手續(xù)。2.檔案轉遞應通過機要交通或專人送取的方式進行，嚴禁個人自帶檔案轉遞。3.檔案管理人員應填寫《人事檔案轉遞通知單》，詳細注明檔案轉遞的原因、轉遞單位、轉遞時間等信息，并將通知單與檔案一并密封后交轉遞人員。4.轉遞人員應在規(guī)定時間內將檔案送達接收單位，并要求接收單位在《人事檔案轉遞回執(zhí)》上簽字蓋章后帶回，交人力資源部門存檔。（二）轉入1.接收新員工或員工調入時，人力資源部門應及時接收其人事檔案，并進行認真審核。2.審核檔案內容是否完整、真實，檔案材料是否符合規(guī)定要求。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與原單位溝通核實，并要求補充或更正相關材料。3.審核無誤后，將檔案按照公司檔案管理規(guī)定進行整理、歸檔，并錄入公司人事檔案管理系統(tǒng)。八、人事檔案的信息化管理（一）建立人事檔案管理系統(tǒng)1.公司應建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化管理。2.人事檔案管理系統(tǒng)應具備檔案信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析、報表生成等功能，提高檔案管理工作的效率和準確性。3.檔案管理人員應按照規(guī)定及時將人事檔案信息錄入管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質檔案信息一致。（二）數(shù)據(jù)維護與安全管理1.定期對人事檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.加強對系統(tǒng)用戶的管理，設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。3.對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行定期檢查和維護，及時清理無效數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。4.關注信息技術的發(fā)展，及時對人事檔案管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，提高系統(tǒng)的性能和功能。九、人事檔案的統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計1.人力資源部門應定期對人事檔案進行統(tǒng)計分析，為公司人力資源管理決策提供依據(jù)。2.統(tǒng)計內容包括員工基本信息統(tǒng)計、學歷結構統(tǒng)計、年齡分布統(tǒng)計、崗位分布統(tǒng)計、薪資情況統(tǒng)計、培訓情況統(tǒng)計、獎懲情況統(tǒng)計等。3.檔案管理人員應按照規(guī)定的統(tǒng)計報表格式，及時準確地填報統(tǒng)計數(shù)據(jù)，并進行匯總分析。（二）分析1.通過對人事檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的分析，了解公司員工隊伍的基本情況、結構特點、發(fā)展趨勢等。2.分析員工的學歷、年齡、崗位等因素對公司業(yè)務發(fā)展的影響，為公司人才招聘、培訓、晉升等提供參考。3.根據(jù)統(tǒng)計分析結果，發(fā)現(xiàn)公司人力資源管理中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化公司人力資源管理工作。十、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案管理工作進行自查，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作流程的規(guī)范性、檔案信息的準確性和完整性等。2內部審計部門定期對人事檔案管理工作進行審計，重點檢查檔案管理的內部控制制度是否健全有效、檔案管理工作是否符合法律法規(guī)和公司規(guī)定等。（二）外部檢查1.接受上級主管部門、檔案管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。2.積極