PAGE檔案庫(kù)房值班管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，確保檔案資料的完整與安全，特制定本值班管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案庫(kù)房值班人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅(jiān)持安全第一、預(yù)防為主的方針，保障檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等安全防范措施落實(shí)到位。3.值班人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，嚴(yán)格執(zhí)行值班制度，確保檔案庫(kù)房24小時(shí)有人值守。二、值班人員職責(zé)（一）安全保衛(wèi)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常安全保衛(wèi)工作，定時(shí)巡查庫(kù)房，檢查門窗、門鎖、防盜報(bào)警裝置等設(shè)施設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。2.嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，對(duì)進(jìn)入庫(kù)房的人員進(jìn)行嚴(yán)格登記，核實(shí)身份和事由，確保檔案庫(kù)房人員出入安全。3.在值班期間，密切關(guān)注庫(kù)房周邊環(huán)境，防止發(fā)生盜竊、破壞等安全事件，如遇突發(fā)事件，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)檔案資料的整理、上架、下架等日常管理工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.按照檔案借閱規(guī)定，辦理檔案借閱手續(xù)，對(duì)借閱檔案進(jìn)行嚴(yán)格登記，記錄借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容等信息，督促借閱人員按時(shí)歸還檔案。3.協(xié)助檔案管理人員做好檔案的收集、歸檔、鑒定、銷毀等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。（三）設(shè)備設(shè)施維護(hù)職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等設(shè)施設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的照明設(shè)備、電器線路等進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)聯(lián)系維修人員進(jìn)行處理，消除安全隱患。3.做好設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行記錄，對(duì)設(shè)備設(shè)施的故障維修情況進(jìn)行詳細(xì)登記，為設(shè)備設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)提供依據(jù)。（四）環(huán)境衛(wèi)生職責(zé)1.保持檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生整潔，定期進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。2.做好庫(kù)房?jī)?nèi)防蟲、防鼠工作，定期投放防蟲、防鼠藥物，檢查防蟲、防鼠設(shè)施是否有效，確保檔案不受蟲害、鼠害影響。3.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的衛(wèi)生情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求。三、值班安排（一）值班時(shí)間檔案庫(kù)房實(shí)行24小時(shí)值班制度，值班人員分為白班和夜班，白班時(shí)間為[具體白班時(shí)間區(qū)間]，夜班時(shí)間為[具體夜班時(shí)間區(qū)間]。（二）值班人員配備根據(jù)檔案庫(kù)房的工作量和安全管理需求，配備足夠數(shù)量的值班人員。值班人員應(yīng)具備良好的政治素質(zhì)、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全保衛(wèi)知識(shí)。（三）值班排班由檔案管理部門負(fù)責(zé)制定值班排班表，提前一周公布。值班人員應(yīng)嚴(yán)格按照排班表執(zhí)行值班任務(wù)，不得擅自離崗、脫崗。如有特殊情況需要調(diào)整值班時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可調(diào)整。（四）值班交接1.值班人員應(yīng)提前15分鐘到達(dá)檔案庫(kù)房，做好值班前的準(zhǔn)備工作，包括檢查設(shè)備設(shè)施、整理值班記錄等。2.值班人員交接班時(shí)，應(yīng)認(rèn)真填寫值班交接記錄，詳細(xì)交接值班期間的工作情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案借閱情況等信息。交接記錄應(yīng)包括交接時(shí)間、交接人員姓名、交接事項(xiàng)等內(nèi)容，并由交接雙方簽字確認(rèn)。3.如遇緊急情況或未處理完的事項(xiàng)，交班人員應(yīng)向接班人員詳細(xì)說(shuō)明情況，并協(xié)助接班人員進(jìn)行處理，確保工作的連續(xù)性和安全性。四、值班工作流程（一）上班1.值班人員到達(dá)檔案庫(kù)房后，首先檢查庫(kù)房周邊環(huán)境是否正常，門窗、門鎖是否完好，防盜報(bào)警裝置是否處于正常工作狀態(tài)。2.開啟庫(kù)房大門，進(jìn)入庫(kù)房后，檢查溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備等設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，記錄設(shè)備運(yùn)行參數(shù)。3.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料進(jìn)行巡查，檢查檔案存放是否有序，有無(wú)破損、霉變等情況，如有問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.整理值班記錄，準(zhǔn)備好值班期間所需的辦公用品和工具。（二）值班期間1.嚴(yán)格遵守值班制度，不得擅自離崗、脫崗。如有特殊情況需要暫時(shí)離開庫(kù)房，應(yīng)委托其他值班人員代為值守，并告知去向和預(yù)計(jì)返回時(shí)間。2.認(rèn)真履行職責(zé)，做好安全保衛(wèi)、檔案管理、設(shè)備設(shè)施維護(hù)、環(huán)境衛(wèi)生等工作。對(duì)進(jìn)入庫(kù)房的人員進(jìn)行登記，辦理檔案借閱手續(xù)，檢查設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.定時(shí)巡查庫(kù)房，白天每[X]小時(shí)巡查一次，夜間每[X]小時(shí)巡查一次。巡查內(nèi)容包括庫(kù)房門窗、門鎖、防盜報(bào)警裝置、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案存放情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.做好值班記錄，詳細(xì)記錄值班期間的工作情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案借閱情況、巡查情況等信息。值班記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）下班1.值班結(jié)束前，對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢查，確保設(shè)備設(shè)施正常關(guān)閉，切斷不必要的電源。2.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料進(jìn)行整理，將借閱的檔案歸還原位，檢查檔案存放是否有序。3.清理庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生，清除垃圾、雜物等。4.關(guān)閉庫(kù)房大門，檢查門窗是否關(guān)好，門鎖是否鎖好，防盜報(bào)警裝置是否處于設(shè)防狀態(tài)。5.填寫值班交接記錄，與接班人員進(jìn)行認(rèn)真交接，將值班期間的工作情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案借閱情況等信息詳細(xì)告知接班人員，并由接班人員簽字確認(rèn)。五、安全防范措施（一）防火措施1.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。2.嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。3.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的電器設(shè)備進(jìn)行定期檢查，確保電器線路安全，防止因電器故障引發(fā)火災(zāi)。4.制定火災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，定期組織值班人員進(jìn)行消防演練，提高值班人員的火災(zāi)應(yīng)急處置能力。（二）防盜措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜報(bào)警裝置，并與公安機(jī)關(guān)報(bào)警系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，確保在發(fā)生盜竊事件時(shí)能夠及時(shí)報(bào)警。2.庫(kù)房門窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，安裝防盜鎖和防護(hù)欄，防止外部人員非法進(jìn)入。3.加強(qiáng)對(duì)庫(kù)房周邊環(huán)境的巡查，設(shè)置監(jiān)控?cái)z像頭，對(duì)庫(kù)房周邊及出入口進(jìn)行24小時(shí)監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)異常情況及時(shí)報(bào)警。4.嚴(yán)格執(zhí)行人員出入登記制度，對(duì)進(jìn)入庫(kù)房人員的身份和事由進(jìn)行嚴(yán)格核實(shí)，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。（三）防潮措施1.檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)控設(shè)備，將庫(kù)房?jī)?nèi)的溫度控制在[適宜溫度區(qū)間]，濕度控制在[適宜濕度區(qū)間]。2.定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時(shí)調(diào)整設(shè)備運(yùn)行參數(shù)。3.在庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防潮貨架和檔案柜，將檔案放置在貨架和柜內(nèi)，避免檔案直接接觸地面和墻壁。4.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的門窗進(jìn)行密封處理，防止外部潮濕空氣進(jìn)入庫(kù)房。（四）防蟲措施1.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲藥物，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，定期更換藥物，防止蟲害滋生。2.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案資料進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)有蟲蛀跡象的檔案應(yīng)及時(shí)采取處理措施，如熏蒸、噴灑殺蟲劑等。3.保持庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生整潔，清除雜物和灰塵，減少蟲害滋生的環(huán)境。（五）防鼠措施1.在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)設(shè)置防鼠設(shè)施，如鼠夾、鼠籠、擋鼠板等，定期檢查和清理，確保防鼠設(shè)施有效。2.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的門窗、通風(fēng)口等部位進(jìn)行密封處理，防止老鼠進(jìn)入庫(kù)房。3.保持庫(kù)房?jī)?nèi)的食物和水源清潔，避免吸引老鼠進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前與檔案管理部門聯(lián)系，提交借閱申請(qǐng)函，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱用途、單位名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等信息，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，核實(shí)借閱人員的身份和借閱事由，確保借閱申請(qǐng)符合規(guī)定。2.根據(jù)借閱檔案的密級(jí)和重要程度，按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。一般檔案的借閱由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；重要檔案和機(jī)密檔案的借閱需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.對(duì)不符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)向借閱人員說(shuō)明原因，并拒絕借閱。（三）借閱登記1.經(jīng)審批同意借閱的檔案，值班人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人員姓名、單位名稱、借閱時(shí)間、借閱檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，并由借閱人員簽字確認(rèn)。2.值班人員應(yīng)根據(jù)借閱登記情況，及時(shí)為借閱人員提供檔案，并告知借閱人員檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。（四）借閱歸還1.借閱人員應(yīng)按照約定的時(shí)間及時(shí)歸還檔案，如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.值班人員在接收歸還的檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人員核實(shí)，并報(bào)告檔案管理部門。借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.借閱人員歸還檔案后，值班人員應(yīng)在《檔案借閱登記簿》上記錄歸還時(shí)間，并由借閱人員簽字確認(rèn)。同時(shí)，將歸還的檔案歸還原位，確保檔案存放有序。七、設(shè)備設(shè)施管理（一）設(shè)備設(shè)施維護(hù)計(jì)劃?rùn)n案管理部門應(yīng)制定設(shè)備設(shè)施維護(hù)計(jì)劃，明確設(shè)備設(shè)施的維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)周期、維護(hù)責(zé)任人等信息。維護(hù)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)設(shè)備設(shè)施的使用情況和運(yùn)行狀況進(jìn)行制定，確保設(shè)備設(shè)施的正常運(yùn)行。（二）設(shè)備設(shè)施日常檢查值班人員應(yīng)按照設(shè)備設(shè)施維護(hù)計(jì)劃的要求，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、電器線路等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行日常檢查，檢查設(shè)備設(shè)施的運(yùn)行狀況、外觀是否完好、部件是否松動(dòng)等情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。（三）設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)1.對(duì)于日常檢查中發(fā)現(xiàn)的設(shè)備設(shè)施故障，值班人員應(yīng)及時(shí)填寫《設(shè)備設(shè)施維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明故障情況和維修要求，并提交檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備設(shè)施的維修情況，及時(shí)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修保養(yǎng)。維修人員應(yīng)按照維修操作規(guī)程進(jìn)行維修，確保維修質(zhì)量和安全。3.設(shè)備設(shè)施維修保養(yǎng)完成后，維修人員應(yīng)填寫《設(shè)備設(shè)施維修記錄》，詳細(xì)記錄維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修人員等信息，并由檔案管理部門和值班人員簽字確認(rèn)。（四）設(shè)備設(shè)施更新改造1.隨著檔案管理工作的發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，適時(shí)對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新改造，提高設(shè)備設(shè)施的性能和可靠性。2.設(shè)備設(shè)施更新改造前，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，制定更新改造方案，明確更新改造的內(nèi)容、預(yù)算、時(shí)間安排等信息，并報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.設(shè)備設(shè)施更新改造完成后，檔案管理部門應(yīng)以書面形式報(bào)告更新改造情況，并組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保更新改造后的設(shè)備設(shè)施符合要求。八、環(huán)境衛(wèi)生管理（一）環(huán)境衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生應(yīng)符合以下標(biāo)準(zhǔn)：1.地面整潔干凈，無(wú)灰塵、雜物、垃圾等。2.墻面、天花板無(wú)污漬、蜘蛛網(wǎng)等。3.檔案貨架、檔案柜擺放整齊，表面清潔無(wú)灰塵。4.門窗玻璃干凈明亮，無(wú)污漬。（二）環(huán)境衛(wèi)生清掃1.值班人員應(yīng)每天對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清掃，清除地面、墻面、貨架、檔案柜等部位的灰塵、雜物等，保持庫(kù)房?jī)?nèi)的環(huán)境衛(wèi)生整潔。2.每周對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的衛(wèi)生死角進(jìn)行徹底清理，如墻角、通風(fēng)口、設(shè)備設(shè)施底部等部位，確保衛(wèi)生無(wú)死角。（三）防蟲防鼠衛(wèi)生措施1.定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的防蟲防鼠藥物進(jìn)行檢查和更換，確保藥物的有效性。2.清理庫(kù)房?jī)?nèi)的雜物和垃圾，減少蟲害和鼠害滋生的環(huán)境。3.對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的門窗、通風(fēng)口等部位進(jìn)行密封處理，防止外部蟲害和鼠害進(jìn)入庫(kù)房。九、值班記錄與檔案管理（一）值班記錄1.值班人員應(yīng)認(rèn)真做好值班記錄，值班記錄應(yīng)包括值班時(shí)間、值班人員姓名、工作情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案借閱情況、巡查情況、突發(fā)事件處理情況等內(nèi)容。2.值班記錄應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、準(zhǔn)確無(wú)誤，值班人員應(yīng)在值班結(jié)束后及時(shí)整理值班記錄，并妥善保管。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)值班記錄進(jìn)行檢查和歸檔，以便查閱和統(tǒng)計(jì)分析值班工作情況。（二）檔案管理1.本制度及相關(guān)值班記錄等文件資料應(yīng)作為檔案進(jìn)行管理，按照檔案管理的規(guī)定進(jìn)行分類、整理、歸檔和保管。2.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本制度及相關(guān)文件資料的管理，確保文件資料的安全和完整。3.對(duì)涉及本制度的文件資料，如需查閱或借閱，應(yīng)按照檔案借閱管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房值班工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查值班人員的工作執(zhí)行情況、設(shè)備設(shè)施運(yùn)行情況、檔案管理情況、環(huán)境衛(wèi)生情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)檔案庫(kù)房值班管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.檔案管理部門應(yīng)建立值班人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)值班人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行定期考核評(píng)價(jià)?？己嗽u(píng)價(jià)內(nèi)容包括工作態(tài)度、工作能力、工作業(yè)績(jī)、遵守制度情況等方面。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)考核評(píng)價(jià)結(jié)果為優(yōu)秀的值班人員，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)考核評(píng)價(jià)結(jié)果為不合格的值班人員，進(jìn)行批評(píng)教育，并根據(jù)情況進(jìn)行相應(yīng)的處罰。（三）獎(jiǎng)懲措施1.對(duì)在檔案庫(kù)房值班工作中表現(xiàn)突出