PAGE建立健全法治檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的法治建設(shè)，規(guī)范法治檔案管理，提高依法治理水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在法治工作中形成的具有保存價(jià)值的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.依法治檔原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)依法依規(guī)進(jìn)行。2.集中統(tǒng)一原則：法治檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，維護(hù)檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織法治工作實(shí)際情況，確保檔案信息的可靠性。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織法治工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法治檔案管理制度，指導(dǎo)各部門做好檔案收集、整理、歸檔等工作。2.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的法治檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬，確保檔案安全。3.按照規(guī)定的保管期限和鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)檔案的數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。5.積極開展檔案編研工作，為公司/組織法治建設(shè)提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.明確本部門法治檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理要求，定期將本部門形成的法治檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和依據(jù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.法律法規(guī)文件：包括國(guó)家及地方出臺(tái)的與本行業(yè)相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章、規(guī)范性文件等。2.合同協(xié)議：各類經(jīng)濟(jì)合同、租賃合同、合作協(xié)議等涉及法律權(quán)益的文件。3.訴訟案件檔案：包括起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、裁定書等。4.合規(guī)審查記錄：對(duì)公司/組織重大決策、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等進(jìn)行合規(guī)審查形成的報(bào)告、意見等。5.法律培訓(xùn)資料：內(nèi)部法律培訓(xùn)教材、課件、培訓(xùn)記錄等。6.法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告：對(duì)公司/組織面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估形成的報(bào)告。7.其他與法治工作相關(guān)的文件、資料和記錄。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)收集本部門在法治工作中形成的各類文件資料，確保檔案的時(shí)效性。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和可讀性，并按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行保存。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.法律法規(guī)類：按照法律法規(guī)的類別、效力層級(jí)等進(jìn)行分類。2.合同協(xié)議類：按照合同的性質(zhì)、業(yè)務(wù)類型等進(jìn)行分類。3.訴訟案件類：按照案件的類別、審理階段等進(jìn)行分類。4.合規(guī)審查類：按照審查事項(xiàng)的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。5.法律培訓(xùn)類：按照培訓(xùn)主題、時(shí)間等進(jìn)行分類。6.法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估類：按照評(píng)估對(duì)象、時(shí)間等進(jìn)行分類。（二）整理方法1.每份檔案應(yīng)編制唯一的檔案編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號(hào)等信息。2.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊牢固。3.按照分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行排序，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，建立電子檔案索引目錄，方便檢索。五、檔案歸檔（一）歸檔期限1.法律法規(guī)文件應(yīng)在發(fā)布之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。3.訴訟案件檔案應(yīng)在案件結(jié)案之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。4.合規(guī)審查記錄、法律培訓(xùn)資料、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等應(yīng)在形成之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.各部門檔案管理責(zé)任人按照檔案整理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到檔案后，對(duì)檔案進(jìn)行審核，審核無誤后在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，并將檔案存入檔案庫(kù)房。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)歸檔檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、歸檔及時(shí)。六、檔案保管（一）保管期限1.法律法規(guī)文件：長(zhǎng)期保存。2.合同協(xié)議：根據(jù)合同履行期限及重要程度確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期。3.訴訟案件檔案：長(zhǎng)期保存。4.合規(guī)審查記錄、法律培訓(xùn)資料、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等：根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為[X]年至長(zhǎng)期。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在開展法治工作時(shí)查閱相關(guān)檔案資料。2.為公司/組織決策提供法律依據(jù)和參考。3.應(yīng)對(duì)外部審計(jì)、檢查、訴訟等工作需要。（二）利用流程1.查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。4.如需復(fù)印、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行復(fù)印或借閱。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案。2.檔案內(nèi)容不完整、字跡模糊無法辨認(rèn)且無參考價(jià)值的檔案。3.法律法規(guī)及政策調(diào)整后，不再適用且無保存必要的檔案。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出擬銷毀檔案清單。2.組織由檔案管理部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成的鑒定小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。3.鑒定小組根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見，形成鑒定報(bào)告。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)