PAGE檔案損壞追責(zé)制度規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，有效預(yù)防和處理檔案損壞事件，特制定本追責(zé)制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理、使用過程中涉及檔案損壞的責(zé)任認(rèn)定與追究。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保追責(zé)過程合法合規(guī)。2.實(shí)事求是原則：以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確認(rèn)定檔案損壞的原因、責(zé)任主體及后果。3.責(zé)任明確原則：清晰界定各環(huán)節(jié)、各崗位在檔案管理中的責(zé)任，避免責(zé)任推諉。4.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過追究責(zé)任，起到教育警示作用，同時(shí)促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)。二、檔案損壞的定義與分類（一）定義檔案損壞是指檔案因各種原因?qū)е缕鋬?nèi)容不完整、信息失真、載體損壞或丟失，影響檔案正常使用和價(jià)值的情況。（二）分類1.實(shí)體損壞紙質(zhì)檔案：包括紙張破損、霉變、蟲蛀、火燒、水浸等導(dǎo)致字跡模糊、頁面殘缺等情況。電子檔案：存儲(chǔ)設(shè)備損壞、數(shù)據(jù)丟失、病毒感染、系統(tǒng)故障等致使電子文件無法讀取、篡改或丟失。2.信息損壞記錄錯(cuò)誤：檔案內(nèi)容填寫錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)錄入失誤、信息更新不及時(shí)等造成檔案信息與實(shí)際情況不符。內(nèi)容缺失：檔案中關(guān)鍵信息遺漏、重要文件未歸檔等，影響檔案的完整性和可用性。三、檔案管理各環(huán)節(jié)責(zé)任界定（一）檔案形成部門1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、立卷應(yīng)確保檔案材料齊全、完整、準(zhǔn)確，按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法進(jìn)行整理。對(duì)收集到的檔案材料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，杜絕虛假材料混入檔案。在整理過程中，要妥善保管檔案，防止在裝訂、編目等操作中造成檔案實(shí)體損壞。2.檔案移交按時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。交接時(shí)要對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量、完整性等進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)，填寫交接清單。如因移交前保管不善導(dǎo)致檔案損壞，由檔案形成部門承擔(dān)責(zé)任。（二）檔案管理部門1.檔案接收與保管對(duì)檔案形成部門移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真驗(yàn)收，檢查檔案的質(zhì)量和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通并要求整改。提供適宜的檔案保管環(huán)境，包括溫濕度控制、防火、防潮、防蟲、防盜等措施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。建立完善的檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞，檔案管理部門承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.檔案借閱與歸還管理嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，明確借閱范圍、期限和要求。向借閱人員提供必要的檔案查閱條件，并監(jiān)督其在規(guī)定范圍內(nèi)使用檔案，防止檔案丟失、損壞或擅自涂改、復(fù)印等。借閱期滿，及時(shí)催還檔案，對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)檔案損壞，根據(jù)具體情況確定借閱人員或檔案管理部門的責(zé)任。（三）檔案使用人員1.遵守檔案借閱規(guī)定按照批準(zhǔn)的借閱范圍和期限使用檔案，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍、延長借閱時(shí)間。在借閱期間妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、折疊或抽取材料。如因違反借閱規(guī)定導(dǎo)致檔案損壞，由檔案使用人員承擔(dān)責(zé)任。2.檔案歸還按時(shí)歸還檔案，確保檔案完整無損。歸還時(shí)要清理檔案，如有附件應(yīng)一并歸還，不得遺漏。（四）檔案整理、鑒定、銷毀人員1.檔案整理人員在檔案整理過程中，嚴(yán)格按照檔案整理規(guī)范進(jìn)行操作，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)清晰、裝訂牢固。對(duì)整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案損壞情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的修復(fù)措施。如因整理不當(dāng)導(dǎo)致檔案進(jìn)一步損壞，整理人員承擔(dān)責(zé)任。2.檔案鑒定人員依據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行準(zhǔn)確鑒定。在鑒定過程中，要認(rèn)真審查檔案內(nèi)容，確保鑒定結(jié)論客觀、公正，并對(duì)鑒定結(jié)果負(fù)責(zé)。如因鑒定失誤導(dǎo)致不應(yīng)銷毀的檔案被銷毀或錯(cuò)誤保留，鑒定人員承擔(dān)責(zé)任。3.檔案銷毀人員按照批準(zhǔn)的檔案銷毀清單進(jìn)行銷毀操作，確保銷毀徹底、安全。對(duì)銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量等。如因銷毀不當(dāng)導(dǎo)致檔案信息泄露或未完全銷毀，銷毀人員承擔(dān)責(zé)任。四、檔案損壞責(zé)任追究程序（一）發(fā)現(xiàn)與報(bào)告1.任何部門或個(gè)人發(fā)現(xiàn)檔案損壞后，應(yīng)立即向檔案管理部門報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容包括檔案損壞的具體情況、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、可能造成的影響等。2.檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行初步調(diào)查，確定檔案損壞的程度、范圍及可能的原因，并填寫檔案損壞情況報(bào)告表。（二）調(diào)查與認(rèn)定1.檔案管理部門組織相關(guān)人員成立調(diào)查小組，對(duì)檔案損壞事件進(jìn)行深入調(diào)查。調(diào)查方式包括查閱檔案記錄、詢問相關(guān)人員、現(xiàn)場勘查等。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依據(jù)本制度規(guī)定，明確檔案損壞的責(zé)任主體。責(zé)任認(rèn)定應(yīng)形成書面報(bào)告，詳細(xì)說明事件經(jīng)過、責(zé)任認(rèn)定依據(jù)及初步處理建議。3.調(diào)查小組應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成調(diào)查和責(zé)任認(rèn)定工作，并將報(bào)告提交給公司管理層審核。（三）責(zé)任追究決定1.公司管理層根據(jù)調(diào)查小組的報(bào)告，做出責(zé)任追究決定。責(zé)任追究決定應(yīng)明確責(zé)任主體、責(zé)任形式（如警告、罰款、降職、辭退等）及處理依據(jù)。2.責(zé)任追究決定應(yīng)以書面形式通知責(zé)任主體，并告知其享有申訴的權(quán)利。（四）申訴與復(fù)查1.責(zé)任主體如對(duì)責(zé)任追究決定不服，可在接到通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，向公司提出申訴。申訴應(yīng)提交書面材料，說明申訴理由和證據(jù)。2.公司接到申訴后，應(yīng)組織專門人員對(duì)申訴事項(xiàng)進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查結(jié)束后，做出復(fù)查決定，并將結(jié)果通知申訴人。五、責(zé)任追究形式與標(biāo)準(zhǔn)（一）警告適用于因疏忽大意導(dǎo)致檔案輕微損壞，未造成嚴(yán)重后果，但已構(gòu)成責(zé)任過失的情況。如在檔案整理過程中偶爾出現(xiàn)頁碼顛倒、裝訂不牢固等問題。（二）罰款1.根據(jù)檔案損壞的程度和造成的影響，確定罰款金額。一般罰款標(biāo)準(zhǔn)為[X]元至[X]元。2.對(duì)于因工作失誤導(dǎo)致重要檔案部分內(nèi)容缺失或關(guān)鍵信息錯(cuò)誤，影響檔案正常使用的，罰款金額可適當(dāng)提高。（三）降職1.因嚴(yán)重失職導(dǎo)致檔案大量損壞或重要檔案丟失，給公司造成較大損失的，給予降職處分。2.降職幅度根據(jù)具體情況確定，一般降[X]級(jí)職務(wù)。（四）辭退1.對(duì)于故意損壞檔案、泄露檔案機(jī)密信息，給公司帶來重大損失或嚴(yán)重不良影響的，予以辭退。2.辭退決定應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并辦理相應(yīng)的離職手續(xù)。六、檔案損壞賠償規(guī)定（一）賠償范圍1.因檔案損壞給公司造成的直接經(jīng)濟(jì)損失，如檔案修復(fù)費(fèi)用、重新收集或補(bǔ)制檔案材料的費(fèi)用等。2.因檔案損壞導(dǎo)致公司業(yè)務(wù)受到影響而產(chǎn)生的間接經(jīng)濟(jì)損失，經(jīng)評(píng)估后合理確定賠償金額。（二）賠償方式1.責(zé)任主體應(yīng)在接到賠償通知后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將賠償款項(xiàng)支付給公司。賠償方式可以是現(xiàn)金支付或通過其他雙方認(rèn)可的方式。2.如責(zé)任主體因經(jīng)濟(jì)困難無法一次性支付賠償款，可與公司協(xié)商制定分期支付計(jì)劃，但需提供相應(yīng)的擔(dān)保措施。七、預(yù)防與改進(jìn)措施（一）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)1.定期組織檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，提高全體員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等方面的知識(shí)和技能。2.針對(duì)不同崗位的員工，開展有針對(duì)性的培訓(xùn)，確保員工熟悉本崗位在檔案管理中的職責(zé)和操作規(guī)范。（二）完善檔案管理制度與流程1.定期對(duì)檔案管理制度進(jìn)行評(píng)估和修訂，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的問題和新的管理要求，不斷完善制度內(nèi)容。2.優(yōu)化檔案管理流程，明確各環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保檔案管理工作有序進(jìn)行。（三）強(qiáng)化檔案安全保障措施1.加大對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備的投入，更新和完善防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。定期對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.建立檔案安全監(jiān)控系統(tǒng)，對(duì)檔案保管場所進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（四）開展檔案管理工作檢查與考核1.定期對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、保管情況、借閱登記等。對(duì)