PAGE公益機構檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公益機構檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為公益事業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公益機構各部門及全體工作人員在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公益機構檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公益機構各項工作活動的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公益機構在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責（一）檔案管理部門設置設立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責公益機構檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合公益機構實際情況，制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.檔案收集與整理：負責接收、收集公益機構各部門及工作人員移交的各類檔案，按照檔案分類標準進行整理、編目和裝訂。3.檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設施設備，確保檔案的安全存放。對檔案進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和霉變。4.檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。5.檔案統(tǒng)計：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，及時向上級主管部門和本機構領導匯報檔案管理工作情況。6.檔案利用服務：建立檔案查閱利用制度，為公益機構內(nèi)部各部門及外部相關單位和個人提供檔案查閱、借閱等服務。對檔案利用情況進行登記和跟蹤，確保檔案的合理使用。7.檔案信息化建設：推進檔案管理信息化工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。8.檔案業(yè)務指導：對公益機構各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作，提高整體檔案管理水平。三、檔案分類與編號（一）檔案分類公益機構檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括機構設立、變更、注銷文件；機構章程、制度、規(guī)定；會議記錄、紀要；工作計劃、總結；人事檔案、工資福利文件；財務預算、決算、審計文件等。2.項目管理類：包括項目申報書、可行性研究報告；項目實施方案、計劃；項目合同、協(xié)議；項目驗收報告、評估報告等。3.捐贈管理類：包括捐贈協(xié)議、捐贈證書；捐贈資金使用計劃、報告；捐贈物資接收、發(fā)放記錄等。4.志愿者管理類：包括志愿者招募、注冊文件；志愿者培訓、活動記錄；志愿者表彰、獎勵文件等。5.宣傳推廣類：包括公益機構宣傳資料、畫冊；新聞報道、媒體宣傳稿件；公益廣告、宣傳片等。6.檔案管理類：包括檔案管理制度、規(guī)定；檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計等工作記錄；檔案信息化建設相關文件等。（二）檔案編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號采用數(shù)字與字母相結合的方式，具體編號規(guī)則如下：1.行政管理類：編號為XZGL[年份][流水號]，其中XZGL表示行政管理類，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該類檔案的順序號。2.項目管理類：編號為XMGL[項目編號][年份][流水號]，其中XMGL表示項目管理類，[項目編號]為公益機構對項目的統(tǒng)一編號，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該項目檔案的順序號。3.捐贈管理類：編號為JZGL[捐贈編號][年份][流水號]，其中JZGL表示捐贈管理類，[捐贈編號]為公益機構對捐贈的統(tǒng)一編號，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該捐贈檔案的順序號。4.志愿者管理類：編號為ZYGL[志愿者編號][年份][流水號]，其中ZYGL表示志愿者管理類，[志愿者編號]為公益機構對志愿者的統(tǒng)一編號，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該志愿者檔案的順序號。5.宣傳推廣類：編號為XCTG[宣傳資料編號][年份][流水號]，其中XCTG表示宣傳推廣類，[宣傳資料編號]為公益機構對宣傳資料的統(tǒng)一編號，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該宣傳資料檔案的順序號。6.檔案管理類：編號為DAGL[年份][流水號]，其中DAGL表示檔案管理類，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[流水號]為該類檔案的順序號。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍：公益機構各部門及工作人員在履行職責過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料，均應納入檔案收集范圍。2.收集時間：各部門應在工作活動結束后及時將相關檔案材料移交檔案管理部門。一般情況下，文書檔案應在次年上半年移交，項目檔案應在項目結束后一個月內(nèi)移交，其他特殊檔案應根據(jù)實際情況及時移交。3.收集要求：移交的檔案材料應齊全完整、真實準確、字跡清晰、格式規(guī)范，并按照檔案分類要求進行初步整理。（二）檔案整理1.整理原則：遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系；區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法：按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作。文書檔案應按照年度保管期限機構內(nèi)部機構問題的順序進行整理；項目檔案應按照項目周期和文件形成時間順序進行整理；其他檔案根據(jù)其性質和特點采用相應的整理方法。3.編目要求：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。五、檔案保管（一）檔案庫房建設1.選址要求：檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好、遠離火源和污染源的地方。2.建筑要求：庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房內(nèi)地面應平整、光潔，墻面應做防潮處理，門窗應堅固密封，并安裝防火、防盜設施。3.設備配備：配備必要的檔案保管設備，如檔案密集架、檔案柜、溫濕度計、空調(diào)、除濕機、滅火器、防蟲藥品、防火報警裝置等。（二）檔案存放1.分類存放：按照檔案分類編號順序，將檔案分別存放在檔案密集架或檔案柜中。不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.標識管理：在檔案密集架或檔案柜上標明檔案類別、編號、年度等信息，便于快速定位和查找檔案。3.電子檔案存儲：對電子檔案應進行備份存儲，存儲介質應選擇安全可靠、便于長期保存的設備，并定期進行檢查和維護。電子檔案應按照檔案分類編號進行存儲，建立相應的索引目錄，便于檢索和利用。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映公益機構主要職能活動和歷史面貌，對公益事業(yè)發(fā)展具有長遠利用價值的檔案；長期保管的檔案是指在較長時間內(nèi)對公益機構工作有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年；短期保管的檔案是指在較短時間內(nèi)對公益機構工作有查考利用價值的檔案，保管期限為5年至15年。2.保管期限確定：根據(jù)檔案的重要程度、形成背景以及對公益機構工作的影響等因素，由檔案管理部門會同相關業(yè)務部門共同確定檔案的保管期限。（四）檔案定期檢查1.檢查內(nèi)容：定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質量、保管狀況、安全防護設施等。2.檢查頻率：每年至少進行一次全面檢查，對重點檔案和易損檔案應增加檢查次數(shù)。3.檢查記錄：對檢查情況進行詳細記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理，并將檢查結果向上級主管部門和本機構領導匯報。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）檔案鑒定標準1.檔案價值鑒定：根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值。2.保管期限鑒定：對已到保管期限的檔案，按照檔案鑒定標準進行重新鑒定，確定其是否仍具有保存價值。（三）檔案銷毀程序1.編制銷毀清冊：檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一登記，編制檔案銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、名稱、年度、保管期限、數(shù)量等內(nèi)容。2.審批：檔案銷毀清冊報經(jīng)本機構領導審批后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由檔案管理部門指定專人負責檔案銷毀工作，銷毀過程應進行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字確認。4.銷毀記錄：對檔案銷毀情況進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案數(shù)量等信息，并存檔備查。七、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進情況：包括檔案的種類、數(shù)量、來源等信息。2.檔案整理情況：包括整理的檔案數(shù)量、分類情況、編目情況等信息。3.檔案保管情況：包括檔案的存放位置、保管期限、庫房溫濕度等信息。4.檔案利用情況：包括查閱、借閱檔案的數(shù)量、利用部門、利用目的等信息。5.檔案銷毀情況：包括銷毀檔案的數(shù)量、銷毀時間、銷毀原因等信息。（二）統(tǒng)計方法采用定期統(tǒng)計和不定期統(tǒng)計相結合的方式，對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計。定期統(tǒng)計應每月、每季度、每年進行一次，統(tǒng)計結果以報表形式上報上級主管部門和本機構領導。不定期統(tǒng)計根據(jù)工作需要隨時進行，及時掌握檔案管理工作動態(tài)。（三）統(tǒng)計分析對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，提出改進措施和建議，為檔案管理決策提供依據(jù)。八、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和公益機構的相關規(guī)定，確保檔案信息的合法使用。2.服務公益原則：檔案利用應以服務公益事業(yè)發(fā)展為宗旨，為公益機構內(nèi)部各部門及外部相關單位和個人提供必要的檔案信息支持。3.安全保密原則：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.公益機構內(nèi)部利用：公益機構各部門因工作需要查閱、借閱本部門形成的檔案，以及查閱、借閱與本部門工作相關的其他部門檔案。2.外部利用：因公益項目合作、審計監(jiān)督、學術研究、新聞報道等需要查閱、借閱公益機構檔案的外部單位和個人。（三）利用程序1.內(nèi)部利用程序：公益機構內(nèi)部各部門工作人員如需查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)本部門負責人簽字同意后，交檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，提供相應的檔案，并對查閱、借閱情況進行登記。2.外部利用程序：外部單位和個人如需查閱、借閱公益機構檔案，應提前向公益機構提交查閱、借閱申請函，注明查閱、借閱目的、檔案名稱、編號等信息，并加蓋單位公章。公益機構檔案管理部門對申請進行審核，報經(jīng)本機構領導批準后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，并由檔案管理人員現(xiàn)場監(jiān)督。查閱、借閱人員不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄、復制、拍照檔案，應經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（四）利用反饋檔案管理部門應定期對檔案利用情況進行跟蹤反饋，了解檔案利用效果，收集利用者的意見和建議，不斷改進檔案利用服務工作。九、檔案信息化建設（一）建設目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理一體化，提高檔案管理工作效率和服務水平。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公益機構現(xiàn)存的各類檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并建立相應的索引目錄。2.檔案信息管理系統(tǒng)開發(fā)：根據(jù)公益機構檔案管理工作需求，開發(fā)檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱登記、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。3.數(shù)據(jù)安全保障：建立檔案信息安全保障體系，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、防火墻等技術措施，確保檔案信息的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃設計階段：制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務、步驟和技術要求等。2.系統(tǒng)開發(fā)階段：按照規(guī)劃要求，進行檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)和測試工作。3.數(shù)據(jù)錄入階段：組織人員對檔案進行數(shù)字化掃描，并將掃描后的電子檔案數(shù)據(jù)