PAGE蝦場檔案管理規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強蝦場檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在蝦場生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于蝦場所有部門及員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則蝦場檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實反映蝦場的各項活動和實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，手續(xù)完備。3.完整齊全原則全面收集蝦場在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各個方面形成的具有保存價值的文件材料，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便利用的原則，合理分類、科學(xué)編號，建立健全檢索工具，提高檔案的查閱效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置蝦場設(shè)立檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全蝦場檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)蝦場各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.制定檔案分類方案、編號規(guī)則和保管期限表，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和存放。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。5.按照規(guī)定的時間和要求，向有關(guān)部門和單位移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。6.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。7.組織開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。8.對蝦場各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。9.積極開發(fā)檔案信息資源，為蝦場的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等提供信息支持和決策依據(jù)。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類蝦場檔案分為以下幾大類：1.行政管理類包括蝦場的各項規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、請示與批復(fù)、報告、通知、通報、決定、決議、合同協(xié)議、人事檔案、印章管理、證照管理等文件材料。2.生產(chǎn)技術(shù)類涵蓋蝦場的養(yǎng)殖技術(shù)資料、水質(zhì)檢測報告、蝦苗采購與培育記錄、飼料使用記錄、疾病防治記錄、養(yǎng)殖設(shè)施建設(shè)與維護(hù)資料、生產(chǎn)報表等。3.市場營銷類包含市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料、促銷活動記錄、價格信息等。4.財務(wù)管理類涉及財務(wù)預(yù)算、決算報告、會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)資料等。5.設(shè)備物資類包括設(shè)備采購合同、設(shè)備清單、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、物資采購計劃與清單、物資出入庫記錄等。6.基建工程類有基建項目立項文件、設(shè)計圖紙、工程合同、施工記錄、竣工驗收報告等。7.科研項目類如果蝦場有相關(guān)科研項目，包括項目申報書、研究方案、實驗記錄、研究成果報告等。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“大類代碼年度流水號”的結(jié)構(gòu)。2.大類代碼：用大寫字母表示各類檔案，如“XZ”表示行政管理類，“SC”表示生產(chǎn)技術(shù)類，“SY”表示市場營銷類，“CW”表示財務(wù)管理類，“SB”表示設(shè)備物資類，“JJ”表示基建工程類，“KY”表示科研項目類。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，行政管理類中2023年形成的第5份文件，編號為“XZ2023005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.蝦場各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等。2.蝦場與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目文件等。3.蝦場員工在工作中產(chǎn)生的重要業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、研究報告等。4.蝦場舉辦的各類會議、活動形成的文件材料，如會議通知、議程、紀(jì)要、活動方案、照片、錄像等。5.蝦場獲得的榮譽證書、獎項、資質(zhì)證明等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照檔案管理部門的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，并定期移交檔案管理部門。2.對于重要文件材料，應(yīng)確保原件的完整性，如有多份原件，應(yīng)同時收集歸檔。3.電子文件應(yīng)確保其真實性、完整性和可讀性，按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行保存，并定期進(jìn)行備份。4.聲像資料應(yīng)注明拍攝時間、地點、內(nèi)容、拍攝人等信息，并進(jìn)行整理歸檔。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類整理。2.每份文件材料應(yīng)保持其完整性，去除無關(guān)的附件和包裝材料。3.對破損或褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。4.按照文件材料的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排列，同一類別的文件應(yīng)集中放置。5.編制文件材料目錄，注明文件的編號、名稱、日期、來源等信息，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨成冊作為檢索工具。五、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案反映蝦場主要職能活動和歷史面貌的，對蝦場發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如蝦場的重大決策文件、重要合同協(xié)議、財務(wù)審計報告、人事任免文件等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對蝦場工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。如蝦場的年度工作計劃與總結(jié)、生產(chǎn)技術(shù)資料、市場營銷資料等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對蝦場工作有參考價值的檔案，保管期限一般為5年以下。如一般性的文件材料、臨時性的報表等。（二）保管方式1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，排列整齊有序，并建立檔案存放位置索引，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案的損害。2.嚴(yán)格控制庫房的溫濕度，溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施的正常運行。4.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐等物品。5.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。六、檔案的利用（一）利用范圍1.蝦場內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的。2.蝦場員工因個人學(xué)習(xí)、研究等需要查閱與本人工作相關(guān)檔案的。3.外部單位因工作需要，經(jīng)蝦場同意查閱檔案的。（二）利用手續(xù)1.蝦場內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.蝦場員工查閱與本人工作相關(guān)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。3.外部單位查閱檔案，需提前向蝦場提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)蝦場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，及時提供所需檔案，并在規(guī)定的時間內(nèi)收回。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.檔案管理人員應(yīng)對檔案的查閱情況進(jìn)行登記，記錄查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.對于涉及蝦場機密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，并要求查閱人員簽訂保密協(xié)議。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織蝦場有關(guān)部門的專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值、利用情況等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。4.對仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對確無保存價值的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》。（二）銷毀手續(xù)1.《檔案銷毀清冊》經(jīng)蝦場主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行檔案銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)部門共同派員監(jiān)銷。3.監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對銷毀檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確保銷毀工作的徹底性，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)蝦場檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）信息化管理措施1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，將檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程納入系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案信息的實時錄入、查詢、統(tǒng)計和分析。2.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性和完整性。3.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止檔案信息的泄露和非法訪問。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行分類存儲，其命名應(yīng)