PAGE天津人事檔案轉(zhuǎn)遞制度一、總則（一）目的為了規(guī)范天津地區(qū)人事檔案的轉(zhuǎn)遞工作，確保人事檔案的安全、完整、及時(shí)傳遞，維護(hù)人事檔案所有者的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本市實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于天津市行政區(qū)域內(nèi)各類機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體及其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，必須確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，不得偽造、篡改檔案信息。2.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)人事檔案的內(nèi)容和轉(zhuǎn)遞情況予以保密，防止檔案信息泄露。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：轉(zhuǎn)遞人事檔案應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保檔案按時(shí)到達(dá)接收單位，避免延誤。4.規(guī)范有序原則：按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行人事檔案轉(zhuǎn)遞，保證轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范、有序。二、檔案轉(zhuǎn)遞的條件與范圍（一）檔案轉(zhuǎn)出條件1.員工離職：?jiǎn)T工與原單位解除或終止勞動(dòng)關(guān)系后，原單位應(yīng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。2.工作調(diào)動(dòng)：?jiǎn)T工因工作需要調(diào)動(dòng)到其他單位，原單位應(yīng)將其檔案轉(zhuǎn)至新的工作單位。3.升學(xué)：?jiǎn)T工考取全日制學(xué)校繼續(xù)深造，原單位應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至錄取學(xué)校。4.退休：?jiǎn)T工達(dá)到法定退休年齡辦理退休手續(xù)后，原單位應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)至相應(yīng)的檔案管理部門。（二）檔案轉(zhuǎn)入條件1.新員工入職：新員工被單位錄用后，單位應(yīng)及時(shí)接收其人事檔案。2.工作調(diào)動(dòng)接收：接收因工作調(diào)動(dòng)轉(zhuǎn)入的員工檔案。3.人才引進(jìn)：按照人才引進(jìn)政策接收符合條件人員的檔案。（三）檔案轉(zhuǎn)遞范圍1.本市范圍內(nèi)單位之間的人事檔案轉(zhuǎn)遞。2.本市單位與外省市單位之間的人事檔案轉(zhuǎn)遞。三、檔案轉(zhuǎn)遞的程序（一）檔案轉(zhuǎn)出程序1.申請(qǐng)：?jiǎn)T工或其所在部門向原單位人事檔案管理部門提出檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)，填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)表》，并提交相關(guān)證明材料，如離職證明、工作調(diào)動(dòng)通知、錄取通知書等。2.審核：原單位人事檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)材料進(jìn)行審核，核實(shí)檔案轉(zhuǎn)出的必要性和合法性。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽署意見并加蓋公章。3.整理：對(duì)擬轉(zhuǎn)出的人事檔案進(jìn)行整理，確保檔案材料齊全、完整，裝訂規(guī)范。4.密封：將整理好的人事檔案裝入專用檔案袋，密封并加蓋騎縫章。5.轉(zhuǎn)遞：通過機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄⑷耸聶n案轉(zhuǎn)至接收單位，并填寫《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，詳細(xì)記錄檔案轉(zhuǎn)遞的相關(guān)信息。（二）檔案轉(zhuǎn)入程序1.接收：接收單位人事檔案管理部門收到轉(zhuǎn)遞的人事檔案后，核對(duì)《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》與檔案袋密封情況是否一致。2.審核：對(duì)轉(zhuǎn)入的人事檔案進(jìn)行審核，檢查檔案材料是否齊全、完整，有無涂改、偽造等情況。審核通過后，在《人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》上簽字確認(rèn)。3.登記：將轉(zhuǎn)入的人事檔案進(jìn)行登記，建立檔案管理臺(tái)賬，記錄檔案的基本信息、轉(zhuǎn)遞情況等。4.歸檔：按照檔案管理規(guī)定，將轉(zhuǎn)入檔案歸入相應(yīng)的檔案類別，妥善保管。四、檔案轉(zhuǎn)遞的方式（一）機(jī)要交通1.適用范圍：適用于本市單位與外省市單位之間重要人事檔案的轉(zhuǎn)遞。2.辦理流程：原單位人事檔案管理部門填寫機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞單，將人事檔案交至當(dāng)?shù)貦C(jī)要交通部門，由機(jī)要交通部門負(fù)責(zé)傳遞至接收單位所在地的機(jī)要交通部門，接收單位憑機(jī)要交通回執(zhí)領(lǐng)取檔案。（二）專人送取1.適用范圍：適用于本市范圍內(nèi)單位之間人事檔案的緊急轉(zhuǎn)遞或距離較近的情況。2.辦理流程：原單位人事檔案管理部門安排專人將人事檔案送取至接收單位，交接時(shí)雙方應(yīng)在《人事檔案轉(zhuǎn)遞交接清單》上簽字確認(rèn)。（三）郵政特快專遞（EMS）1.適用范圍：適用于一般性人事檔案轉(zhuǎn)遞，且接收單位同意通過郵政特快專遞方式接收檔案的情況。2.辦理流程：原單位人事檔案管理部門使用郵政特快專遞將人事檔案寄出，并留存快遞單號(hào)。接收單位憑快遞單號(hào)查詢并領(lǐng)取檔案，同時(shí)在快遞回執(zhí)上簽字確認(rèn)。五、檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)間要求（一）一般情況原單位應(yīng)在員工離職、工作調(diào)動(dòng)或其他需要轉(zhuǎn)遞檔案的情況發(fā)生后[X]個(gè)工作日內(nèi)辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)。接收單位應(yīng)在收到檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核、登記等轉(zhuǎn)入手續(xù)。（二）特殊情況如遇緊急情況或有特殊時(shí)間要求的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定或與接收單位協(xié)商確定的時(shí)間及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，確保檔案按時(shí)到達(dá)。六、檔案轉(zhuǎn)遞過程中的責(zé)任與監(jiān)督（一）轉(zhuǎn)出單位責(zé)任1.轉(zhuǎn)出單位應(yīng)確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和保密性，不得提供虛假檔案材料。2.嚴(yán)格按照規(guī)定程序辦理檔案轉(zhuǎn)出手續(xù)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過程中的失誤或違規(guī)行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.及時(shí)跟蹤檔案轉(zhuǎn)遞情況，如發(fā)現(xiàn)檔案未按時(shí)到達(dá)或出現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與接收單位溝通解決。（二）轉(zhuǎn)入單位責(zé)任1.轉(zhuǎn)入單位應(yīng)認(rèn)真審核轉(zhuǎn)入的人事檔案，對(duì)不符合要求的檔案有權(quán)拒收，并及時(shí)通知轉(zhuǎn)出單位。2.妥善保管轉(zhuǎn)入的人事檔案，不得擅自涂改、銷毀檔案材料。3.按照規(guī)定辦理檔案轉(zhuǎn)入手續(xù)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過程中的失誤或違規(guī)行為承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）監(jiān)督管理1.天津市人力資源和社會(huì)保障部門負(fù)責(zé)對(duì)本市人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期開展專項(xiàng)檢查或抽查。2.各單位應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的管理和監(jiān)督，確保轉(zhuǎn)遞工作規(guī)范有序。3.對(duì)違反人事檔案轉(zhuǎn)遞制度的單位和個(gè)人，依法依規(guī)追究責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。七、檔案轉(zhuǎn)遞過程中的保密與安全（一）保密措施1.參與人事檔案轉(zhuǎn)遞工作的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，嚴(yán)格控制接觸檔案的人員范圍，對(duì)檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。3.檔案轉(zhuǎn)遞過程中使用的文件、資料等應(yīng)妥善保管，防止丟失或被他人獲取。（二）安全保障1.采用機(jī)要交通、專人送取等安全可靠的轉(zhuǎn)遞方式，確保人事檔案在轉(zhuǎn)遞過程中的安全。2.檔案轉(zhuǎn)遞過程中，要注意檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等，確保檔案不受損壞。3.對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞過程中出現(xiàn)的安全問題，要及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)主管部門報(bào)告。八、檔案轉(zhuǎn)遞的信息化管理（一）建立檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)1.各單位應(yīng)逐步建立人事檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞信息的電子化管理。2.檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案轉(zhuǎn)出申請(qǐng)、審核、整理、密封、轉(zhuǎn)遞、接收、登記、查詢等功能，提高檔案轉(zhuǎn)遞工作的效率和準(zhǔn)確性。（二）信息錄入與共享1.檔案轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞相關(guān)信息錄入檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)，包括員工基本信息、檔案材料清單、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞時(shí)間、接收單位等。2.接收單位在收到檔案后，應(yīng)將檔案接收情況錄入信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)遞信息的實(shí)時(shí)共享和動(dòng)態(tài)管理。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.定期對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格遵守信息安全法律法規(guī)，對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行保密，防止信息泄露。九、檔案轉(zhuǎn)遞過程中的特殊情況處理（一）檔案材料缺失或損壞1.在檔案轉(zhuǎn)遞過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案材料缺失或損壞，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)及時(shí)查找原因，并補(bǔ)充或修復(fù)相關(guān)材料。2.如因不可抗力等特殊原因?qū)е聶n案材料缺失或損壞無法補(bǔ)充修復(fù)的，轉(zhuǎn)出單位應(yīng)出具相關(guān)說明，并經(jīng)接收單位同意后，方可辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。（二）檔案轉(zhuǎn)遞延誤1.因不可抗力、交通擁堵等特殊原因?qū)е聶n案轉(zhuǎn)遞延誤的，轉(zhuǎn)出單位和接收單位應(yīng)及時(shí)溝通協(xié)調(diào)，采取措施盡快解決。2.如因轉(zhuǎn)出單位或接收單位原因?qū)е聶n案轉(zhuǎn)遞延誤的，應(yīng)追究相關(guān)單位和人員的責(zé)任，并采取措施盡快完成檔案轉(zhuǎn)遞。（三）檔案接收爭(zhēng)議1.接收單位對(duì)轉(zhuǎn)入的人事檔案存在異議，如檔案材料真實(shí)性、完整性等問題，應(yīng)及時(shí)與轉(zhuǎn)出單位溝通協(xié)