PAGE檔案館檔安案查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，保障檔案信息的安全與合理利用，特制定本檔案查閱制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱本公司/組織檔案的外部單位或個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案信息在查閱過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改或丟失，維護(hù)檔案的保密性。3.服務(wù)利用原則：在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織的各項工作提供有效支持，方便合法合規(guī)的查閱需求。二、檔案查閱申請與審批（一）內(nèi)部查閱申請與審批1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案名稱及范圍、查閱時間等內(nèi)容。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查閱申請的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)檔案的密級、保管期限等因素進(jìn)行審批，對于涉及重要機(jī)密或特殊保管要求的檔案，需報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.檔案管理部門應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知查閱申請人。如申請獲批，告知申請人查閱檔案的具體時間、地點及相關(guān)注意事項；如申請未獲批，應(yīng)向申請人說明原因。（二）外部查閱申請與審批1.外部單位或個人因工作需要查閱本公司/組織檔案，必須提前向本公司/組織提出書面申請，并提交單位介紹信、查閱人員有效身份證件等相關(guān)證明材料。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括查閱目的、查閱范圍、查閱時間等詳細(xì)信息。3.檔案管理部門收到外部查閱申請后，進(jìn)行初步審核，對于符合申請條件的，報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，檔案管理部門與申請單位或個人簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是保密責(zé)任。5.外部查閱申請獲批后，檔案管理部門通知申請單位或個人按照約定時間前來查閱檔案，并告知查閱的具體流程和注意事項。三、檔案查閱權(quán)限與范圍（一）內(nèi)部查閱權(quán)限與范圍1.一般員工：可查閱與其工作相關(guān)的一般性檔案資料，如業(yè)務(wù)文件、工作記錄等，但涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱需經(jīng)相應(yīng)審批。2.部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)查閱本部門職責(zé)范圍內(nèi)的各類檔案，包括業(yè)務(wù)檔案、管理檔案等，以了解部門工作情況，指導(dǎo)工作開展。3.公司/組織高層管理人員：根據(jù)工作需要，可查閱涉及公司/組織全局工作、戰(zhàn)略規(guī)劃、重要決策等方面的檔案資料，以便全面掌握公司/組織運營狀況，做出科學(xué)決策。（二）外部查閱權(quán)限與范圍1.因合作項目需要查閱相關(guān)檔案的外部單位：在簽訂保密協(xié)議并經(jīng)公司/組織審批同意后，可查閱與合作項目直接相關(guān)的檔案資料，如合作協(xié)議、項目文檔等，但不得查閱涉及公司/組織核心機(jī)密和敏感信息的檔案。2.司法機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)等依法履行公務(wù)需要查閱檔案的外部單位：應(yīng)按照法定程序辦理查閱手續(xù)，查閱范圍限于與案件或行政事務(wù)直接相關(guān)的檔案資料，并嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱申請人在獲得審批通過后，應(yīng)提前與檔案管理部門預(yù)約查閱時間。預(yù)約時需明確查閱日期、時間段以及預(yù)計查閱時長。2.檔案管理部門根據(jù)檔案庫房的工作安排和檔案的可查閱情況，為申請人確定具體的查閱時間，并進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括查閱申請人姓名、單位、查閱時間、查閱檔案名稱及數(shù)量等信息。（二）查閱準(zhǔn)備1.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱申請，提前準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并將其放置在專門的查閱區(qū)域。對于需要特殊保管條件的檔案，如電子檔案需在特定的計算機(jī)設(shè)備上查閱，應(yīng)做好相應(yīng)的設(shè)備調(diào)試和環(huán)境準(zhǔn)備工作。2.在查閱開始前，工作人員應(yīng)向查閱申請人再次強(qiáng)調(diào)檔案查閱的注意事項，如不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自拍照、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容等。（三）現(xiàn)場查閱1.查閱申請人在預(yù)約時間到達(dá)檔案查閱地點后，在工作人員的陪同下進(jìn)入查閱區(qū)域進(jìn)行查閱。查閱過程中，工作人員應(yīng)在旁監(jiān)督，確保查閱行為符合規(guī)定要求。2.查閱申請人應(yīng)按照申請范圍和目的進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱無關(guān)檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向工作人員提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行操作。復(fù)印或摘錄的檔案內(nèi)容應(yīng)與原件一致，并注明出處。3.查閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、缺失等情況，查閱申請人應(yīng)及時告知工作人員，工作人員應(yīng)做好記錄并進(jìn)行相應(yīng)處理。（四）查閱結(jié)束1.查閱結(jié)束后，查閱申請人應(yīng)將查閱的檔案資料整理歸位，保持檔案的整齊和原狀。工作人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后辦理查閱結(jié)束手續(xù)。2.查閱申請人如有需要帶走查閱過程中復(fù)印或摘錄的檔案資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)（如適用），并在借閱期限屆滿后及時歸還。3.檔案管理部門工作人員對查閱現(xiàn)場進(jìn)行清理，確保查閱區(qū)域整潔、有序，設(shè)備和環(huán)境恢復(fù)正常狀態(tài)。五、檔案查閱的保密要求（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案查閱工作的人員，包括檔案管理部門工作人員、查閱申請人等，均負(fù)有保密責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格遵守本公司/組織的保密制度。2.查閱申請人應(yīng)妥善保管查閱過程中接觸到的檔案信息，不得向無關(guān)人員泄露。在查閱結(jié)束后，應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并確保未將檔案信息帶出規(guī)定的查閱區(qū)域。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的查閱范圍和審批程序提供檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或違規(guī)提供檔案。在查閱過程中，應(yīng)監(jiān)督查閱申請人的行為，防止檔案信息泄露。（二）保密措施1.檔案查閱區(qū)域應(yīng)設(shè)置專門的場所，與其他區(qū)域有效隔離，確保檔案查閱過程的相對獨立和安全。查閱區(qū)域應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，以保障檔案信息的安全。2.對于涉及機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等技術(shù)措施，確保檔案信息在存儲和傳輸過程中的保密性。3.在檔案查閱過程中，查閱申請人如需使用電子設(shè)備記錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并對電子設(shè)備進(jìn)行必要的檢查，防止通過電子設(shè)備竊取或傳播檔案信息。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)查閱申請人或其他相關(guān)人員違反保密規(guī)定，泄露檔案信息，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反保密規(guī)定給公司/組織造成損失的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案查閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案查閱監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案查閱工作進(jìn)行自查，檢查查閱申請審批流程是否規(guī)范、查閱行為是否符合規(guī)定、檔案信息是否安全等方面的情況。2.公司/組織內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案查閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查檔案查閱工作是否存在違規(guī)操作、管理漏洞等問題，并提出改進(jìn)建議。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、行業(yè)監(jiān)管部門等外部機(jī)構(gòu)對本公司/組織檔案查閱工作的監(jiān)督檢查，積極配合外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)的工作，如實提供相關(guān)資料和信息。2.根據(jù)外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)提出的意見和建議，及時整改檔案查閱工作中存在的問題，完善檔案查閱制度和管理措施。七、檔案查閱的收費規(guī)定（一）內(nèi)部查閱收費1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，原則上不收取費用。但對于因特殊原因，如查閱大量歷史檔案、涉及復(fù)雜技術(shù)資料等，導(dǎo)致檔案管理部門額外投入人力、物力進(jìn)行整理和提供服務(wù)的情況，檔案管理部門可根據(jù)實際成本核算，向查閱申請人所在部門收取一定的查閱成本費用。2.查閱成本費用的收取標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)提前制定并向公司/組織內(nèi)部公布，費用項目應(yīng)明確、合理，包括檔案整理費用、復(fù)印費用、設(shè)備使用費用等。查閱成本費用的收取應(yīng)開具正式發(fā)票，并按照公司/組織財務(wù)管理制度進(jìn)行核算和管理。（二）外部查閱收費1.對于因工作需要查閱本公司/組織檔案的外部單位或個人，檔案管理部門可根據(jù)查閱的檔案數(shù)量、查閱時間、服務(wù)成本等因素，收取相應(yīng)的查閱費用。2.外部查閱收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在與外部單位簽訂《檔案查閱保密協(xié)議》前明確告知對方，并在協(xié)議中予以約定。收費標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)合理、公正，符合市場行情和行業(yè)慣例。3.外部查閱費用的收取方式應(yīng)按照公司/組織財務(wù)管理制度執(zhí)行，外部單位或個人應(yīng)在查閱前或查閱結(jié)束后及時支付查閱費用。檔案管理部門應(yīng)開具正式發(fā)票，并做好費用的核算和記錄工作。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)