PAGE檔案室哪些制度牌檔案室管理制度牌一、總則（一）目的為加強公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度牌相關(guān)規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實可靠，如實反映公司各項活動。3.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。3.對檔案進行收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.嚴格執(zhí)行檔案保密制度，確保檔案的安全。6.定期對檔案進行鑒定和銷毀，做好檔案的統(tǒng)計工作。7.對公司各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室。3.配合檔案室做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助。4.加強對本部門員工的檔案管理意識教育，確保檔案管理工作的順利開展。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等。3.對檔案進行定期檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.上級機關(guān)下發(fā)的與公司有關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、章程等文件。4.公司內(nèi)部的規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄等。5.公司的科研成果報告、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。6.公司的財務(wù)報表、會計憑證及其他會計檔案。7.公司員工的人事檔案、工資檔案等。8.其他具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對于重要的檔案材料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）進行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立科技檔案案卷目錄和底圖目錄。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限進行分類，編制會計檔案案卷目錄。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容進行分類，建立人事檔案案卷目錄。四、檔案的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）分為永久、長期、短期三類。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段分為科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、基建項目檔案等。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等。4.人事檔案：按照員工類別分為在職員工檔案、離職員工檔案等。（二）編號規(guī)則1.文書檔案編號：采用年度+保管期限+流水號的方式，如2023永久001。2.科技檔案編號：采用項目代號+專業(yè)代號+階段代號+流水號的方式，如XM001ZY001JD001001。3.會計檔案編號：采用會計年度+保管期限+類別代號+流水號的方式，如2023永久KJ001001。4.人事檔案編號：采用員工工號+檔案類別代號的方式，如001RS001。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器等。3.保持檔案室的清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案上架應(yīng)排列整齊，標(biāo)識清晰，不得隨意堆放。（三）檔案保管期限1.文書檔案：永久保管的檔案主要包括公司的重要文件、規(guī)章制度、會議記錄等；長期保管的檔案主要包括公司的一般性文件、業(yè)務(wù)資料等；短期保管的檔案主要包括公司的臨時性文件、通知等。2.科技檔案：科研項目檔案、產(chǎn)品檔案等一般保管期限為項目結(jié)束后10年；基建項目檔案保管期限為工程竣工驗收后10年。3.會計檔案：會計憑證保管期限為30年；會計賬簿保管期限為30年；財務(wù)報告保管期限為永久。4.人事檔案：在職員工檔案永久保管；離職員工檔案保管期限為離職后5年。（四）檔案定期檢查1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行一次全面檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檢查情況應(yīng)做好記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案室查閱檔案，查閱時應(yīng)遵守檔案室的規(guī)定，保持安靜，不得損壞檔案。2.借閱：員工因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。2.查閱、借閱檔案應(yīng)愛護檔案，不得涂改、損毀、丟失檔案。3.查閱、借閱檔案后應(yīng)及時歸還檔案室，不得轉(zhuǎn)借他人。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和公司檔案管理制度，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.堅持全面的、歷史的、發(fā)展的觀點，準(zhǔn)確判定檔案的價值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負責(zé)對檔案進行鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，判定其價值。2.分析檔案內(nèi)容：根據(jù)檔案的主題、來源、時間、形式等因素，分析其價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制銷毀清冊。2.銷毀清冊應(yīng)包括檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計報表應(yīng)定期報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。(二）移交工作