PAGE審計(jì)檔案長期保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司審計(jì)檔案的管理，確保審計(jì)檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)開展審計(jì)工作形成的各類審計(jì)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司審計(jì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.完整性原則審計(jì)檔案應(yīng)全面、完整地反映審計(jì)工作的全過程，包括審計(jì)項(xiàng)目的立項(xiàng)、實(shí)施、報(bào)告、后續(xù)跟蹤等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料。3.保密性原則審計(jì)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則建立審計(jì)檔案的檢索和利用機(jī)制，方便公司內(nèi)部各部門查閱和使用審計(jì)檔案，充分發(fā)揮審計(jì)檔案的作用。二、審計(jì)檔案的收集與整理（一）收集范圍審計(jì)檔案收集的文件資料包括但不限于以下幾類：1.審計(jì)計(jì)劃類審計(jì)項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、審計(jì)工作計(jì)劃、審計(jì)方案等。2.審計(jì)實(shí)施類審計(jì)通知書、審計(jì)工作底稿、審計(jì)證據(jù)、審計(jì)訪談記錄、審計(jì)調(diào)查問卷等。3.審計(jì)報(bào)告類審計(jì)報(bào)告初稿、征求意見稿、正式審計(jì)報(bào)告、被審計(jì)單位反饋意見及整改情況說明等。4.審計(jì)跟蹤類審計(jì)整改通知書、整改報(bào)告、后續(xù)審計(jì)記錄等。5.其他相關(guān)類與審計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的會議紀(jì)要、文件批復(fù)、往來函件等。（二）收集要求1.審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)在審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后及時(shí)收集整理審計(jì)檔案，確保文件資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行收集和存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。3.收集的文件資料應(yīng)真實(shí)、有效，能夠反映審計(jì)工作的實(shí)際情況。（三）整理方法1.分類審計(jì)檔案按照審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行分類，每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目單獨(dú)成冊。2.編號為每個(gè)審計(jì)項(xiàng)目檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)審計(jì)項(xiàng)目的年份、項(xiàng)目序號等信息，便于查找和管理。3.編目編制審計(jì)檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、審計(jì)項(xiàng)目名稱、審計(jì)期間、檔案內(nèi)容摘要、頁碼等信息。4.裝訂將整理好的文件資料按照順序裝訂成冊，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱。三、審計(jì)檔案的歸檔（一）歸檔時(shí)間審計(jì)項(xiàng)目結(jié)束后，審計(jì)項(xiàng)目組應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的審計(jì)檔案移交公司審計(jì)部門歸檔。（二）歸檔流程1.審計(jì)項(xiàng)目組填寫《審計(jì)檔案歸檔清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.將《審計(jì)檔案歸檔清單》及審計(jì)檔案一并提交給公司審計(jì)部門。3.公司審計(jì)部門對歸檔的審計(jì)檔案進(jìn)行審核，審核無誤后辦理簽收手續(xù)，并將檔案存入專門的檔案庫房。四、審計(jì)檔案的保管（一）保管期限審計(jì)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)處置、重大違法違紀(jì)問題等審計(jì)項(xiàng)目的檔案，應(yīng)永久保管。2.長期保管一般審計(jì)項(xiàng)目的檔案，保管期限為[X]年。3.短期保管對于一些臨時(shí)性、一次性審計(jì)項(xiàng)目，且對公司影響較小的檔案，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案庫房公司應(yīng)設(shè)立專門的審計(jì)檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案存儲審計(jì)檔案應(yīng)按照保管期限和類別進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.檔案保管人員公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，嚴(yán)格遵守檔案保管制度。4.檔案清查定期對審計(jì)檔案進(jìn)行清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。清查工作應(yīng)形成記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。五、審計(jì)檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱和利用審計(jì)檔案。外部單位因法定事由需要查閱公司審計(jì)檔案的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部各部門查閱審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給公司審計(jì)部門。公司審計(jì)部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的審計(jì)檔案，并做好查閱登記工作。2.外部查閱外部單位查閱公司審計(jì)檔案，應(yīng)提交書面申請，說明查閱的法定事由、查閱內(nèi)容等信息，并提供相關(guān)證明材料。公司審計(jì)部門對外部查閱申請進(jìn)行審核，并報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，按照規(guī)定的程序?yàn)橥獠繂挝惶峁徲?jì)檔案，并做好查閱登記工作。（三）利用限制1.查閱審計(jì)檔案應(yīng)在公司審計(jì)部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司。2.查閱人員不得在審計(jì)檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、損壞等。3.未經(jīng)公司審計(jì)部門同意，查閱人員不得對審計(jì)檔案進(jìn)行復(fù)制、拍照、錄像等。六、審計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司審計(jì)部門應(yīng)定期對已到保管期限的審計(jì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)由公司審計(jì)部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的審計(jì)檔案，應(yīng)填寫《審計(jì)檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的編號、名稱、數(shù)量等信息。2.《審計(jì)檔案銷毀清單》經(jīng)公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由公司審計(jì)部門會同檔案管理部門共同組織銷毀。3.銷毀審計(jì)檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)形成記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。七、審計(jì)檔案的保密與安全（一）保密措施1.公司審計(jì)部門應(yīng)加強(qiáng)對審計(jì)檔案的保密管理，制定保密制度，明確保密責(zé)任。檔案保管人員和查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露審計(jì)檔案中的機(jī)密信息。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的審計(jì)檔案，應(yīng)采取加密存儲、限制訪問等措施，確保檔案信息的安全。3.在審計(jì)檔案的利用過程中，查閱人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。（二）安全管理1.公司應(yīng)加強(qiáng)審計(jì)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施和設(shè)備，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的安全。2.檔案保管人員應(yīng)定期對檔案庫房