PAGE檔案部門管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案部門負責統(tǒng)籌協(xié)調檔案工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項活動的真實情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，嚴格保密，防止泄露。5.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司發(fā)展提供支持。二、檔案管理職責（一）檔案部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計和鑒定銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，指導和監(jiān)督各部門的檔案工作。4.開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質。6.開發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策、生產經營、科研等提供檔案信息支持。（二）各部門職責1.負責本部門各類檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交檔案部門。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調，確保檔案的及時歸檔和妥善保管。3.配合檔案部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的檔案利用服務。4.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議等。2.公司各類會議文件，如會議通知、議程、紀要、決議等。3.公司生產經營活動中產生的文件，如合同協(xié)議、訂單、銷售記錄、采購文件等。4.公司科研項目文件，包括項目立項報告、研究方案、實驗數據、成果鑒定等。5.公司行政管理文件，如人事檔案、財務報表、審計報告、行政公文等。6.公司設備儀器檔案，包括設備采購合同、說明書、維修記錄、操作規(guī)程等。7.公司基本建設項目檔案，如項目可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。8.公司對外宣傳資料、榮譽證書、資質證書等文件。（二）收集要求1.各部門應及時將本部門形成的檔案收集齊全，確保檔案的完整性。2.收集的檔案應真實、準確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對重要檔案應進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，如分為黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術類、科研項目類、基本建設類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，詳細記錄檔案的題名、日期、責任者、文號等信息。4.裝訂：對破損、褪色的文件進行修復和裱糊，對紙張規(guī)格不一致的文件進行折疊，使其整齊劃一，然后進行裝訂。裝訂應牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應在每年[具體時間]前將上一年度形成的檔案整理完畢并移交檔案部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應在活動結束或項目完成后[規(guī)定時間]內及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門兼職檔案員對本部門整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性和準確性。2.填寫檔案移交清單，注明檔案的類別、數量、題名等信息，一式兩份，雙方簽字確認。3.檔案部門對接收的檔案進行再次審核，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。4.審核通過后，檔案部門將檔案進行分類存放，并建立相應的檔案臺賬。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內對公司有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限的劃定應嚴格按照國家有關規(guī)定和公司實際情況進行，確保檔案的價值得到充分體現，并便于管理和利用。（四）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現問題及時處理。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制。4.建立檔案電子數據庫，對重要檔案進行數字化存儲，實現檔案信息的快速檢索和共享。同時，定期對電子檔案進行備份，防止數據丟失。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個人學習、工作等原因查閱與本人相關的檔案。3.外單位因工作需要，經公司批準后查閱公司檔案。（二）利用流程1.查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后提交檔案部門。2.檔案部門對查閱申請表進行審核，根據查閱內容和檔案保管規(guī)定確定是否同意查閱。對于涉及公司機密的檔案，需經公司保密管理部門批準。3.審核通過后，檔案部門安排專人負責提供檔案查閱服務，并在檔案查閱登記簿上記錄查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房或轉借他人。查閱過程中應愛護檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案部門，由檔案管理人員進行核對和簽收，并在檔案查閱登記簿上注明歸還時間。（三）借閱流程1.借閱人填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱目的、借閱期限、借閱檔案清單等信息，經所在部門負責人和檔案部門負責人簽字同意后，報公司分管領導批準。2.檔案部門根據批準的借閱申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，注明借閱人姓名、借閱時間、借閱期限、借閱檔案清單等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱人應嚴格遵守借閱期限，按時歸還檔案。如需延長借閱期限，應提前向檔案部門提出申請，經批準后方可延期。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案，不得擅自轉借、復印、傳播檔案內容。如發(fā)現檔案有損壞、丟失等情況，應及時向檔案部門報告，并承擔相應的責任。5.借閱期滿后，借閱人應將檔案歸還檔案部門，檔案管理人員進行核對和簽收，確認無誤后在檔案借閱登記簿上注明歸還時間。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案部門負責人擔任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關業(yè)務專家。（二）鑒定標準1.根據檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進行全面鑒定。2.對于已超過保管期限，且確無保存價值的檔案，可考慮予以銷毀。3.對于雖未超過保管期限，但已失去利用價值或已被其他檔案替代的檔案，經鑒定工作小組研究決定后，也可進行銷毀。（三）鑒定程序1.檔案部門定期對庫存檔案進行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進行逐一審查，根據鑒定標準確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、日期、責任者、文號、保管期限等信息，一式兩份。4.將檔案銷毀清冊報公司分管領導審批，經批準后方可實施銷毀。（四）銷毀方式1.采用焚燒、粉碎等方式對檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、銷毀人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。3.銷毀完畢后，將檔案銷毀清冊存檔，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的電子化管理和在線查詢、利用。2.提高檔案管理的效率和準確性，降低檔案管理成本。3.促進檔案信息資源的共享和利用，為公司發(fā)展提供更加便捷的檔案服務。（二）信息化管理內容1.檔案數字化：對重要檔案進行數字化掃描，建立電子檔案數據庫，實現檔案信息的數字化存儲。2.檔案信息系統(tǒng)建設：開發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等業(yè)務流程的信息化管理。3.數據安全管理：加強檔案信息系統(tǒng)的數據安全管理，采取數據備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強對電子檔案的管理，建立電子檔案的備份制度，定期對電子檔案進行備份，并妥善保管備份數據。4.嚴格遵守國家有關電子檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。八、檔案統(tǒng)計與考核（一）統(tǒng)計內容1.檔案數量統(tǒng)計：包括各類檔案的總數、新增檔案數量、銷毀檔案數量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：如查閱檔案人次、查閱檔案卷數、借閱檔案人次、借閱檔案卷數等。3.檔案保管情況統(tǒng)計：如檔案庫房面積、檔案設備數量、檔案完好率等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關數據進行記錄和匯總。2.利用檔案信息管理系統(tǒng)，自動生成檔案統(tǒng)計報表，提高統(tǒng)計工作的效率和準確性。（三）考核指標1.檔案歸檔及時率：考核各部門檔案按時歸檔的情況，計算公式為：檔案歸檔及時率=按時歸檔的檔案數量/應歸檔的檔案數量×100%。2.檔案完整率：考核檔案的完整程度，計算公式為：檔案完整率=完整檔案數量/應歸檔檔案數量×100%。3.檔案利用率：考核檔案的利用情況，計算公式為：檔案利用率=利用檔案的人次（卷數）/檔案總人次（卷數）×100%。4.檔案保管合格率：考核檔案保管的質量，計算公式為：檔案保管合格率=保管合格的檔案數量/檔案總數量×100%。（四）考核方式1.檔