PAGE會計(jì)檔案制度管理設(shè)計(jì)一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義會計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。（四）管理原則會計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保會計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、合同等各類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的憑證。2.記賬憑證，根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的會計(jì)分錄和摘要等內(nèi)容。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照會計(jì)科目分類登記全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，如應(yīng)收賬款明細(xì)賬、存貨明細(xì)賬等。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，涵蓋上述月度報(bào)表及相關(guān)附注。3.半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，在季度報(bào)告基礎(chǔ)上進(jìn)行更詳細(xì)的披露。4.年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，全面反映公司年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注等。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，用于核對銀行存款日記賬與銀行對賬單之間的差異。2.銀行對賬單，反映公司銀行賬戶資金收支情況的記錄。3.納稅申報(bào)表，記錄公司各項(xiàng)稅費(fèi)申報(bào)繳納情況。4.會計(jì)檔案移交清冊，記錄會計(jì)檔案交接過程的文件。5.會計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的種類、數(shù)量、保管期限等信息。6.會計(jì)檔案銷毀清冊，用于記錄會計(jì)檔案銷毀的相關(guān)情況。7.其他具有保存價(jià)值的會計(jì)核算專業(yè)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、成本計(jì)算單等。三、會計(jì)檔案的整理（一）憑證整理1.每月末，會計(jì)人員對當(dāng)月的會計(jì)憑證進(jìn)行分類整理，按照記賬憑證的編號順序排列，確保憑證連續(xù)無缺號。2.檢查憑證附件是否齊全，對于缺失的附件要及時(shí)補(bǔ)齊。3.將整理好的憑證折疊整齊，確保憑證大小一致，便于裝訂。（二）賬簿整理1.年度終了，總賬、明細(xì)賬、日記賬等賬簿應(yīng)進(jìn)行結(jié)賬，并在最后一筆余額后加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記，將余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。2.對賬簿進(jìn)行核對，確保賬賬相符、賬證相符。3.將賬簿封面填寫完整，包括賬簿名稱、年度、冊數(shù)等信息。（三）財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告整理1.按照月度、季度、半年度、年度分別整理財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，確保報(bào)告內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.對財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告的封面進(jìn)行填寫，注明報(bào)告名稱、編制單位、編制日期等信息。3.將財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告按照順序裝訂成冊，對于有附注等附件的，要一并裝訂。（四）其他會計(jì)資料整理1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等按照時(shí)間順序整理，每年度單獨(dú)成冊。2.納稅申報(bào)表按照稅種、申報(bào)期間進(jìn)行分類整理，保存完整的申報(bào)記錄。3.會計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等按照各自的用途分別整理歸檔。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。其中，涉及外事和對私改造的會計(jì)憑證永久保管。2.會計(jì)賬簿保管期限為30年。其中，現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為：月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告永久保管。4.其他會計(jì)資料保管期限為：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)置專門的會計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施齊全。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度適宜，以利于會計(jì)檔案的長期保存。3.會計(jì)檔案可采用紙質(zhì)形式或電子形式進(jìn)行保管。對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份存儲地點(diǎn)應(yīng)與原存儲地點(diǎn)分開。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照保管期限、類別等進(jìn)行有序排列，便于查找和調(diào)閱。2.建立會計(jì)檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄會計(jì)檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保賬實(shí)相符。3.定期對會計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，每年至少一次，檢查檔案的完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.對于超過保管期限但尚未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。五、會計(jì)檔案的查閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，需填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到會計(jì)檔案保管部門辦理查閱手續(xù)。2.外部單位查閱會計(jì)檔案，如審計(jì)、稅務(wù)等部門，需持單位介紹信，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司財(cái)務(wù)人員在場陪同，不得將會計(jì)檔案帶離保管地點(diǎn)。3.公司領(lǐng)導(dǎo)查閱會計(jì)檔案，可直接到會計(jì)檔案保管部門進(jìn)行查閱，但應(yīng)在查閱記錄上簽字。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》后，提交相關(guān)審批人審批。2.審批通過后，查閱人員到會計(jì)檔案保管部門，由保管人員根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)會計(jì)檔案，并在查閱登記簿上記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)查閱完畢，不得擅自涂改、拆封、抽換會計(jì)檔案。如需復(fù)印或復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)會計(jì)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋“與原件核對無誤”印章。（三）查閱記錄1.會計(jì)檔案保管部門應(yīng)建立查閱登記簿，詳細(xì)記錄每次查閱的情況，包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、審批情況等。2.查閱登記簿應(yīng)妥善保管，保存期限與會計(jì)檔案保管期限相同。六、會計(jì)檔案的復(fù)制（一）復(fù)制申請公司內(nèi)部人員因工作需要復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交會計(jì)檔案保管部門。（二）復(fù)制審批會計(jì)檔案保管部門收到復(fù)制申請表后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于涉及重要財(cái)務(wù)信息或可能影響公司財(cái)務(wù)安全的復(fù)制申請，需經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）復(fù)制操作1.經(jīng)批準(zhǔn)后，會計(jì)檔案保管人員按照申請內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制過程應(yīng)確保會計(jì)檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，不得擅自修改或遺漏。2.復(fù)制完成后，應(yīng)對復(fù)制件進(jìn)行核對，確保與原件一致。在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”印章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人員等信息。3.復(fù)制件應(yīng)按照與原件相同的保管要求進(jìn)行保管，納入會計(jì)檔案管理體系。七、會計(jì)檔案的交接（一）交接范圍1.會計(jì)人員工作調(diào)動、離職或因病暫時(shí)不能工作需要接替或代理時(shí)，應(yīng)辦理會計(jì)檔案交接手續(xù)。2.公司合并、分立、撤銷、解散或破產(chǎn)清算時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理會計(jì)檔案移交手續(xù)。（二）交接程序1.交接前，移交人員應(yīng)將所經(jīng)管的會計(jì)檔案整理齊全，編制會計(jì)檔案移交清冊，詳細(xì)列出應(yīng)移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.交接雙方應(yīng)按照會計(jì)檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項(xiàng)進(jìn)行交接，并在移交清冊上簽字確認(rèn)。交接過程中，如有短缺、毀損等情況應(yīng)查明原因，并在移交清冊上注明。3.交接完畢后，交接雙方和監(jiān)交人應(yīng)在會計(jì)檔案移交清冊上簽名或蓋章。會計(jì)檔案移交清冊應(yīng)一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。（三）監(jiān)交規(guī)定1.一般會計(jì)人員辦理交接手續(xù)，由會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）監(jiān)交。2.會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）辦理交接手續(xù)，由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交，必要時(shí)主管單位可以派人會同監(jiān)交。八、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計(jì)檔案保管期滿，且該檔案所涉及的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)已經(jīng)結(jié)清，經(jīng)鑒定可以銷毀的，方可進(jìn)行銷毀。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（二）銷毀程序1.由公司檔案管理部門會同財(cái)務(wù)部門提出銷毀意見，編制會計(jì)檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.公司負(fù)責(zé)人在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計(jì)檔案不得銷毀。2.因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因終止的單