PAGE電子檔案管理制度模板一、總則（一）目的為加強公司電子檔案管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在工作活動中形成的具有保存價值的電子文件及其相關(guān)的電子檔案管理。（三）定義1.電子文件：指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?.電子檔案：指具有保存價值的電子文件經(jīng)系統(tǒng)整理并歸檔后形成的檔案。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司電子檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，由公司檔案管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導。2.全程管理原則：對電子文件從形成到歸檔的全過程進行管理，確保電子檔案的質(zhì)量。3.規(guī)范標準原則：遵循國家和行業(yè)有關(guān)電子檔案管理的規(guī)范標準，確保電子檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。4.便于利用原則：充分考慮電子檔案的特點，建立科學合理的分類體系和檢索工具，便于電子檔案的查詢、利用。二、電子文件的形成與收集（一）電子文件的形成1.公司各部門及所屬單位在業(yè)務(wù)活動中應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，規(guī)范電子文件的形成過程，確保電子文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.電子文件應(yīng)采用符合國家標準的文件格式，確保其通用性和可讀性。同時，應(yīng)注明電子文件的形成日期、來源、作者、密級等必要信息。（二）電子文件的收集1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負責電子文件的收集工作，確保電子文件及時、完整地收集到指定的存儲介質(zhì)或系統(tǒng)中。2.對于重要業(yè)務(wù)活動中形成的電子文件，應(yīng)在活動結(jié)束后及時進行收集整理，并按照規(guī)定的流程進行歸檔。3.在收集電子文件時，應(yīng)同時收集相關(guān)的元數(shù)據(jù)信息，如文件的格式、大小、存儲位置、版本等，以便于對電子文件進行準確的管理和利用。三、電子文件的整理與分類（一）電子文件的整理1.收集到的電子文件應(yīng)及時進行整理，去除重復、無用的文件，確保電子文件的準確性和完整性。2.對電子文件進行分類編號，建立清晰的文件目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。分類編號應(yīng)遵循科學性、系統(tǒng)性、實用性的原則，結(jié)合公司的業(yè)務(wù)特點和檔案管理要求進行設(shè)置。（二）電子文件的分類1.按年度分類：將電子文件按其形成年度進行分類，每年形成的電子文件單獨設(shè)立一個類別。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機構(gòu)設(shè)置，將電子文件按部門或單位進行分類。3.按保管期限分類：根據(jù)電子文件的重要程度和保存價值，將其分為永久、長期、短期三個保管期限類別。4.按文件類型分類：根據(jù)電子文件的內(nèi)容和形式，將其分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子數(shù)據(jù)檔案等不同類型。四、電子文件的存儲與備份（一）存儲介質(zhì)的選擇1.應(yīng)根據(jù)電子文件的存儲需求和特點，選擇合適的存儲介質(zhì)，如磁帶、磁盤、光盤等。存儲介質(zhì)應(yīng)具有良好的穩(wěn)定性、可靠性和兼容性，確保電子文件的安全存儲。2.優(yōu)先選用大容量、高性能的存儲設(shè)備，如磁盤陣列、磁帶庫等，以滿足公司日益增長的電子文件存儲需求。（二）存儲方式1.電子文件應(yīng)采用集中存儲和分布式存儲相結(jié)合的方式進行管理。對于重要的電子文件，應(yīng)進行集中存儲，以便于統(tǒng)一管理和備份；對于一般性的電子文件，可以采用分布式存儲的方式，由各部門或單位自行管理。2.在存儲電子文件時，應(yīng)按照分類編號的要求，建立清晰的存儲目錄結(jié)構(gòu)，將電子文件存儲在相應(yīng)的文件夾或存儲區(qū)域中。（三）備份策略1.建立完善的電子文件備份制度，定期對電子文件進行備份，確保電子文件的安全性和完整性。備份周期應(yīng)根據(jù)電子文件的重要程度和變化頻率進行確定，一般每周或每月進行一次全量備份，每天進行一次增量備份。2.備份介質(zhì)應(yīng)采用異地存儲的方式，將備份介質(zhì)存放在與主存儲地點不同的地理位置，以防止因自然災害、人為破壞等原因?qū)е轮鞔鎯Φ攸c的電子文件丟失。3.定期對備份介質(zhì)進行檢查和測試，確保備份介質(zhì)的可用性和數(shù)據(jù)的可恢復性。同時，應(yīng)建立備份介質(zhì)的使用記錄和管理制度，規(guī)范備份介質(zhì)的借閱、歸還等操作流程。五、電子檔案的歸檔與移交（一）歸檔條件1.電子文件在經(jīng)過整理、分類、存儲等環(huán)節(jié)后，達到以下條件的應(yīng)進行歸檔：電子文件內(nèi)容真實、準確、完整，已完成相關(guān)的審批程序。電子文件的格式符合要求，元數(shù)據(jù)信息齊全。電子文件已按照規(guī)定的分類編號體系進行整理，存儲位置明確。2.對于具有重要保存價值的電子文件，即使未達到上述全部歸檔條件，也應(yīng)及時進行歸檔，并在后續(xù)工作中補充完善相關(guān)信息。（二）歸檔流程1.各部門及所屬單位在電子文件達到歸檔條件后，應(yīng)填寫《電子檔案歸檔申請表》，詳細說明電子文件的名稱、數(shù)量、形成時間、保管期限等信息，并提交給公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門收到《電子檔案歸檔申請表》后，應(yīng)進行審核，確認電子文件符合歸檔要求后，通知申請部門進行歸檔操作。3.申請部門按照檔案管理部門的要求，將電子文件存儲到指定的檔案存儲系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)中進行相應(yīng)的標注和登記。同時，應(yīng)將電子文件的存儲介質(zhì)及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息移交給檔案管理部門。4.檔案管理部門在收到申請部門移交的電子文件及相關(guān)資料后，應(yīng)進行再次審核和檢查，確保電子檔案的質(zhì)量。審核無誤后，將電子檔案正式歸檔，并建立相應(yīng)的檔案目錄和索引。（三）移交手續(xù)1.電子檔案的移交應(yīng)辦理正式的移交手續(xù)，由移交部門和接收部門的負責人及經(jīng)辦人簽字確認。移交手續(xù)應(yīng)包括《電子檔案移交清單》，詳細記錄電子檔案的名稱、數(shù)量、存儲位置、移交時間等信息。2.移交部門應(yīng)確保移交的電子檔案與原電子文件內(nèi)容一致，存儲介質(zhì)完好無損。接收部門在收到移交的電子檔案后，應(yīng)及時進行核對和驗收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。六、電子檔案的利用與保密（一）利用權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱電子檔案的，應(yīng)填寫《電子檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、查閱目的、查閱時間等信息，并提交給所在部門負責人審批。2.部門負責人根據(jù)員工的查閱申請，進行審核并簽署意見。對于涉及重要機密或敏感信息的電子檔案，應(yīng)嚴格控制查閱權(quán)限，經(jīng)公司主管領(lǐng)導批準后方可查閱。3.檔案管理部門根據(jù)審批后的《電子檔案查閱申請表》提供相應(yīng)的電子檔案，并對查閱過程進行記錄。查閱人員應(yīng)在指定的地點和設(shè)備上進行查閱，不得擅自復制、傳播或更改電子檔案內(nèi)容。（二）利用方式1.電子檔案的利用方式主要包括在線查閱、下載打印、借閱等。對于一般性的電子檔案，可通過公司內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)進行在線查閱；對于需要紙質(zhì)材料的，可根據(jù)規(guī)定進行下載打印。2.對于重要或機密的電子檔案，如需借閱，應(yīng)按照公司的借閱制度辦理相關(guān)手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定的時間，借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的電子檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。（三）保密措施1.公司應(yīng)建立嚴格的電子檔案保密制度，明確電子檔案的密級劃分和保密責任。對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的電子檔案，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保信息安全。2.在電子檔案的存儲、傳輸和利用過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)、身份認證技術(shù)等手段，防止電子檔案被非法獲取、篡改或泄露。3.檔案管理部門應(yīng)定期對電子檔案的保密情況進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行整改。同時，應(yīng)加強對檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、注重效益的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。2.在鑒定過程中，應(yīng)充分考慮電子檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存價值，綜合評估其是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定組織1.公司成立電子檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門及相關(guān)技術(shù)專家組成。鑒定工作小組負責制定電子檔案鑒定方案，組織實施鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進行審核。2.鑒定工作小組應(yīng)定期召開會議，對電子檔案的鑒定情況進行研究和討論，確保鑒定工作的順利進行。（三）鑒定內(nèi)容1.對電子檔案的內(nèi)容進行審查，判斷其是否具有保存價值。對于已失去保存價值的電子檔案，應(yīng)及時進行銷毀。2.對電子檔案的存儲介質(zhì)進行檢查，如發(fā)現(xiàn)存儲介質(zhì)損壞或存在安全隱患，應(yīng)及時進行處理或更換。3.對電子檔案的元數(shù)據(jù)信息進行核對，確保元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)元數(shù)據(jù)信息缺失或錯誤，應(yīng)及時進行補充或修正。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，由檔案管理部門填寫《電子檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀的電子檔案名稱、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等信息，并提交給公司主管領(lǐng)導審批。2.公司主管領(lǐng)導批準后，檔案管理部門應(yīng)組織專人對電子檔案進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.電子檔案的銷毀方式應(yīng)采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等安全可靠的方法，確保電子檔案無法恢復。銷毀后，應(yīng)將銷毀記錄和相關(guān)證明材料歸檔保存。八、電子檔案管理系統(tǒng)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的集中管理、在線查閱、分類檢索、備份存儲等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)符合國家和行業(yè)有關(guān)標準規(guī)范，具備良好的安全性、穩(wěn)定性和兼容性。2.在電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中，應(yīng)充分考慮公司的業(yè)務(wù)需求和檔案管理特點，進行系統(tǒng)的規(guī)劃和設(shè)計。同時，應(yīng)加強與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享和交換。（二）系統(tǒng)維護1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負責電子檔案管理系統(tǒng)的日常維護和管理工作，確保系統(tǒng)的正常運行。定期對系統(tǒng)進行檢查和測試，及時發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)存在的問題。2.對電子檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件進行定期更新和升級，以保證系統(tǒng)的功能和性能不斷提升。同時，應(yīng)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復工作，防止因系統(tǒng)故障導致數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護措施，設(shè)置用戶權(quán)限管理、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等功能，防止非法用戶訪問和篡改電子檔案數(shù)據(jù)。2.定期對電子檔案管理系統(tǒng)進行安全評估和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并修復系統(tǒng)安全隱患。同時，應(yīng)制定系統(tǒng)安全應(yīng)急預案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的安全事件，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立電子檔案管理監(jiān)督機制，由檔案管理部門負責對各部門及所屬單位的電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查應(yīng)定期進行，確保電子檔案管理工作符合本制度要求。2.檔案管理部門應(yīng)制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確監(jiān)督檢查的內(nèi)容、方式、頻率等。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括電子文件的形成、收集、整理、存儲、歸檔、利用、保密、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況。（二）檢查內(nèi)容1.檢查各部門及所屬單位電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否建立健全相關(guān)的工作流程和操作規(guī)范。2.檢查電子文件的收集、整理、分類、存儲等工作是否符合要求，電子檔案的質(zhì)量是否達到標準。3.檢查電子檔案管理系統(tǒng)的運行情況，是否存在安全隱患和數(shù)據(jù)丟失等問題。4.檢查電子檔案的利用和保密情況，是否存在違規(guī)查閱、傳播或泄露電子檔案信息的行為。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達《電子檔