PAGE建始檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)建始公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于建始公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便公司/組織各部門及員工利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織檔案管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、征集公司/組織各部門及員工移交的各類檔案，對接收的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)、編目等整理工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。2.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、霉變等。對電子檔案進(jìn)行備份管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。3.檔案利用負(fù)責(zé)接待公司/組織內(nèi)部人員的檔案查閱、借閱申請，按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)，提供檔案利用服務(wù)。根據(jù)公司/組織各部門及員工的需求編寫檔案檢索工具，如目錄索引、專題指南等，方便檔案利用。對檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)了解檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考。4.檔案鑒定與銷毀根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案保管期限。對已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理，確保檔案銷毀過程的合規(guī)性和安全性。5.檔案信息化建設(shè)負(fù)責(zé)推進(jìn)公司/組織檔案信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查閱利用。對檔案管理人員進(jìn)行信息化技能培訓(xùn)，提高檔案管理工作的信息化水平。6.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)負(fù)責(zé)對公司/組織各部門檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門建立健全檔案管理制度，規(guī)范檔案整理、保管和利用等工作。定期組織檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動(dòng)，提高公司/組織整體檔案管理水平。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動(dòng)中形成的各類文件材料，如請示、報(bào)告、通知、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議等。2.科技檔案：反映公司/組織科研、生產(chǎn)、建設(shè)等活動(dòng)的技術(shù)文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。3.會(huì)計(jì)檔案：公司/組織在財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。4.人事檔案：記錄員工個(gè)人基本情況、工作經(jīng)歷、教育培訓(xùn)、考核獎(jiǎng)懲等信息的文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織各業(yè)務(wù)部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，如市場營銷檔案、客戶檔案、項(xiàng)目檔案等。6.聲像檔案：以照片（底片）、錄音帶、錄像帶、光盤等載體形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件等的檔案。7.實(shí)物檔案：公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物，如獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、證書、印章等。（二）檔案編號(hào)1.文書檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式進(jìn)行編號(hào)。例如：2023永久001，表示2023年度形成的永久保管的第1份文書檔案。2.科技檔案編號(hào)：根據(jù)項(xiàng)目或課題的編號(hào)進(jìn)行分類編號(hào)，在項(xiàng)目編號(hào)后加上檔案類別代碼和流水號(hào)。例如：KJ202301A001，表示2023年第1個(gè)科技項(xiàng)目中的A類（如設(shè)計(jì)圖紙類）第1份檔案。3.會(huì)計(jì)檔案編號(hào)：按照會(huì)計(jì)年度、檔案類別（如憑證、賬簿、報(bào)表等）和保管期限進(jìn)行編號(hào)。例如：2023憑證永久001，表示2023年度形成的永久保管的會(huì)計(jì)憑證第1冊。4.人事檔案編號(hào)：以員工個(gè)人身份證號(hào)碼為基礎(chǔ)進(jìn)行編號(hào)。5.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)。例如：YS202301001，表示2023年第1類業(yè)務(wù)中的第1份檔案。6.聲像檔案編號(hào)：按照形成時(shí)間、內(nèi)容主題等進(jìn)行編號(hào)。例如：SX20230501公司年會(huì)，表示2023年5月1日拍攝的關(guān)于公司年會(huì)的聲像檔案。7.實(shí)物檔案編號(hào)：根據(jù)實(shí)物的類別和入庫時(shí)間進(jìn)行編號(hào)。例如：SW202303獎(jiǎng)杯，表示2023年3月入庫的獎(jiǎng)杯實(shí)物檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、圖表、記錄等。2.公司/組織召開的各類會(huì)議形成的會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。3.公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.公司/組織員工的個(gè)人檔案材料，如入職登記表、培訓(xùn)記錄、考核表、獎(jiǎng)懲材料等。6.公司/組織的科研成果、技術(shù)資料、專利文件等。7.公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、憑證等會(huì)計(jì)檔案。8.公司/組織的宣傳資料、出版物、照片、錄像等聲像檔案。9.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類檔案，不得遺漏。3.在檔案收集過程中，應(yīng)注意保持檔案的原始性和真實(shí)性，不得對檔案進(jìn)行涂改、偽造等處理。4.對于重要的檔案資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，防止檔案丟失或損壞。（三）檔案整理1.檔案管理人員對收集到的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分為不同的類別。2.對每類檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.對檔案進(jìn)行裝訂、裝盒，確保檔案的整齊、美觀和便于保管。4.建立檔案電子目錄數(shù)據(jù)庫，將檔案目錄信息錄入數(shù)據(jù)庫，方便檔案的檢索和利用。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點(diǎn)。其面積應(yīng)根據(jù)公司/組織檔案數(shù)量和未來發(fā)展需求合理確定。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、照明設(shè)備等。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）檔案保管措施1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放于檔案密集架或檔案柜中，便于查找和管理。2.定期檢查檔案的保管狀況，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、霉變、褪色等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，定期打掃庫房，清除灰塵、雜物等。（三）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，防止檔案被盜、被搶、被毀等事故的發(fā)生。2.檔案庫房應(yīng)安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保檔案庫房的安全。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。4.加強(qiáng)對檔案管理人員及接觸檔案人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止因人為疏忽導(dǎo)致檔案安全事故。5.定期對檔案庫房的安全設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。六、檔案的利用（一）利用范圍及對象1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱、借閱的檔案名稱、編號(hào)、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對申請表進(jìn)行審核，符合條件的，予以辦理查閱、借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。3.外單位查閱公司/組織檔案，須提交單位介紹信、查閱申請函等材料，說明查閱目的、范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案，不得在檔案上圈劃、批注等。（三）利用期限1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行，當(dāng)場查閱，不得帶出。如有特殊情況需要帶出的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。2.檔案借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。2.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織實(shí)際情況，對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行全面、科學(xué)的評估。評估內(nèi)容包括檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案鑒定工作小組對需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿或失去保存價(jià)值的檔案，檔案鑒定工作小組提出鑒定意見，填寫《檔案鑒定意見書》。4.《檔案鑒定意見書》經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）銷毀程序1.檔案管理部門根據(jù)審批后的《檔案鑒定意見書》，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)對銷毀過程進(jìn)行全程監(jiān)督，確保檔案銷毀徹底、合規(guī)。4.檔案銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，為公司/組織各部門及員工提供便捷的檔案利用服務(wù)。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司/組織現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案數(shù)字化副本，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)。2.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能的自動(dòng)化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案信息化數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)