PAGE縣招商局檔案借閱制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣招商局檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案借閱行為，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣招商局全體工作人員及因工作需要借閱檔案的外部人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。3.提高檔案利用效率，服務(wù)招商工作大局。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.招商項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目洽談?dòng)涗洝⒑献鲄f(xié)議、可行性研究報(bào)告等。2.招商活動(dòng)檔案，如活動(dòng)策劃方案、邀請(qǐng)嘉賓名單、活動(dòng)總結(jié)等。3.客商信息檔案，涵蓋客商基本情況、投資意向、聯(lián)系方式等。4.政策法規(guī)文件，與招商工作相關(guān)的國(guó)家、省、市政策法規(guī)及解讀資料。5.其他經(jīng)批準(zhǔn)可供借閱的檔案。（二）限制借閱的檔案情況1.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案。2.正在形成過程中，尚未整理歸檔的臨時(shí)性文件材料。3.經(jīng)鑒定需永久或長(zhǎng)期保存的重要檔案，原則上不提供借閱，如有特殊情況需經(jīng)嚴(yán)格審批。三、借閱流程（一）內(nèi)部人員借閱1.填寫借閱申請(qǐng)表內(nèi)部人員如需借閱檔案，應(yīng)填寫《縣招商局檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要進(jìn)行審批，簽署意見并注明是否同意借閱及預(yù)計(jì)歸還時(shí)間。3.檔案管理人員審核經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后的申請(qǐng)表交至檔案管理人員，檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)申請(qǐng)借閱檔案的可用性及借閱人資格。審核通過后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。4.借閱登記與檔案領(lǐng)取檔案管理人員根據(jù)審核通過的申請(qǐng)表，進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱日期、檔案名稱及數(shù)量、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。借閱人憑借閱申請(qǐng)表到檔案庫(kù)房領(lǐng)取檔案。（二）外部人員借閱1.申請(qǐng)與介紹信提交外部人員因工作需要借閱檔案，需提前向縣招商局提出書面申請(qǐng)，并提交所在單位開具的介紹信，注明借閱目的、借閱檔案范圍等內(nèi)容。2.招商局相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批申請(qǐng)及介紹信提交至縣招商局分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，根據(jù)情況決定是否批準(zhǔn)借閱。如涉及重要檔案或敏感信息，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.簽訂保密協(xié)議經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，借閱人與縣招商局簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是對(duì)檔案保密的責(zé)任。4.后續(xù)借閱流程參照內(nèi)部人員借閱流程，完成填寫借閱申請(qǐng)表、部門負(fù)責(zé)人審批、檔案管理人員審核、借閱登記與檔案領(lǐng)取等環(huán)節(jié)。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.普通檔案的借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員說明原因，并辦理續(xù)借手續(xù)。續(xù)借期限最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日。2.對(duì)于招商項(xiàng)目推進(jìn)過程中階段性使用的檔案，借閱期限可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需要確定，但最長(zhǎng)不超過[具體項(xiàng)目相關(guān)時(shí)間段]。（二）特殊檔案借閱期限1.涉及重要招商機(jī)密或關(guān)鍵信息的檔案，借閱期限嚴(yán)格控制在[特殊規(guī)定的較短期限]內(nèi)，到期必須及時(shí)歸還。2.經(jīng)鑒定需永久或長(zhǎng)期保存的重要檔案，確因工作需要借閱的，借閱期限最長(zhǎng)不超過[X]個(gè)工作日，且需在借閱期間全程跟蹤使用情況，確保檔案安全。五、借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的安全和完整負(fù)責(zé)，不得擅自涂改、污損、抽取、撤換、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或在檔案上批注、勾劃、加圈等。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。如因特殊原因不能按時(shí)歸還，應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員說明情況，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.在借閱檔案期間，應(yīng)妥善保管檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的使用區(qū)域，防止檔案丟失或被盜。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)立即向檔案管理人員報(bào)告，并采取措施挽回?fù)p失。4.借閱人必須嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)及縣招商局的保密制度，不得將所借閱檔案的內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。如因借閱人原因?qū)е聶n案泄密，將依法追究其責(zé)任。（二）檔案使用場(chǎng)所規(guī)定1.借閱人應(yīng)在縣招商局指定的檔案查閱室使用所借閱的檔案，不得在其他非指定場(chǎng)所隨意擺放或使用檔案。2.在檔案查閱室內(nèi)，應(yīng)保持安靜、整潔，愛護(hù)室內(nèi)設(shè)施設(shè)備。查閱完畢后，應(yīng)將檔案整理整齊，放回原處。（三）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前，將所借閱的檔案完整無損地歸還至檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸還檔案的數(shù)量、完整性及借閱登記信息。2.如發(fā)現(xiàn)歸還的檔案有損壞、丟失或其他問題，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的修復(fù)或賠償責(zé)任。賠償標(biāo)準(zhǔn)按照檔案的重要程度、損失情況及相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。六、檔案查閱與復(fù)制（一）查閱規(guī)定1.如需查閱檔案內(nèi)容，原則上應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱室，不得擅自摘抄、拍照、攝像檔案內(nèi)容。2.對(duì)于涉及機(jī)密或敏感信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，只能在規(guī)定的范圍內(nèi)查閱相關(guān)內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露。（二）復(fù)制規(guī)定1.一般情況下，不允許對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制。如因工作需要確需復(fù)制檔案，借閱人應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請(qǐng)，并說明復(fù)制的用途、范圍及數(shù)量。2.復(fù)制申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后，交檔案管理人員審核。檔案管理人員根據(jù)檔案的性質(zhì)、保密要求及審批意見，決定是否允許復(fù)制及復(fù)制的方式（如復(fù)印、掃描等）和數(shù)量。3.經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的檔案，應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行操作，確保復(fù)制內(nèi)容與原件一致。復(fù)制完成后，檔案管理人員應(yīng)對(duì)復(fù)制件進(jìn)行登記，并與原件一同妥善保管。七、檔案管理人員職責(zé)（一）日常管理1.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、上架等日常管理工作，確保檔案存放有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性及保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。（二）借閱服務(wù)1.受理檔案借閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照規(guī)定流程辦理借閱手續(xù)。2.為借閱人提供必要的檔案查閱和利用指導(dǎo)，解答借閱過程中的相關(guān)問題。3.跟蹤檔案借閱情況，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案，對(duì)逾期未還的檔案進(jìn)行催還。（三）安全保障1.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的安全管理，確保庫(kù)房環(huán)境符合檔案保管要求，配備必要的防火防災(zāi)設(shè)備。2.嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，防止檔案信息泄露。對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，簽訂保密責(zé)任書。（四）監(jiān)督檢查1.定期對(duì)檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查借閱流程的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出改進(jìn)措施。2.對(duì)違反檔案借閱制度的行為進(jìn)行監(jiān)督糾正，情節(jié)嚴(yán)重的及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查處理。八、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.縣招商局檔案中涉及的國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等信息均屬于保密范圍。2.包括但不限于招商項(xiàng)目的敏感數(shù)據(jù)、客商的特殊要求、未公開的政策文件等。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)檔案的保管、借閱等環(huán)節(jié)進(jìn)行保密管理。2.借閱人在借閱檔案前，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.在檔案查閱室等使用場(chǎng)所，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制無關(guān)人員進(jìn)入、設(shè)置查閱權(quán)限等。4.對(duì)涉及保密內(nèi)容的檔案，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放和管理，嚴(yán)格控制知悉范圍。（三）違規(guī)處理1.如發(fā)現(xiàn)有違反保密規(guī)定的行為，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等處理。2.對(duì)造成檔案泄密事故的，將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.縣招商局成立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組通過查閱借閱記錄、實(shí)地檢查檔案保管情況、聽取借閱人及檔案管理人員匯報(bào)等方式，對(duì)檔案借閱流程的合規(guī)性、檔案管理人員的履職情況等進(jìn)行全面監(jiān)督。（二）考核機(jī)制1.將檔案借閱制度執(zhí)行情況納入工作人員績(jī)效考核體系，對(duì)嚴(yán)格遵守制度、檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。