PAGE應急局檔案查借閱制度一、總則（一）目的為加強應急局檔案的管理，規(guī)范檔案的查借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在應急管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于應急局機關各科室、所屬事業(yè)單位及因工作需要查閱、借閱應急局檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案查借閱審批制度，保證檔案使用的嚴肅性和規(guī)范性。3.維護檔案的真實性、完整性和保密性，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案查借閱制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理應急局各類檔案，建立健全檔案管理臺賬，確保檔案資料的有序存放。3.負責檔案查借閱的登記、審核、審批工作，對查借閱情況進行跟蹤和監(jiān)督。4.指導和協(xié)助檔案使用部門及人員正確使用檔案，提供必要的檔案利用服務。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案查借閱過程中，協(xié)助檔案管理部門做好相關工作，提供必要的檔案信息和解釋說明。（三）檔案使用人員職責1.嚴格遵守檔案查借閱制度，按照規(guī)定的程序和要求辦理查借閱手續(xù)。2.愛護檔案資料，不得擅自涂改、圈劃、抽取、撤換、批注、污損檔案，不得擅自復印、拍照、錄像檔案內容。3.未經(jīng)檔案管理部門批準，不得將檔案轉借他人或帶出規(guī)定的查閱場所。4.查閱、借閱工作結束后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。三、檔案查閱（一）查閱范圍1.應急局在履行職責過程中形成的各類文件、資料、記錄、報表、圖表等檔案資料。2.依法收集、整理的涉及應急管理工作的各類檔案信息。3.與應急管理工作相關的其他有保存價值的檔案資料。（二）查閱流程1.查閱人填寫《應急局檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等內容，并簽字確認。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作需要對查閱申請進行認真審查，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核同意后，查閱人將申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門對查閱申請進行再次審核，重點審查查閱目的是否合理、查閱范圍是否明確等。審核通過后，檔案管理部門根據(jù)查閱申請內容，確定具體的查閱檔案，并安排查閱場所和查閱時間。4.查閱人在檔案管理部門指定的場所進行查閱，查閱過程中應保持安靜，遵守查閱場所的各項規(guī)定。檔案管理人員應在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱工作規(guī)范有序進行。5.查閱人如需摘錄、復制檔案內容，應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可進行。摘錄、復制的檔案內容應與原件一致，并注明出處。（三）查閱限制1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，嚴格按照國家有關法律法規(guī)和保密規(guī)定進行管理，未經(jīng)批準，不得查閱。2.檔案查閱應遵循“誰查閱、誰負責”的原則，查閱人應對查閱過程中涉及的檔案內容嚴格保密，不得泄露給無關人員。3.對于重要檔案或涉及重大事項的檔案，如需查閱，應經(jīng)應急局主要領導批準后方可進行。四、檔案借閱（一）借閱范圍因工作需要，確需將檔案帶出檔案管理部門的，可以辦理借閱手續(xù)。借閱范圍原則上與查閱范圍一致，但對于一些重要、敏感檔案，借閱需從嚴控制。（二）借閱流程1.借閱人填寫《應急局檔案借閱申請表》，除注明查閱申請表中的各項內容外，還應詳細說明借閱期限、借閱用途、歸還時間等信息，并簽字確認。2.將申請表提交至所在部門負責人審核，部門負責人應根據(jù)工作實際情況，對借閱申請進行嚴格把關，簽署審核意見。3.經(jīng)部門負責人審核同意后，借閱人將申請表交至檔案管理部門。檔案管理部門對借閱申請進行全面審核，重點審查借閱必要性、借閱期限合理性、借閱人保密承諾等內容。審核通過后，檔案管理部門根據(jù)借閱申請內容，確定具體的借閱檔案，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱人在辦理借閱手續(xù)時，應向檔案管理部門繳納一定數(shù)額的押金（具體金額根據(jù)檔案重要程度和借閱風險確定）。如在借閱過程中檔案無損壞、丟失等情況，押金在歸還檔案時全額退還。5.檔案管理部門向借閱人出具《應急局檔案借閱憑證》，明確借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。借閱人應妥善保管借閱憑證，不得遺失。6.借閱人憑借閱憑證到檔案管理部門領取檔案，并在檔案管理人員的監(jiān)督下，對檔案進行清點、核對。確認無誤后，雙方在檔案交接清單上簽字確認。（三）借閱期限檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人應提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。延長后的借閱期限最長不得超過[X]個工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應在規(guī)定的借閱期限內歸還檔案。如需提前歸還，應提前通知檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，應確保檔案的完整性和整潔性，不得有涂改、損壞、缺頁等情況。檔案管理人員應認真核對檔案的數(shù)量、內容等信息，確認無誤后，辦理檔案歸還手續(xù)。3.檔案歸還后，檔案管理部門應及時將借閱憑證收回，并在檔案管理臺賬中進行登記注銷。同時，退還借閱人繳納的押金。4.如發(fā)現(xiàn)借閱人在借閱過程中存在檔案丟失、損壞、泄密等情況，檔案管理部門應立即采取措施進行處理，并根據(jù)相關規(guī)定追究借閱人的責任。五、檔案利用監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督措施1.檔案管理部門應建立檔案查借閱監(jiān)督機制，定期對檔案查借閱情況進行檢查和統(tǒng)計分析。2.在檔案查閱現(xiàn)場，檔案管理人員應加強對查閱人的監(jiān)督，確保查閱工作符合規(guī)定要求。3.對于檔案借閱情況，檔案管理部門應通過借閱憑證、檔案交接清單等記錄，對借閱過程進行全程跟蹤，及時掌握檔案的流向和歸還情況。（二）檢查內容1.查借閱手續(xù)是否齊全、規(guī)范，包括申請表填寫是否完整、審核審批程序是否合規(guī)等。2.查借閱人是否按照規(guī)定的范圍、方式和期限使用檔案，是否存在超范圍查閱、轉借他人、逾期不還等情況。3.檔案使用過程中是否存在涂改、損壞、丟失、泄密等問題，檔案管理人員是否履行了監(jiān)督職責。4.檔案利用效果評估，了解查借閱檔案對工作的實際幫助和作用，總結經(jīng)驗教訓，不斷完善檔案管理和利用工作。（三）問題處理1.對于在檔案查借閱過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，檔案管理部門應及時發(fā)出整改通知，要求相關責任人限期整改。2.情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，并責令其作出書面檢討；情節(jié)嚴重的，按照有關規(guī)定追究相關責任人的責任，包括行政處分、經(jīng)濟賠償?shù)取?.如因檔案查借閱違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞、泄密等重大后果的，應依法依規(guī)嚴肅處理，并及時向上級主管部門報告。六、檔案信息化管理與利用（一）信息化建設1.加強檔案信息化基礎設施建設，配備必要的計算機、服務器、存儲設備、網(wǎng)絡設備等硬件設施，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質量，方便檔案的查借閱和利用。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性和兼容性。同時，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案管理1.對電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲等環(huán)節(jié)進行嚴格管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.按照國家有關電子檔案管理的標準和規(guī)范，對電子檔案進行分類、編號、著錄等處理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索和利用。3.加強電子檔案的安全保護，采取加密、備份、訪問控制等技術措施，防止電子檔案被篡改、竊取、丟失等情況發(fā)生。同時，建立電子檔案安全審計機制，對電子檔案的操作記錄進行審計和跟蹤。（三）信息化利用1.利用檔案管理信息系統(tǒng)，為檔案查借閱提供便捷的服務。查閱人可以通過網(wǎng)絡遠程提交查閱申請，檔案管理部門審核通過后，查閱人可以在授權范圍內在線查閱檔案。2.建立檔案信息共享平臺，與相關部門和單位實現(xiàn)檔案信息的互聯(lián)互通和共享。在確保檔案安全和保密的前提下，促進檔案資源的有效利用，提高應急管理工作的協(xié)同效率。3.開展檔案數(shù)據(jù)分析和挖掘工作，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，為應急管理決策提供支持和參考。例如，通過分析歷史災害檔案數(shù)據(jù)