PAGE設(shè)備設(shè)施檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司設(shè)備設(shè)施檔案管理，確保設(shè)備設(shè)施檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，為公司設(shè)備設(shè)施的規(guī)劃、采購、安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維護(hù)、改造、報(bào)廢等全過程管理提供依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有設(shè)備設(shè)施檔案的管理，包括生產(chǎn)設(shè)備、動(dòng)力設(shè)備、電氣設(shè)備、儀器儀表、運(yùn)輸設(shè)備、辦公設(shè)備等各類設(shè)備設(shè)施。（三）管理職責(zé)1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善設(shè)備設(shè)施檔案管理制度；指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門設(shè)備設(shè)施檔案管理工作；集中統(tǒng)一管理公司設(shè)備設(shè)施檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，確保檔案的安全和有效利用。2.設(shè)備設(shè)施使用部門負(fù)責(zé)本部門設(shè)備設(shè)施檔案的收集、整理、立卷、歸檔和保管工作；指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備設(shè)施檔案管理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整；配合檔案管理部門做好設(shè)備設(shè)施檔案的查閱、借閱等工作。3.設(shè)備設(shè)施管理部門負(fù)責(zé)提供設(shè)備設(shè)施管理過程中形成的各類技術(shù)資料和文件，協(xié)助檔案管理部門做好設(shè)備設(shè)施檔案的整理和歸檔工作；參與設(shè)備設(shè)施檔案的鑒定和銷毀工作。二、設(shè)備設(shè)施檔案的內(nèi)容（一）設(shè)備設(shè)施前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等項(xiàng)目前期文件。2.設(shè)備設(shè)施采購合同、技術(shù)協(xié)議、招投標(biāo)文件等采購相關(guān)文件。3.設(shè)備設(shè)施安裝調(diào)試方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等安裝調(diào)試文件。（二）設(shè)備設(shè)施技術(shù)資料1.設(shè)備設(shè)施的產(chǎn)品說明書、操作手冊(cè)、維護(hù)手冊(cè)、圖紙、電路圖、裝配圖等技術(shù)文件。2.設(shè)備設(shè)施的技術(shù)改造方案、技術(shù)變更記錄、技術(shù)總結(jié)等技術(shù)資料。（三）設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)文件1.設(shè)備設(shè)施運(yùn)行記錄，包括運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、故障記錄等。2.設(shè)備設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄、更換零部件記錄等。3.設(shè)備設(shè)施的潤滑記錄、點(diǎn)檢記錄、巡檢記錄等。（四）設(shè)備設(shè)施安全管理文件1.設(shè)備設(shè)施安全操作規(guī)程、安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等安全文件。2.設(shè)備設(shè)施安全檢查記錄、隱患排查記錄、整改記錄等。3.設(shè)備設(shè)施安全事故報(bào)告、處理記錄等。（五）設(shè)備設(shè)施計(jì)量管理文件1.設(shè)備設(shè)施的計(jì)量器具臺(tái)賬、校準(zhǔn)計(jì)劃、校準(zhǔn)記錄、檢定證書等。2.設(shè)備設(shè)施的計(jì)量確認(rèn)記錄、計(jì)量變更記錄等。（六）設(shè)備設(shè)施資產(chǎn)文件1.設(shè)備設(shè)施的固定資產(chǎn)卡片、臺(tái)賬、清單等資產(chǎn)文件。2.設(shè)備設(shè)施的購置發(fā)票、入賬憑證、折舊記錄等財(cái)務(wù)文件。（七）設(shè)備設(shè)施報(bào)廢文件1.設(shè)備設(shè)施報(bào)廢申請(qǐng)報(bào)告、報(bào)廢鑒定報(bào)告、報(bào)廢審批文件等。2.設(shè)備設(shè)施報(bào)廢處置記錄，包括報(bào)廢設(shè)備設(shè)施的回收、拆解、變賣等記錄。三、設(shè)備設(shè)施檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時(shí)收集本部門設(shè)備設(shè)施在各個(gè)階段形成的文件資料，確保檔案資料的齊全、完整。2.設(shè)備設(shè)施采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本及相關(guān)技術(shù)文件移交檔案管理部門。3.設(shè)備設(shè)施到貨后，使用部門應(yīng)在驗(yàn)收合格后，將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)技術(shù)資料移交檔案管理部門。4.設(shè)備設(shè)施運(yùn)行維護(hù)過程中，使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄運(yùn)行維護(hù)情況，定期將運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等資料移交檔案管理部門。5.設(shè)備設(shè)施發(fā)生技術(shù)改造、安全事故、計(jì)量變更等情況時(shí)，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件資料移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理部門應(yīng)按照設(shè)備設(shè)施檔案的內(nèi)容分類，對(duì)收集到的文件資料進(jìn)行整理。2.每份文件資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.對(duì)文件資料進(jìn)行分類裝訂，同一類別的文件資料應(yīng)集中裝訂在一起，并在封面注明類別、年份、月份等信息。4.對(duì)設(shè)備設(shè)施的圖紙、電路圖等技術(shù)文件，應(yīng)進(jìn)行折疊、裝訂，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于查閱。5.整理后的設(shè)備設(shè)施檔案應(yīng)建立目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、文件名、日期、保管期限等信息，便于快速查找和檢索。四、設(shè)備設(shè)施檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)整理好的設(shè)備設(shè)施檔案進(jìn)行歸檔，歸檔時(shí)間為每年的[具體月份]。2.歸檔后的設(shè)備設(shè)施檔案應(yīng)按照類別、年份、月份等順序排列，存放在專用的檔案柜中。3.對(duì)重要的設(shè)備設(shè)施檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份方式可采用電子文檔備份或紙質(zhì)檔案復(fù)印備份，備份資料應(yīng)與原件一同保管。（二）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案借閱登記制度，對(duì)檔案的借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時(shí)間、借閱人、借閱內(nèi)容、歸還時(shí)間等。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。5.對(duì)超過保管期限的設(shè)備設(shè)施檔案，檔案管理部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫銷毀清單，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀，并做好記錄。五、設(shè)備設(shè)施檔案的查閱與借閱（一）查閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱設(shè)備設(shè)施檔案時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)備設(shè)施檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱內(nèi)容、查閱目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照查閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。（二）借閱要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱設(shè)備設(shè)施檔案時(shí)，應(yīng)填寫《設(shè)備設(shè)施檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱內(nèi)容、借閱目的、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)按照借閱申請(qǐng)表的要求，提供相應(yīng)的檔案資料，并與借閱人員簽訂《設(shè)備設(shè)施檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的責(zé)任和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容，如需延長借閱時(shí)間，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案資料時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。六、設(shè)備設(shè)施檔案的信息化管理（一）建立檔案數(shù)據(jù)庫檔案管理部門應(yīng)建立設(shè)備設(shè)施檔案數(shù)據(jù)庫，將設(shè)備設(shè)施檔案的電子文檔錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。對(duì)新形成的設(shè)備設(shè)施檔案，應(yīng)及時(shí)錄入數(shù)據(jù)庫；對(duì)檔案資料的變更情況，應(yīng)及時(shí)更新數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)信息。（三）信息查詢與利用公司內(nèi)部人