PAGE總務(wù)文件檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司總務(wù)文件檔案的保密管理，確保公司信息安全，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總務(wù)部門(mén)涉及的所有文件檔案，包括但不限于行政文件、后勤管理資料、采購(gòu)合同、設(shè)施設(shè)備檔案等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件檔案保密工作合法合規(guī)。2.最小化原則：嚴(yán)格限定知悉范圍，確保信息被合法、必要的人員知悉，避免信息的不當(dāng)擴(kuò)散。3.全程保密原則：對(duì)文件檔案從產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)到銷(xiāo)毀的全過(guò)程實(shí)施保密措施。4.可追溯原則：對(duì)文件檔案的接觸、使用等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便追溯和審計(jì)。二、保密職責(zé)（一）總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)總務(wù)文件檔案保密工作，制定保密工作計(jì)劃和措施。2.監(jiān)督、檢查保密制度的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理保密工作中的問(wèn)題。3.協(xié)調(diào)解決涉及多個(gè)部門(mén)的保密事項(xiàng)，確保保密工作的有效開(kāi)展。（二）文件檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)文件檔案的收集、整理、歸檔、存儲(chǔ)和保管，確保文件檔案的安全與完整。2.嚴(yán)格執(zhí)行文件檔案借閱、查閱、使用登記制度，對(duì)借閱、查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。3.定期對(duì)文件檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助做好文件檔案的保密宣傳教育工作，提高員工的保密意識(shí)。（三）文件檔案使用人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所使用的文件檔案，不得擅自復(fù)制、傳播、泄露。2.在工作結(jié)束后，及時(shí)將文件檔案歸還管理人員，不得私自留存。3.發(fā)現(xiàn)文件檔案丟失、損壞或泄露等情況，應(yīng)立即報(bào)告。三、文件檔案的管理（一）文件檔案的分類(lèi)與編號(hào)1.根據(jù)文件檔案的性質(zhì)、來(lái)源、用途等進(jìn)行分類(lèi)，如行政文件類(lèi)、后勤管理類(lèi)、采購(gòu)合同類(lèi)等。2.為每類(lèi)文件檔案編制唯一的編號(hào)，以便于識(shí)別和管理。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保系統(tǒng)性和連貫性。（二）文件檔案的收集與整理1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將產(chǎn)生的文件檔案移交總務(wù)部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)移交清單，注明文件檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.總務(wù)部門(mén)文件檔案管理人員對(duì)接收的文件檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文件檔案進(jìn)行整理，剔除重復(fù)、無(wú)效的文件檔案，確保文件檔案的質(zhì)量。（三）文件檔案的存儲(chǔ)1.設(shè)立專門(mén)的文件檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備。2.文件檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和管理。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)保持整潔、通風(fēng)良好，溫度、濕度適宜。3.對(duì)電子文件檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（四）文件檔案的借閱與查閱1.因工作需要借閱或查閱文件檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表或查閱申請(qǐng)表，注明借閱或查閱的文件檔案名稱、用途、期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后方可辦理借閱或查閱手續(xù)。3.文件檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)表的內(nèi)容提供文件檔案，借閱或查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件檔案帶出存儲(chǔ)場(chǎng)所。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還文件檔案，如需延期，應(yīng)重新辦理申請(qǐng)手續(xù)。（五）文件檔案的使用1.使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途使用文件檔案，不得擅自更改、涂抹、刪除文件檔案內(nèi)容。2.在使用過(guò)程中，應(yīng)注意保護(hù)文件檔案的安全，防止文件檔案損壞、丟失。3.文件檔案使用完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還管理人員，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。（六）文件檔案的銷(xiāo)毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的文件檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前，應(yīng)填寫(xiě)銷(xiāo)毀申請(qǐng)表，注明銷(xiāo)毀文件檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，交總務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.文件檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。四、保密措施（一）物理安全措施1.文件檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。2.配備監(jiān)控設(shè)備，對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所及周邊環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，確保安全。3.對(duì)重要文件檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)措施，防止數(shù)據(jù)被非法獲取。（二）網(wǎng)絡(luò)安全措施1.對(duì)涉及文件檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)電子文件檔案的傳輸、存儲(chǔ)等過(guò)程進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸中的安全性。3.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全隱患。（三）人員安全措施1.加強(qiáng)對(duì)文件檔案管理人員及使用人員的保密教育和培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。2.與涉及文件檔案管理的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。3.對(duì)離職人員進(jìn)行離職審計(jì)和保密提醒，確保其在離職前妥善交接文件檔案，不得泄露公司機(jī)密。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.總務(wù)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)文件檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括文件檔案的管理、存儲(chǔ)、借閱、查閱、使用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檢查應(yīng)形成記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）不定期抽查1.公司保密管理部門(mén)應(yīng)不定期對(duì)總務(wù)文件檔案保密工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查保密制度的落實(shí)情況、文件檔案的安全狀況等。2.對(duì)抽查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)違反本制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.對(duì)因違反保密制度給公司造成損失的，應(yīng)依法追究其法律責(zé)任。六、應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定總務(wù)文件檔案保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、處置流程等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行演練和修訂，確保其有效性和可操作性。（二）事件報(bào)告與處置1.一旦發(fā)現(xiàn)文件檔案泄露等保密事件，應(yīng)立即報(bào)告公司保密管理部門(mén)，并采取必要的措施進(jìn)行處置，防止事件進(jìn)一步擴(kuò)大。2.保密管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員對(duì)事件進(jìn)行調(diào)查，查明原因，確定責(zé)任，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（三）后續(xù)整改1.對(duì)保密事件進(jìn)行總結(jié)分析，查找制度和管理中的漏洞，及時(shí)進(jìn)行整改，防止類(lèi)似事件再次發(fā)生。2.將保密事件的處理情