PAGE檔案資料查閱借閱制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案資料的管理，確保檔案資料的安全與完整，規(guī)范檔案資料的查閱借閱行為，提高檔案資料的利用效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案資料查閱借閱方面的管理。3.定義檔案資料：指公司在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案資料管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)公司檔案資料的集中統(tǒng)一管理，制定檔案資料管理制度和工作流程。負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。負(fù)責(zé)建立檔案資料的檢索工具，提供檔案資料查閱借閱服務(wù)。負(fù)責(zé)對檔案資料的安全保管情況進(jìn)行檢查，定期對檔案資料進(jìn)行鑒定、銷毀等工作。2.各部門職責(zé)負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔工作，并按規(guī)定時間向檔案管理部門移交。負(fù)責(zé)對本部門員工查閱借閱檔案資料進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保檔案資料的安全與完整。配合檔案管理部門做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作。3.員工職責(zé)遵守檔案資料查閱借閱制度，愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案資料。查閱借閱檔案資料時，應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)，在指定地點查閱，不得將檔案資料帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。查閱借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案資料，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。三、檔案資料查閱管理1.查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的檔案資料。2.查閱申請查閱人應(yīng)填寫《檔案資料查閱申請表》，注明查閱檔案資料的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息?！稒n案資料查閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.查閱審核檔案管理部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括查閱目的、查閱范圍、查閱時間等是否符合規(guī)定。審核通過后，檔案管理部門在《檔案資料查閱申請表》上簽字，并安排查閱地點和查閱時間。4.查閱方式查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案資料，不得擅自將檔案資料帶出指定地點。查閱人查閱檔案資料時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱人如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立《檔案資料查閱登記簿》，對查閱檔案資料的人員、時間、內(nèi)容、查閱結(jié)果等進(jìn)行詳細(xì)登記。四、檔案資料借閱管理1.借閱范圍公司員工因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案資料。但涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案資料，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得借閱。2.借閱申請借閱人應(yīng)填寫《檔案資料借閱申請表》，注明借閱檔案資料的名稱、內(nèi)容、目的、借閱時間等信息?！稒n案資料借閱申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。3.借閱審核檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括借閱目的、借閱范圍、借閱時間、借閱人資格等是否符合規(guī)定。審核通過后，檔案管理部門在《檔案資料借閱申請表》上簽字，并辦理借閱手續(xù)。4.借閱手續(xù)借閱人應(yīng)向檔案管理部門提交有效身份證件，檔案管理部門對借閱人身份進(jìn)行核實后，發(fā)放《檔案資料借閱證》。借閱人應(yīng)在《檔案資料借閱登記簿》上簽字，領(lǐng)取檔案資料。檔案管理部門應(yīng)向借閱人明確告知檔案資料的保管要求和歸還期限。5.借閱期限檔案資料的借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。6.借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還期限內(nèi)歸還檔案資料，如不能按時歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請延期。借閱人歸還檔案資料時應(yīng)保持檔案資料的完整、清潔，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。檔案管理部門在收到借閱人歸還的檔案資料后，應(yīng)在《檔案資料借閱登記簿》上進(jìn)行登記，并收回《檔案資料借閱證》。五、檔案資料保密管理1.保密范圍公司檔案資料中涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等內(nèi)容的，均屬于保密范圍。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案資料保密制度，加強(qiáng)對檔案資料的安全保管，防止檔案資料泄露。檔案管理部門應(yīng)配備必要的保密設(shè)施，如保險柜、防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案資料的安全。檔案管理部門應(yīng)定期對檔案資料進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。查閱借閱檔案資料時，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，對涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)限制查閱借閱范圍，并要求查閱借閱人簽訂保密協(xié)議。3.保密責(zé)任公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料保密制度，不得擅自泄露檔案資料的內(nèi)容。如有違反檔案資料保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。六、檔案資料鑒定與銷毀管理1.鑒定原則檔案資料的鑒定應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、科學(xué)分析、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。2.鑒定組織公司成立檔案資料鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案資料進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。3.鑒定內(nèi)容檔案資料的真實性、完整性、準(zhǔn)確性。檔案資料的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值、科學(xué)價值等。檔案資料的密級，是否仍需保密。4.銷毀程序經(jīng)鑒定小組鑒定后，確無保存價值的檔案資料，由檔案管理部門編制《檔案資料銷毀清單》?！稒n案資料銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實施銷毀。銷毀檔案資料時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底性和安全性。銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案資料銷毀清單》上簽字，并將銷毀情況報告公司領(lǐng)導(dǎo)。七、監(jiān)督與檢查1.公司定期對檔案資料查閱借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效實施。2.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案資料查閱借閱工作的日常管理，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.對違反檔案資料查閱借閱制度的行為，公司將視情節(jié)