PAGE村委換屆檔案制度匯編一、總則（一）目的為了規(guī)范村委換屆檔案管理工作，確保換屆選舉工作資料的完整、準確、系統(tǒng)和安全，為村委換屆選舉工作提供可靠的依據(jù)和支持，特制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本村范圍內(nèi)村委換屆選舉工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：村委換屆檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映村委換屆選舉工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，防止檔案資料泄露、損毀和丟失。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類和檢索體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案分類與歸檔范圍（一）選舉工作文件類1.上級關于村委換屆選舉工作的文件、通知、指示等。2.本村制定的村委換屆選舉工作實施方案、細則、辦法等。3.換屆選舉工作的會議記錄、紀要、決議等。（二）選民登記類1.選民登記冊，包括選民姓名、性別、年齡、住址、身份證號碼等信息。2.選民資格審查材料，如戶籍證明、身份證明等。3.選民名單公示材料，包括公示照片、公示結果報告等。（三）候選人提名與資格審查類1.候選人提名登記表，記錄候選人基本信息、提名方式、提名票數(shù)等。2.候選人資格審查報告，包括審查依據(jù)、審查內(nèi)容、審查結果等。3.候選人資格審查相關證明材料，如學歷證明、無違法違紀記錄證明等。（四）投票選舉類1.投票站設置方案，包括投票站地點、投票時間、投票方式等。2.選票，包括正式選票、備用選票等。3.投票現(xiàn)場記錄，如投票人數(shù)、投票情況、監(jiān)票人記錄等。4.計票、唱票記錄，包括計票結果、唱票過程記錄等。5.選舉結果公告，包括公告照片、公告內(nèi)容等。（五）選舉工作總結類1.村委換屆選舉工作總結報告，包括選舉工作基本情況、主要做法、取得的成效、存在的問題及改進措施等。2.選舉工作經(jīng)驗交流材料、典型案例分析等。（六）其他相關類1.與村委換屆選舉工作有關的信訪、舉報材料及處理結果。2.換屆選舉工作中形成的其他有保存價值的文件、資料、照片、音像等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門和相關人員應按照檔案歸檔范圍，及時將各自工作中形成的檔案資料收集齊全，移交檔案管理人員。2.檔案資料應保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。3.對于重要的檔案資料，應同時收集原件和復印件，復印件應與原件核對無誤，并注明出處。（二）整理方法1.檔案管理人員按照檔案分類標準，對收集到的檔案資料進行分類整理。2.每份檔案應編寫頁碼，并在首頁加蓋檔案章，注明檔案編號、類別、題名、日期、保管期限等信息。3.對于同一類檔案，應按照時間順序或重要程度進行排列，編制目錄清單。4.檔案整理過程中，應剔除重復、無用的資料，確保檔案的精煉和準確。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。（二）保管期限1.村委換屆檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括選舉工作文件類中的上級重要文件、本村換屆選舉工作的重大決策文件等；選舉工作總結類中的全面總結報告、典型案例分析等。3.長期保管的檔案包括選民登記類、候選人提名與資格審查類、投票選舉類等主要工作環(huán)節(jié)的檔案資料，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括換屆選舉工作中形成的一般性文件、資料等，保管期限為[X]年。（三）檔案保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細記錄檔案的出入庫時間、檔案名稱、數(shù)量、借閱人等信息。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性。4.嚴格遵守檔案安全保密規(guī)定，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。五、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.因工作需要查閱村委換屆檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并填寫查閱申請表。2.查閱申請表應注明查閱人姓名、單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。3.涉及重要檔案資料的查閱，須經(jīng)村委主要領導批準。（二）查閱方式1.檔案管理人員應根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。2.查閱人只能在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱人不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。（三）利用規(guī)定1.查閱人如需復印、摘錄檔案資料，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。2.復印、摘錄的檔案資料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。3.檔案資料的利用應嚴格遵守相關法律法規(guī)和保密規(guī)定，不得將檔案資料用于與工作無關的目的。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門負責人組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保存意義，確定檔案的存毀。3.鑒定工作結束后，鑒定小組應出具鑒定報告，注明鑒定意見和存毀檔案清單。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，報村委主要領導批準。2.檔案銷毀申請表應注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應安排專人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息，與檔案銷毀申請表一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立村委換屆檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對村委換屆檔案進行全面數(shù)字化掃描，確保檔案內(nèi)容的完整和準確。2.數(shù)字化掃描的圖像應清晰可讀，分辨率應符合檔案管理要求。3.對數(shù)字化檔案進行分類、命名和標注，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)功能1.系統(tǒng)應具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計、借閱、歸還、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。2.系統(tǒng)應設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全和保密。3.系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份和恢復功能，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（四）信息化安全管理1.建立健全信息化安全管理制度，加強對檔案信息化管理系統(tǒng)的安全