PAGE企業(yè)檔案管理制度考試一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。本制度適用于公司各部門及全體員工。（二）適用范圍本制度適用于公司在經(jīng)營管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理，包括但不限于行政管理、財務(wù)管理、人力資源管理、市場營銷、技術(shù)研發(fā)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并接受綜合管理部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項工作的全過程，確保檔案資料的完整性。凡與公司工作相關(guān)的文件、資料、記錄等均應(yīng)納入檔案管理范圍。4.安全性原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全。防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查找、借閱和利用，提高檔案的使用效率。根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，合理分類、編號，建立科學(xué)的檢索體系，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司檔案的集中統(tǒng)一管理，接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用公司各類檔案。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.負責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢利用。5.定期對公司檔案進行清查和盤點，確保檔案的安全和完整。6.參與公司重大活動、重要項目的檔案管理工作，提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.明確本部門檔案管理人員，負責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交綜合管理部集中保管。4.在工作中積極配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的檔案信息支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認真貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，熱愛檔案工作，遵守職業(yè)道德。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目等工作，確保檔案整理規(guī)范、質(zhì)量合格。3.妥善保管檔案，做好檔案的安全防護工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.建立檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查找和利用。5.負責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，確保檔案的安全。6.定期對檔案進行清查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。7.積極參與檔案信息化建設(shè)，協(xié)助做好檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的文件、資料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司行政管理工作中形成的文件、資料，如文件收發(fā)記錄、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度等。3.公司財務(wù)管理工作中形成的文件、資料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.公司人力資源管理工作中形成的文件、資料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、薪酬福利資料等。5.公司市場營銷工作中形成的文件、資料，如市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等。6.公司技術(shù)研發(fā)工作中形成的文件、資料，如研發(fā)項目計劃、技術(shù)方案、實驗報告、專利證書、軟件著作權(quán)證書等。7.公司對外投資、合作、招投標(biāo)等活動中形成的文件、資料，如投資協(xié)議、合作合同、招投標(biāo)文件等。8.公司其他工作中形成的具有保存價值的文件、資料，如榮譽證書、獲獎文件、照片、音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)檔案的收集工作，及時將本部門形成的各類文件、資料收集齊全，不得遺漏。2.收集的檔案應(yīng)保持原始記錄的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀檔案內(nèi)容。3.對于重要文件、資料，應(yīng)及時備份，防止因意外情況導(dǎo)致檔案丟失。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案移交綜合管理部，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類整理，同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列。3.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，便于查找和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為行政管理檔案、財務(wù)管理檔案、人力資源管理檔案、市場營銷檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進行細分，如行政管理檔案可分為文書檔案、證照檔案、會議檔案等。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用“年度+類別代碼+順序號”的方式，如“2023XM001”，其中“2023”表示年度，“XM”表示項目檔案類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。通過編目，方便檔案的查找和利用。4.裝訂對紙張破損、大小不一的檔案進行修補和折疊，使其規(guī)格統(tǒng)一，然后按照一定的順序進行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保管。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限分為30年、10年。1.永久保管的檔案凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的重要文件、資料；公司年度財務(wù)決算報表、審計報告等；公司重要會議記錄、重大決策文件等；公司重要的合同、協(xié)議；公司獲得的重要榮譽證書、獲獎文件等。2.定期保管的檔案凡是反映公司一般職能活動，在一定時期內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管。定期保管期限根據(jù)檔案的重要程度和實際利用情況確定。（二）保管要求1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度、濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分別存放，便于管理和查找。4.定期對檔案進行清查和盤點，核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（三）檔案數(shù)字化1.為提高檔案管理效率和利用水平，逐步推進檔案數(shù)字化工作。綜合管理部應(yīng)制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.按照檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)和要求，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。3.加強電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)的丟失、損壞和泄密。4.電子檔案與紙質(zhì)檔案應(yīng)同步更新，確保兩者內(nèi)容一致。在檔案利用過程中，優(yōu)先提供電子檔案，同時做好紙質(zhì)檔案的查閱和利用工作。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史觀點、發(fā)展眼光、效益原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部負責(zé)人擔(dān)任組長，各部門檔案管理人員為成員。鑒定工作小組負責(zé)對公司檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對檔案逐件、逐頁進行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值和保管期限等，確定檔案的存毀。2.分析鑒別法對檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用價值等進行分析鑒別，判斷檔案是否具有保存價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組填寫檔案銷毀清單，注明檔案的名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清單經(jīng)綜合管理部負責(zé)人審核簽字后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀工作應(yīng)在公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行，由綜合管理部指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對檔案銷毀清單，確保銷毀的檔案與清單一致。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字，并將檔案銷毀清單歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度的規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中進行查詢，并提供相應(yīng)的檔案供查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱手續(xù)員工借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等。申請表經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交綜合管理部。綜合管理部檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，對借閱檔案進行審核，審核通過后辦理借閱手續(xù)。借閱檔案時，應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記借閱時間、借閱人員、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，并收取一定的押金。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員核對無誤后退還押金。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換等。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.如需復(fù)印、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、復(fù)制的檔案應(yīng)妥善保管，不得擅自傳播。4.檔案管理人員應(yīng)積極為檔案利用者提供服務(wù)，及時、準(zhǔn)確地提供檔案信息。對利用過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）統(tǒng)計1.綜合管理部應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整、報送及時。統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求填寫，經(jīng)審核后報送公司領(lǐng)導(dǎo)和上級主管部門。3.通過檔案統(tǒng)計，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.公司因分立、合并、撤銷等原因終止時，應(yīng)按照